São cada vez mais comuns as reclamações sobre a dificuldade em conciliar os horários para realizar todas as tarefas do dia a dia. Muitas vezes, a falta de organização é um grande empecilho, já que a quantidade de obrigações vira uma bola de neve e atrapalha a produtividade. A melhor forma de resolver esse problema é apostar em ferramentas de gerenciamento de tempo, como o método GTD.

Essa ferramenta é uma ótima escolha especialmente para quem lida com grandes projetos. A sigla vem do inglês “getting things done”, que, em tradução livre, significa “fazendo as coisas acontecerem”. A metodologia foi criada pelo americano David Allen e descrita no livro que leva o mesmo nome. No Brasil, o título da obra foi traduzido como A arte de fazer acontecer.

Quer saber como aplicar o GTD na sua rotina? Confira a seguir e descubra como se tornar mais produtivo!

Como funciona esse método de gerenciamento de tarefas

A base do GTD é o esvaziamento da mente. A ideia é simples: ao tentar não esquecer as tarefas, a pessoa não se concentra no que está fazendo e ainda corre o risco de deixar passar algo importante.

Por isso, o primeiro passo da metodologia é anotar todas as obrigações em um local, como um bloquinho, sejam elas profissionais ou pessoais. Obviamente, não há a necessidade de usar especificamente um bloquinho. Pode ser uma agenda, um caderno, aplicativos de tarefas no celular ou o que for mais prático para você.

Quando todas as tarefas já tiverem saído de sua mente, analise cada uma delas e divida-as da seguinte forma:

Tarefas rápidas

Essas são as tarefas que podem ser realizadas em dois minutos ou menos. Também chamadas de tarefas ASAP (sigla para “As-Soon-As-Possible”, ou O Mais Cedo Possível, em português), as atividades dessa categoria podem ser executadas a qualquer momento, especialmente nas horas em que o profissional ficar instigado a procrastinar.

Projetos

Aqui você deve inserir todas as obrigações que podem ser divididas em vários passos. Se possível, você pode inserir a descrição, os resultados esperados e um prazo para cada projeto. E não se esqueça de sempre colocar uma etapa do projeto em sua lista de tarefas prioritárias, evitando que a ideia seja deixada de lado.

Espera

As tarefas que são classificadas em esperadas são aquelas em que há a necessidade de aguardar uma ação de terceiro para finalizar a atividade. É importante definir um prazo para essas rotinas, especialmente uma data para entrar em contato com a outra pessoa para buscar uma posição sobre o avanço da tarefa. Assim, você pode garantir que todos os envolvidos cumpram os prazos acordados.

Calendário

Você possui uma reunião ou evento em um dia específico? Ele deve ser marcado no calendário.

Esteja atento à maneira de organizar essa categoria. O calendário deve apresentar apenas as atividades que são sensíveis a atrasos. Tudo aquilo que não possui uma data certa pode ser incluída na categoria de próximas ações.

Algum dia

Aqui vão todas as tarefas e projetos que você quer realizar, mas não tem um prazo definido para isso. Aqui podem ser inseridas as atividades que, por alguma razão, não são adequadas à lista de próximas ações ou à de projetos.

Em outras palavras, nessa categoria são incluídas todas as atividades que podem ser executadas um dia, mas que, por alguma razão, não serão executadas em um futuro próximo.

Porém, esteja atento à necessidade de revisar essa lista regularmente para evitar que projetos que possam ser executados agora jamais sejam colocados em prática.

Próximas ações

Nesse ponto é inserido tudo que não é tão urgente a ponto de ser feito no mesmo momento, mas deve ser resolvido. Esteja atento aos processos que estão nessa categoria, pois ela deve ter uma rotatividade maior do que as outras. Caso contrário, isso pode indicar uma tendência a acumular rotinas e gerar atrasos.

Referências

Links, livros e outros documentos que sirvam como ajuda para outras tarefas estão neste item. Mantenha essa lista organizada e, se possível, utilize tags. Assim, ficará mais fácil identificar para qual atividade uma referência serve.

