Gerenciar projetos com excelência é uma necessidade que se apresenta cada dia mais urgente nas empresas, uma vez que trabalhos bem executados trazem como consequência natural retorno financeiro, credibilidade e competitividade. Contudo, o que se vê atualmente é que as empresas têm grandes dificuldades em controlar seus projetos com primazia e praticar o retorno sobre o investimento, o que impacta diretamente nos esforços investidos, assim como nos resultados, que acabam se mostrando muito aquém do esperado.

A dificuldade em mensurar o retorno sobre o investimento e outros indicadores de performance que demonstrem os ganhos reais da empresa a cada projeto concluído também são alguns dos desafios a serem superados, o que torna ainda mais importante a presença de um Project Management Office (PMO) na empresa. Quer saber por que exatamente sua empresa precisa de um PMO e como essa iniciativa pode garantir a sustentabilidade do seu negócio? Então confira agora mesmo nosso post de hoje:

O que o PMO pode fazer por sua empresa

Um PMO — também conhecido como escritório de projetos — é uma iniciativa da empresa que tem o intuito de instituir regras, procedimentos e melhores práticas para uma gestão de projetos mais eficiente. Considerado como um setor ou um departamento que concentra todos os esforços e os recursos físicos e pessoais envolvidos nos projetos da empresa, seu objetivo é melhorar o desempenho e atingir as metas do negócio com mais eficácia.

Sendo um setor estratégico na organização, o PMO deve ter certa autonomia para gerenciar projetos, programas e portfólios da empresa, a fim de gerar mais valor para o negócio a partir da priorização de iniciativas, da otimização dos recursos e da maximização dos esforços. Mas como ele faz isso?

Padronização processual

A primeira responsabilidade do PMO é padronizar processos, estratégias e ações que envolvam os trabalhos da empresa, visando implementar uma metodologia única de desenvolvimento de projetos, o que consequentemente permite um maior controle. Com um comando centralizado e alinhado à estratégia da empresa, o PMO passa então a otimizar os recursos utilizados, bem como a priorizar os projetos que apresentam maior potencial de retorno, elevando o valor agregado ao negócio.

Posicionamento consultivo

Mas o PMO não funciona apenas como um regulador, tendo também um posicionamento consultivo dentro da organização, o que o coloca como peça-chave para o sucesso dos projetos desenvolvidos. Além de coordenar a execução dos projetos, ele também orienta as equipes a respeito da metodologia a ser adotada, concomitantemente desenvolvendo uma cultura voltada a resultados e contribuindo para o aumento da produtividade, já que trabalha focado em metas e objetivos de negócio.

Treinamentos internos

Além de tudo isso, o PMO ainda conta com profissionais experientes que promovem treinamentos internos para elevar a qualidade dos projetos executados e potencializar o know-how da empresa por meio da capacitação de seus funcionários. Essas capacitações podem ser tanto técnicas quanto comportamentais, funcionando como um mentoring para o desenvolvimento de novos talentos, já que a demanda por profissionais qualificados em gerenciamento de projetos aumenta gradativamente, enquanto a oferta de profissionais não acompanha essa evolução no mesmo ritmo.

Os resultados esperados após sua implementação

A implementação de um PMO sempre causa um certo desconforto na empresa pela simples mudança de hábitos, mas a verdade é que, ao longo do tempo, não há quem não perceba suas vantagens e seus benefícios. Vamos ver o que essa iniciativa pode trazer de melhor para sua empresa?

Aumento do nível operacional

A padronização de procedimentos eleva o nível operacional dos funcionários na medida em que muitos desses processos passam, então, a ser automatizados e controlados a partir de ferramentas de gestão que facilitam a análise e o armazenamento de dados, otimizando o trabalho e minimizando possíveis erros.

Elevação da produtividade

Com o suporte tecnológico adequado e o acompanhamento necessário, as equipes passam a ter mais tempo para pensar no planejamento das próximas fases e se atentarem para detalhes que exijam maiores preocupações, o que aumenta a produtividade e a qualidade dos serviços prestados durante a execução de qualquer que seja o projeto.

Melhoria na comunicação

A comunicação é fator determinante para o sucesso de um projeto, já que é por meio do compartilhamento de dados e informações que as pessoas conseguem desempenhar suas obrigações de acordo com o esperado. Nesse sentido, o PMO contribui para uniformizar a comunicação e instituir canais abertos e compartilhados de comunicação, facilitando seu trânsito e acelerando a tomada de decisão.

Redução de riscos e falhas

Com um acompanhamento sistemático dos projetos, é possível detectar riscos com mais facilidade, reduzindo as incidências de falhas e atrasos e, assim, garantindo um desempenho ótimo dos projetos ao longo da execução. Com menos riscos e falhas, a qualidade fica garantida e a satisfação do cliente também. Assim todo mundo sai ganhando!

Avanço na satisfação dos clientes

Com a implementação de um PMO também é instaurado um alinhamento estratégico que permite conduzir os projetos de acordo com as necessidades de mercado da empresa, garantindo a maximização dos resultados e, por fim, a satisfação dos clientes com relação ao aumento do valor do negócio ao longo do tempo.

Redução significativa de custos

A redução de custos é outro benefício evidenciado com a implementação de um PMO na empresa, já que as equipes se tornam mais produtivas e integradas, coordenando esforços de maneira a otimizar o tempo e os recursos empregados em cada projeto.

Maximização do ROI

O retorno sobre o investimento é uma das métricas mais importantes quando se fala em projetos, mas é também o que nem sempre as empresas conseguem mensurar adequadamente sem o auxílio de uma metodologia de gestão eficaz. Nesse sentido, ao implantar um PMO na empresa é possível estipular com maior precisão os recursos a serem empregados para a execução do projeto, bem como seu ROI, a partir de uma análise detalhada da viabilidade do empreendimento e de seus desdobramentos durante e após a conclusão.

Contar com um PMO na empresa não apenas centraliza os projetos sob uma única gestão, mas faz com que se olhe para os trabalhos desenvolvidos ali como os motores que impulsionam os negócios para um crescimento sustentável e lucrativo para todas as partes interessadas. Não parece promissor?

Agora que você já sabe quase tudo sobre o PMO, comente aqui e nos conte o que achou deste post! Que tal compartilhá-lo com o restante da sua equipe ou com o CEO da sua empresa?

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