Project Builder é uma plataforma bastante amigável e de fácil acesso pela internet e, por isso, nos permitiu um ganho de qualidade de gestão
A PortoSeg faz parte do grupo Porto Seguro, que emprega mais de 20 mil pessoas por meio de suas 23 empresas no Brasil. Em função disso uma de suas necessidades, é estar sempre alinhada aos princípios de excelência em serviços e atendimento que regem toda a organização Porto Seguro em sua atuação no mercado. Uma das principais preocupações do grupo é a realização de uma administração simples, flexível e integrada, o que possibilitou à PortoSeg a adoção de uma ferramenta com essas características para gerenciar seus projetos.
Fundada em 2002, a PortoSeg é uma empresa financeira que atua nos segmentos de crédito consignado, capital de giro, financiamento e refinanciamento de veículos, investimento se na emissão de cartões de crédito. Seu principal objetivo é conceder linhas de financiamento e crédito a seus clientes, proporcionando ao mercado novas alternativas para a aquisição de bens e serviços. Os grandes diferenciais buscados pela PortoSeg em suas atividades são o atendimento com excelência, a oferta de condições competitivas e a concessão de benefícios exclusivos, como as vistorias gratuitas de veículos e os descontos no valor do seguro.
Controles manuais
Para conseguir alcançar seus objetivos de negócio e manter o nível de qualidade esperado pelo grupo, a PortoSeg está frequentemente desenvolvendo novos produtos, serviços e promovendo melhorias em suas operações, entendendo quais são as demanadas das áreas de négocio, provendo soluções que viabilizam o lançamento de novos produtos, gerenciando seu desenvolvimento e validando as entregas com as áreas. Essa medidas que também garantem ofertas mais compatíveis com o mercado e com as expectativas de seus consumidores.
A cada iniciativa conduzida internamente, a PortoSeg precisa gerenciá-las como projetos para que os objetivos de prazo, orçamento e qualidade possam ser cumpridos de forma adequada. A partir desta necessidade foi que a PortoSeg identificou a oportunidade de organizar melhor seus projetos, que antes eram feitos de forma manual, e de forma descentralizada para cada equipe ou até mesmo para cada funcionário envolvido na execução.
Dentre os desafios da empresa, um deles era a falta de visibilidade geral das ações do projeto por todos os membros da equipe, já que os controles não estavam disponíveis para acesso a qualquer momento. A falta de relatórios gerenciais não permitiam a empresa agir com agilidade para passar atualizações de status frequentes às partes interessadas nos resultados de cada projeto.
Além de todos os desafios de gestão a serem enfrentados, a PortoSeg ainda estava em busca de uma solução que já estivesse alinhada às melhores práticas de gerenciamento de projetos do mercado, para que não precisasse realizar grandes esforços nesse sentido.
Por último, a empresa precisava de uma ferramenta que tivesse uma implantação mais ágil e que exigissem a instalação de softwares que mudassem as rotinas já estabelecidas na empresa, pois a necessidade de mudança era premente.
Encontrando a Project Builder
Com todas essas exigências em mãos, a PortoSeg foi ao mercado em busca de solução adequada à realidade vivida pela empresa. Foi nesse momento que se deparou com a PB, software de gestão de projetos na web desenvolvido pela Project Builder, empresa brasileira de soluções em gestão reconhecida no Brasil e no exterior como provedora de um dos mais bem sucedidos softwares desse tipo no mercado.
Primeiramente, a solução atendeu à necessidade básica da PortoSeg de adotar as metodologias e as melhores práticas de gestão de projetos. O software também está alinhado com o método do PM Canvas, que ajuda as empresas a alcançarem resultados rápidos e definitivos em seus projetos de forma muito mais simples ágil.
O grande ganho da adoção da ferramenta foi facilitar o acesso às informações essenciais do projeto (tanto na parte estratégica, quanto na tática e operacional), aumentando a integração entre todos os funcionários e equipes envolvidos em cada iniciativa da PortoSeg. Se antes cada funcionário mantinha controles manuais, agora a empresa conta com um controle único e centralizado, facilmente acessível por qualquer membro da equipe.
Além disso, o software contribuiu para a gestão de programas e portfólios, proporcionando uma visão muito mais abrangente das iniciativas conduzidas pela organização e facilitando a tomada de decisões para a priorização de recursos financeiros, humanos e materiais. Ainda que algumas empresas temam a adoção de novas ferramentas para gestão de projetos devido a necessidade de transferir as informações de projetos antigos ou de fazer transição para uma nova cultura de geração e apresentação de relatórios de desempenho, essa preocupação não gerou problemas para a PortoSeg.
Isso acontece pois o software adotado pela empresa permite a integração com outras ferramentas já utilizadas no negócio. Assim, torna-se possível trazer projetos que vinham sendo parcialmente gerenciados em soluções como o Microsoft Project, por exemplo, ou então a exportação de relatórios para o Excel, garantindo que as equipes e funcionários reportem os status da forma que acharem mais conveniente.
Uma última função que veio ao encontro das necessidades da PortoSeg foi a sua capacidade de acesso a partir de qualquer lugar. Tendo em vista que o software Project Builder utiliza os princípios da computação em nuvem (em que todos os dados ficam armazenados em um servidor externo), os gestores e funcionários agora podem acessar o sistema a partir de qualquer dispositivo com conexão à web, evitando que as tarefas do projeto fiquem em standby ou atrasadas quando as pessoas estão em deslocamento ou fora do escritório.
Para Marcelo Demichele, coordenador de Desenvolvimento de Programas na PortoSeg, o software Project Builder é uma plataforma bastante amigável e de fácil acesso pela internet e, por isso, nos permitiu um ganho de qualidade de gestão, de relatórios e de informação.
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