O caminho a ser percorrido entre o ponto zero de um projeto e sua conclusão, envolve o comprometimento de alguns recursos estratégicos para o negócio. Nesse cenário, o Project Builder (PB) elimina os riscos que possam comprometer o seu sucesso.

Até aí a solução parece similar às demais oferecidas no mercado, então, por que escolher o Project Builder para a gestão de riscos nos projetos?

Se essa é a sua dúvida, trouxemos neste post um detalhamento de seus diferenciais de forma prática e objetiva. Continue a leitura para conferir!

A importância de um software na gestão de projetos

De forma ampla, um software de gestão de projetos permite centralizar as informações e documentos em um só ambiente, cadastrando, assim, os itens principais de controle como riscos, problemas e as lições aprendidas nos processos.

A análise na gestão de riscos controla os eventos não planejados que podem ocorrer ou não — e que podem ter força para comprometer o projeto em algum de seus parâmetros de sucesso.

Desse modo, o software permite listar todos os riscos possíveis de um projeto, seus impactos e as atitudes a serem tomadas para sua mitigação. No PB, esse cadastramento descreve:

• o que é o risco;
• seu fato gerador;
• suas consequências; e
• o contingenciamento.

Uma vez inserido no sistema, automaticamente se torna um registro na biblioteca de riscos do negócio, que pode categorizá-lo para melhor controle e utilização em futuros projetos similares.

O software da Project Builder como solução para gestão de riscos

Esse cadastramento de riscos no Project Builder também pode ser utilizado para registrar situações que já ocorreram, os status em que elas estão atualmente e as tratativas que foram dadas.

Isso permite que as ações futuras possam aproveitar desse conhecimento para evitar impactos no andamento de novos projetos, além de possibilitar ao gestor:

• criar a estratégia para tratamento do risco, como aceitá-lo, eliminá-lo, mitigá-lo, fazer sua transferência, aplicação, compartilhamento ou exploração;
• controle da vigência do risco e seu período mais crítico, ou seja, o intervalo de tempo em que ele pode ocorrer, e quando seus efeitos podem ser mais severos;
• algoritmo da matriz de risco, onde o PB vai usar os registros de impacto e probabilidade para calcular as prioridades e gerar um relatório de bolhas;

Além do relatório de bolhas de risco, também é gerado uma análise com todos os dados do projeto, que podem ser utilizados para a orientação de equipes em reuniões de escopo e tomadas de decisão.

Os benefícios de contar com as soluções da Project Builder

As soluções da Project Builder permitem envolver e gerenciar a equipe, além de evitar prejuízos por falta de previsibilidade. A seguir, saiba mais sobre os seus principais benefícios.

Criação de uma biblioteca de riscos realmente eficiente

Além de receber dados de forma automatizada a partir do registro de riscos, os elementos da biblioteca também podem ser organizados conforme tipo, prioridade e demais informações registradas, como a forma de tratá-los.

Definição de componente em resposta do risco

O PB dispõe de uma integração direta com a estrutura analítica do projeto, onde o gestor pode criar um componente em resposta a um risco específico, ou seja, a criação de uma tratativa.

Nessa definição, é possível delegar quais são os responsáveis pelas ações, os executores, criar componentes, além de informar datas de início e fim.

Integração do projeto dentro do software

Ao criar tais ações no sistema, elas são vinculadas a determinada estratégia de tratamento previamente definida, que já tem situação, causas, mapeamento de consequências e qualificação de riscos — todas registradas.

Isso quer dizer que o gestor consegue ver todas essas informações integradas em um só ambiente, de forma clara, que destaca no menu de cada projeto seus riscos existentes e se eles estão em seus períodos críticos.

Se o projeto é uma reforma de uma usina de combustível em Santarém, no Pará, por exemplo, um de seus riscos podem ser os fatores climáticos que ficam mais severos em determinado período do ano.

Ao registrar tal risco, o gestor terá seus dados replicados para a biblioteca e também para o controle geral, que indicará na data certa os momentos mais críticos da ocorrência, bem como as tratativas a serem realizadas.

Cadastramento de skills

No registro de profissionais, o PB permite a inclusão de suas competências de maneira organizada, como Conhecimento, Habilidades e Atitudes (CHA). Assim, ao delegar as equipes para determinados projetos, é possível buscar a listagem dos profissionais disponíveis, de acordo com suas skills cadastradas.

Uma empresa de consultoria, por exemplo, pode usar esse recurso para selecionar o profissional mais adequado para a condução de uma etapa na sede de seu cliente.

Como as cláusulas contratuais podem determinar a graduação mínima de seus consultores, essa ferramenta garante que nenhuma alocação saia fora do previsto, evitando constrangimentos e falhas na prestação do serviço, que podem até gerar multas.

As vantagens de gerenciar os riscos em um projeto

Ao gerenciar os riscos de um projeto, é mais fácil diminuir seus impactos para o negócio, identificando ações que deram certo ou não, e criar uma base de conhecimento para ações futuras. Além disso, é possível garantir a gestão do cronograma de execuções de forma centralizada.

Ainda podemos apontar a redução dos custos com atrasos, mau uso dos recursos, diminuição da falta de entrega no escopo do projeto, aumento da qualidade dos serviços e entregas, assim como a satisfação do stakeholder do negócio.

Esses resultados são cruciais para o sucesso dos projetos, e permitem que a empresa conduza a evolução de suas estratégias de melhorias e expansões, como a abertura de novas filiais, consultoria para outras empresas, aprimoramento de sua infraestrutura etc.

Nesse sentido, o Project Builder ainda traz outras soluções indispensáveis para a gestão de projetos, e claro, pode ser personalizado conforme as demandas do cliente. Afinal, ele comporta todas as soluções fundamentais, de forma intuitiva e prática.

Você acredita que as necessidades da sua empresa estão alinhadas com as características e soluções do Project Builder? Então, converse com um de nossos consultores e tire suas dúvidas sobre nosso apoio especializado na construção da sua estratégia de gestão de projetos, focada em resultados.