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4 segredos para especificar requisitos de forma ágil

Como parte integrante das metodologias ágeis, a análise de requisitos é uma verdadeira revolução no que diz respeito a dois importantes aspectos organizacionais da empresa: a produtividade na execução do projeto e a maneira como a equipe colabora e se organiza.

Entretanto, essa transformação é grande para quem ainda está dando os seus primeiros passos com os métodos ágeis — se for esse o seu caso, recomendamos a leitura deste post sobre o agile —, pois é necessário promover mudanças cruciais no modo como os processos são conduzidos, com vista em evitar possíveis problemas.

Por outro lado, o trabalho duro em cima da análise de requisitos traz mesmo muitos benefícios. Dentre eles, destacam-se o melhor aproveitamento de tempo e o aumento na eficiência do serviço.

Mas, afinal, como dar início a essa significativa mudança na maneira como as equipes trabalham? Queremos te ajudar a encontrar a resposta! Para isso, falaremos aqui um pouco sobre a análise de requisitos e contaremos 4 segredos práticos. Vamos começar? Confira:

O que é a análise de requisitos

Concisamente, a análise de requisitos é um processo utilizado para estabelecer prioridades no desenvolvimento de um projeto. Logo, ela é feita em cima de um levantamento, enquanto os “requisitos” são as necessidades do cliente.

Para melhor esclarecermos isso, vamos supor que João, um profissional de TI que atua como operador de suporte técnico, queira se tornar um administrador de sistemas (sysadmin).

Nesse caso, sua primeira iniciativa é a obtenção de informações pertinentes ao cargo almejado, mais especificamente os requisitos necessários para se tornar um aspirante a sysadmin.

Como reconhece que ainda precisa estudar muito e se qualificar, João faz um levantamento das principais disciplinas e técnicas que deve dominar, direcionando seus estudos para os requisitos mais considerados pelo mercado.

Nesse processo de análise de requisitos, todas as especificações do cliente são colocadas à mesa, e são estabelecidas as prioridades do projeto. Isso é, identifica-se os aspectos imprescindíveis do software a ser desenvolvido — nos quais a equipe priorizará seus esforços.

E a importância disso se reflete nos benefícios em conhecer mais profundamente as necessidades do cliente.

O maior deles, sem dúvidas, é a compreensão do seu dia a dia, pois isso é o que permitirá à equipe desenvolver uma solução mais condizente com os problemas do cliente, otimizar o uso do tempo e reduzir as possíveis falhas.

Mas como garantir que a análise de requisitos agregue valor ao produto final? É o que veremos agora.

4 dicas para especificar requisitos

1. Elimine a “fase de requisitos”

É importante lembrar que a metodologia ágil parte do princípio de que os requisitos do software serão elaborados ao longo do seu desenvolvimento, e não em uma etapa anterior. Dessa forma, nos primeiros passos do projeto são levantadas apenas as necessidades de alto nível.

Aceitamos como princípio nas metodologias ágeis que os requisitos passarão por evoluções e, inclusive, falharão; são possibilidades inerentes ao desenvolvimento de um produto. Por isso, a sua elaboração contínua está diretamente integrada ao desenvolvimento como um todo.

Mas isso não significa que os requisitos ficam “soltos”, ou que podem ser transformados à revelia. O gerenciamento dos requisitos especificados deve ser feito cuidadosamente, priorizando uns em detrimento dos outros sempre em função de critérios coerentes e estáveis.

Agora, chegamos à questão: como, então, fazer a definição dos requisitos neste cenário tão dinâmico?

Um consenso na metodologia ágil é que os requisitos não precisam conter toda a informação desde o começo, mas apenas o que for suficiente. A decisão sobre que dados são esses pode ser feita por meio de alguns recursos bem inteligentes — conforme veremos a seguir.

2. Lance mão de User Stories

As User Stories (ou Histórias de Usuário) vieram originalmente do XP, mas já fazem parte do Scrum e de outros tipos de implementações. Elas servem para mediar uma comunicação clara entre o cliente/usuário e o time de desenvolvimento — são, acima de tudo, facilitadoras de entendimento.

Elas contêm descrições, escritas pelo próprio usuário, sobre o que o sistema precisa fazer para que o usuário realize uma tarefa.

Por isso, os cartões de User Stories não são alternativas eficientes como documentação de projeto, mas como uma maneira na qual o time desenvolvedor pode compreender melhor o seu público, bem como as suas necessidades, dificuldades e anseios.