Uma vez elencadas, comece pelas tarefas rápidas e execute-as no mesmo instante. Faça disso um hábito diário, para começar o dia eliminando vários itens da sua lista de obrigações. As tarefas rápidas não devem ser deixadas justamente por isso: são processos fáceis de serem solucionados e que, diante disso, não precisam ocupar um longo espaço na nossa agenda.

Eliminadas as tarefas rápidas, elas podem ser esquecidas. Isso é algo que alivia a mente e dá mais foco nas atividades seguintes. Depois, chega o momento de partir para as demais obrigações.

Programe-se para que os projetos e as ações sem prazo não acabem interferindo nos processos com data. Reuniões e eventos devem ser executados sem atrapalhar em outras rotinas e nos prazos do seu dia a dia.

As bases do método GTD

O GTD deve ser visto como um sistema para organizar tarefas. Ele não estabelece normas sobre como cada processo deve ser executado, mas sim a maneira que você deve classificar suas rotinas para ter um foco maior naquilo que é importante. Na base de tudo isso, existem cinco pilares, que são:

Captura de ideias

Registre todas as suas ideias, atividades recorrentes e projetos. Seja em um aplicativo mobile ou em um caderno, mantenha o registro em uma ferramenta que melhor se adapta ao seu perfil de trabalho.

O importante, nesse caso, é que a barreira de uso da ferramenta de registro deve ser a menor possível. Ela deve estar moldada de tal forma que, assim que for necessário, você conseguirá criar uma tarefa ou anotação com o máximo de agilidade possível.

Clareza de rotinas

Tenha transparência e saiba fazer bons registros, com objetividade e detalhamento. Em vez de anotar “planejar férias”, divida o planejamento em etapas simples e claras. Isso diminuirá grande parte das barreiras mentais que criamos para executar uma longa tarefa.

Se existir algo que pode ser executado rapidamente e naquela hora, faça. Caso algo tenha que ser delegado para outra pessoa, delegue. Não deixe para depois algo que pode ser feito agora: isso servirá apenas para deixar a sua lista de tarefas mais longa e complexa.

Organização

Tenha uma boa organização. Use a classificação listada no tópico anterior para priorizar tarefas corretamente e não deixe de dividi-las em categorias. Se possível, faça um conjunto de listas de itens relacionados ao seu trabalho, estudo ou tarefas domésticas.

Mesmo que você não vá fazer algo agora, garanta que todos os seus processos estejam organizados da maneira correta e os devidos alertas estejam configurados. Dessa forma, você terá mais capacidade de identificar o momento certo para executar cada rotina.

A importância da contextualização das tarefas

Separe os passos de cada projeto como tarefas diferentes para ter uma visão global de tudo que deve ser feito. Agora, será necessário dividir essas obrigações por contextos. De forma geral, o contexto é onde ou como você precisa realizar a tarefa.

Por exemplo, as tarefas “mandar e-mails” e “pesquisar métodos de gerenciamento de tempo” são feitas no contexto computador. “Comprar pão” está no contexto mercado. “Contratar um estagiário” é do contexto trabalho. A ideia é que você elimine todas as obrigações de uma só vez sempre que estiver no contexto para tal.

Pare sempre para refletir

Sempre reflita sobre o estado atual da sua lista de tarefas. Avalie quais são os próximos passos que devem ser tomados, identifique o que está mal registrado e refaça a sua lista de prioridades sempre que necessário.

Se você encontrar algo que pode ser feito naquele momento, não deixe para depois. Não se esqueça de avaliar em quais pontos o progresso está ocorrendo em uma velocidade menor, de tal forma que seja possível melhorar o fluxo de trabalho, corrigir erros e manter-se com o máximo de produtividade possível sempre.

Mantenha o engajamento

Não se esqueça de manter-se engajado. No momento em que a próxima rotina for escolhida, execute-a. O seu sistema está estruturado, portanto, não há motivos para não colocá-lo em prática o tempo todo.

Esses são os princípios básicos do GTD. Em resumo, ele dará a qualquer pessoa que utilize o método uma forma mais ágil de lembrar o que deve ser feito, quando deve ser feito e os passos necessários para entregar o máximo de resultados todos os dias.