3. Aplique Use Cases

Enquanto as User Stories são destinadas a mediar a comunicação entre cliente e desenvolvedor, os Use Cases (ou Casos de Uso) devem ser aplicados durante conversas e reuniões do time.

Grosso modo, eles são maneiras de descrever as interações homem-máquina sistematicamente, permitindo ao desenvolvedor obter uma visão bem estruturada sobre essas interações e a sua atuação em melhorias e correção de erros.

Como serão modelados idealmente em UML e tratam, muitas vezes, com modelos mais complexos, de difícil entendimento — diferentemente das User Stories —, os Use Cases não podem ser feitos pelo usuário.

4. Tenha boas práticas para definir requisitos

Tanto os Use Cases quanto as User Stories devem ser trabalhados de forma conjunta, nunca excludente. Afinal, eles geram pontos de vista complementares, e de equivalente importância.

Assim, para fazer o melhor uso deles, é possível seguir um conjunto de melhores práticas para definir os requisitos. Vamos a elas?

Incentive a participação dos stakeholders

Existe uma correlação forte entre o envolvimento dos stakeholders e do sucesso do projeto. E o uso de ferramentas simples, como post-its e quadros brancos, já ajuda a tornar o processo mais acessível!

Descreva os requisitos de maneira clara

Os requisitos devem ser descritos de forma clara, sem o uso de termos vagos, como “econômico” ou “agradável”. Não abra margem para dupla interpretação, pois isso abrirá portas para ocorrência de falhas e atrasos na entrega do produto.

Evite exageros

Para validar cada requisito, deve ser descrito e documentado apenas o necessário, por meio de testes. Isso porque a natureza de mudança das metodologias ágeis tornaria o ajuste de documentações extensas um verdadeiro pesadelo, além de afetar a clareza das descrições de requisitos que mencionamos acima.

Foque no cliente

Você não executa os projetos apenas por eles mesmos. Seu objetivo é gerar valor para o cliente — e as suas definições de requisito, assim com o gerenciamento delas, precisa refletir isso.

Ao conhecer melhor o dia a dia do cliente, observando de perto os conflitos e necessidades dos usuários finais, o time de desenvolvimento tem a oportunidade de entregar um sistema muito mais completo e que, de fato, contribui para os seus processos de negócio.

Enfim, por meio dessas quatro dicas, a sua equipe conseguirá extrair todos os benefícios da análise de requisitos.

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Como otimizar a alocação de recursos em projetos

Os recursos humanos são sempre os maiores custos das operações durante o desenvolvimento de qualquer projeto, afinal, é preciso contar com mão de obra qualificada — cujas horas de trabalho naturalmente têm um custo mais elevado —, assim como há a necessidade de um número considerável de colaboradores para agirem em momentos diferentes — o que gera um trabalho de recrutamento e seleção enorme —, normalmente dividindo esses profissionais com outros projetos ou iniciativas da empresa — o que encurta o tempo disponível —, além de gerenciar diversos projetos ao mesmo tempo. E esse pacote todo vai, de pouquinho em pouquinho, comprometendo seus recursos disponíveis. Otimizar esses recursos é parte da alocação de recursos, é fazer mais com menos e consequentemente melhorar seus resultados.

Mas como evitar a sobrecarga da sua equipe e, ao mesmo tempo, realizar mais com menos? Simples: usando o capacity planning e organizando seus projetos com um PPM! Confira agora o passo a passo: Continue lendo

5 passos para dobrar a produtividade da minha equipe de desenvolvimento

Realizar mais em menos tempo e garantir que o trabalho seja feito com a maior agilidade possível sem perder nada no quesito qualidade: que gerente de projetos em sã consciência não sonha com isso? Pois é possível, sim, elevar a produtividade da sua equipe e manter o mesmo padrão de excelência nos resultados, bastando para isso que você tome alguns cuidados no momento de colocar o projeto para funcionar. Que tal conhecer esses cuidados agora mesmo? Então aproveite já nosso guia com os 5 passos fundamentais para dobrar a produtividade da sua equipe de desenvolvimento:

1º PASSO: CONHEÇA BEM SUA EQUIPE Continue lendo

5 formas de usar a tecnologia para tornar sua gestão da comunicação mais eficaz

Imagine o seguinte cenário: Você está em uma reunião, discutindo sobre a gestão da comunicação com várias pessoas e precisa que todas elas se trabalhem para alcançar um único objetivo. Porém cada pessoa é de um país, possui uma cultura diferente, valores diferentes, e nem sequer fala a mesma língua. Então, como integrar essas pessoas e fazer com que suas expectativas e esforços se direcionem para esse objetivo, sem que ele seja distorcido por convicções individuais, e para que possa corresponder às expectativas de quem o propôs?