O método GTD é, em outras palavras, um sistema simples para classificar, organizar e priorizar tarefas diárias. Por meio dele, é possível evitar confusões, atingir um número maior de metas e conseguir focar melhor naquilo que é importante.

O método GTD na prática

As dicas anteriores já são ótimas para otimizar o gerenciamento do seu tempo, porém só uma parte da metodologia foi apresentada. Depois de coletar a lista de tarefas, processá-las de acordo com a prioridade e organizá-las por contexto, chegou a hora de cumprir as suas obrigações.

Quando as listas são feitas em papel, é indicado comprar uma bandeja de entrada, vendida em papelarias. Na parte de cima, ficam todas as tarefas em aberto, por ordem de prioridade. Embaixo, as que já foram eliminadas. Assim, conforme for realizando, você se livra das obrigações sabendo exatamente tudo o que ainda tem que fazer, evitando a procrastinação.

Uma vez por semana, é indicado que você tente revisar as tarefas da bandeja de cima. Nesse período de tempo, as prioridades podem ter mudado, novas obrigações entraram no ciclo ou você pode encontrar itens que está postergando por não saber como agir. Nesse caso, tente quebrá-los em mais tarefas para desenhar um modo de ação na sua mente.

Por último, chega a hora de executar o método. Agora que a ordem de importância está estabelecida, você pode ir se movendo de contexto em contexto e realizando uma a uma. Como o GTD é um método cíclico, dificilmente a bandeja ficará vazia. Porém, as tarefas não vão se acumular mais como antes, dando aquela sensação de dever cumprido.

Adaptando o método GTD à sua rotina

Um dos melhores pontos de usar o Getting Things Done como método de gerenciamento de tarefas é que ele é muito simples, facilitando a adaptação para as necessidades de cada um. Quem não quer ficar rodeado de papéis, por exemplo, pode usar aplicativos de celular, como Evernote, Wunderlist ou Todoist.

Cada uma dessas soluções digitais possui características próprias. Portanto, avalie como cada uma pode se alinhar ao seu perfil de trabalho e garantir os melhores resultados.

O Evernote, por exemplo, é um serviço voltado para anotar várias ideias. Nele, a divisão de registros é feita em cadernos (nos quais os blocos de notas são inseridos). Cada nota pode conter listas de tarefas, anotações de textos e conteúdos multimídia.

Já o Wunderlist e o Todoist, por exemplo, possuem um foco maior na execução de atividades. O Wunderlist, por exemplo, permite que uma atividade inclua um anexo com anotações e arquivos, mas não são essas as suas principais funcionalidades.

Outro ponto que ajuda muito a adaptar o GTD às necessidades de cada um é fazer o processamento de tarefas diariamente. Em outras palavras, você escolhe o que dá pra fazer e encaixa as suas obrigações no calendário, junto às tarefas já programadas. Para evitar frustrações, tenha sempre uma hora em aberto para imprevistos.

O método GTD e o gerenciamento de projetos

A metodologia é especialmente útil para quem lida com projetos. Ao dividir o escopo em tarefas menores, a chance de esquecer de executar alguma ação diminui, tirando o peso da preocupação. Também fica mais fácil fazer as coisas caminharem, já que as ações são mais simples de executar.

Nesse sentido, para maximizar as chances dos projetos darem certo nos prazos definidos durante as etapas de planejamento, o gestor pode instigar os profissionais a terem essa metodologia aplicada no seu dia a dia. Portanto, demonstre como o método GTD pode otimizar o tempo e dê dicas para que todo o time tenha ele como principal forma de priorizar o que deve ser feito todos os dias.

Durante o dia a dia, não há mais com o que se preocupar. Em vez de ficar planejando e pensando no que fazer, você só terá que executar suas tarefas na ordem em que elas aparecem. Simples assim. A tentação da procrastinação e preguiça ainda existem, é claro, mas depois de organizar tudo tão bem, as chances de querer colocar as coisas em prática aumentam.

O GTD é uma poderosa metodologia de gerenciamento de tempo que pode ser usada em diversas situações, mas que encontrou nos gestores de projetos seu público mais cativo. Sua simplicidade pode até espantar a um primeiro olhar, mas é eficiente: quem experimenta, não consegue largar.

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