Parece difícil ou quase impossível, não é mesmo? Pois, em termos análogos, esse é o desafio de um gestor no desenvolvimento de um projeto e, acredite, ele não é impossível de ser vencido. Continue lendo

Por que a gestão de serviços precisa de ferramentas de gerenciamento de projetos?

A implementação de sistemas de automação de serviços profissionais – também conhecidos como PSAs (Professional Services Automation) – nas empresas voltadas à gestão de serviços é uma tendência. E a razão é muito simples: essas soluções contribuem para a interligar o gerenciamento de projetos com as mais demais áreas. Quer dizer, um único sistema para vendas, contratos, faturamento, recursos humanos e para a gestão de projetos em si.

Além da gestão integrada dos departamentos proporcionar maior agilidade e consistência de informação, poupa a necessidade de pessoas para prover, individualmente, informação de cada operação, e, é claro, otimiza o tempo. Continue lendo

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Existem vários tipos de projetos, alguns mais simples e outros tão complexos que definitivamente não podem ir adiante sem um mínimo de ajuda. De fato, não adianta contar com as ferramentas se você não sabe por onde começar um projeto e o planejamento de tudo isso, não é mesmo?

Neste artigo vamos tratar sobre como começar um projeto. Quais devem ser os recursos, os prazos e as pessoas envolvidas? Como organizar, da concepção ao monitoramento, de forma a ter segurança para tomar decisões e flexibilidade para gerenciar o projeto e entregar valor para o cliente? Sem esses dados em mãos pode ser melhor até ficar parado do que caminhar para ter que refazer depois. Continue lendo

Liderança situacional: o que é e quais são seus principais benefícios?

De certo modo, tentar definir a liderança situacional é até um paradoxo, uma vez que a mudança e a adaptabilidade estão no centro dessa modalidade de gestão. Assim, para começar a realmente entender o tema, é preciso imaginar o líder situacional como uma figura fluida, sempre capaz de adquirir a forma que se revele mais útil e apropriada a um determinado momento vivido pela organização.

Especialmente válido para contextos de incerteza, esse modelo de liderança é o farol capaz de manter o negócio e os colaboradores no rumo certo mesmo em meio a tempestades econômicas, crises de mercado, turbulências políticas ou transformações culturais. Continue lendo

Prevenção de riscos é chave para gerenciamento de projetos

Já dizia a nossa avó que a prevenção de riscos é melhor do que remediar. Isso se aplica ao seu dia a dia profissional. Ter um bom gerenciamento de riscos é fundamental para garantir o sucesso do projeto.

Isso força sua equipe a considerar os deal breakers (impedimentos) em cada etapa e estimula a proatividade no planejamento e na implementação de soluções. Dessa forma, problemas passam a serem menos frequentes e as chances de sucesso são ampliadas. Continue lendo

Scrum e PMBOK: é possível combiná-los?

Nunca houve um consenso muito claro acerca da combinação entre o Scrum e PMBOK. Isso porque muitos gestores acreditam que devem, necessariamente, optar por um dos dois. É justamente aqui que começa o engano, pois apesar da natureza distinta de ambos, eles não são excludentes e podem ser perfeitamente combinados.

Em síntese, enquanto o PMBOK consiste num guia das melhores práticas de gerenciamento de projetos, dividido em grupos e processos, o Scrum se trata de um framework (estrutura) com eventos, artefatos e funções bem definidas. Os projetos de software, cuja principal característica é o dinamismo, costumam ser geridos por métodos ágeis, como o Scrum. Já os projetos tradicionais, com menor complexidade, são normalmente orientados às boas práticas do Guia PMBOK. Continue lendo

O que é Plano de Comunicação e porque sua empresa devia investir em um?

Você já ouviu falar em Plano de Comunicação? Esse documento é o instrumento essencial para o setor de marketing definir estratégias e metas para a comunicação de toda uma organização ou produto/projeto específico.

Investir na elaboração de um Plano de Comunicação traz os melhores resultados para qualquer organização. Neste artigo, você vai entender melhor a importância desse documento e como o seu setor ou empresa vai se beneficiar dessa ação. Continue lendo

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