Um planejamento bem-sucedido é essencial para o PMO, assim como o controle sobre basicamente tudo o que estiver relacionado aos projetos da empresa. Mas existe um limite entre o microgerenciamento de atividades e a gestão focada em objetivos e metas, assim como também há um enorme vão entre delegar e deixar tudo correr solto, como se não houvesse uma gestão centralizada. Esse limite é imposto pelo nível de detalhamento do seu planejamento, que não pode ser minimalista, com apenas uma lista das funcionalidades a serem desenvolvidas, tampouco exagerado em controles, burocracias e reuniões, a fim de não barrar a agilidade da equipe no desenvolvimento da solução.

O que fazer então para garantir um planejamento bem-sucedido? Como exatamente encontrar esse equilíbrio? Confira os próximos tópicos e descubra agora mesmo as respostas para essas questões:

Interdependência entre atividades

A ordem na qual as subpartes de uma atividade são executadas permite que você estruture os fluxos de trabalho de maneira mais detalhada, garantindo o entendimento da equipe sobre o que é preciso fazer, mas sem entrar em pormenores desnecessários. Assim, se você está desenvolvendo um software de automação de marketing em que a atividade principal é a funcionalidade criar e-mail marketing, pode subdividi-la em outros itens, como layout, edição de texto e inserção de imagens, por exemplo. Dessa forma, qualquer pessoa que esteja envolvida com o projeto entenderá o que é preciso fazer sem que você tenha que entrar em detalhes mínimos.

Disponibilidade dos colaboradores

Se você está trabalhando em diferentes projetos e com uma equipe mais compacta, que ainda tem outros afazeres dentro da empresa, a melhor forma de detalhar o tempo disponível de cada colaborador é criar uma agenda. Nesse calendário, permita que cada um bloqueie determinados horários para se dedicar aos projetos em andamento. Com um dashboard de controle, você vê com facilidade quem está disponível, quando e por quanto tempo, podendo planejar com maior eficácia as próximas fases dos projetos e aproveitar ao máximo os recursos disponíveis.

Delegação responsável de tarefas

Por mais que delegar atividades seja mais que comum em qualquer projeto, é preciso tomar um certo cuidado para delegá-las sempre com responsabilidade. E para isso é preciso conhecer bem os membros do time, saber quais são suas competências, como lidam com pressão, prazos, metas e resultados. Lembre-se de que apenas repassar uma atividade não implica em uma execução de qualidade, cumprindo os requisitos necessários para o bom andamento dos trabalhos. Assim, tenha a certeza de que cada pessoa entende bem seu papel, conhece suas responsabilidades, sabe executar a tarefa e tem jogo de cintura para pedir ajuda se for preciso, sem que você tenha que cobrar o tempo todo.

Para fechar uma espécie de contrato social com todos, liste no cronograma de atividades quem é responsável por que parte, deixando claro também quais atividades são interdependentes, de forma que assim todos saibam que uns dependem dos outros para desenvolver seu trabalho com excelência.

Infraestrutura necessária aos projetos

Obviamente o PMO é de suma importância para a empresa, mas precisa compartilhar diversos recursos com outras unidades do negócio, incluindo aí salas de reuniões, projetores multimídia, materiais de escritório, entre outros. Sendo assim, para garantir que você terá todos os recursos físicos disponíveis para a execução de cada projeto, quando eles forem necessários, não deixe de reservá-los com a devida antecedência.

Para os recursos que precisarem ser adquiridos, insira os valores correspondentes no orçamento do projeto, assim como quando será preciso liberar a verba para comprá-los e quem será o responsável por garantir que tudo se mantenha dentro do esperado. Desde a locação de um equipamento até a compra de um software, tudo deve estar especificado no planejamento para que não haja surpresas no caminho — como a falta de recursos financeiros para dar continuidade ao trabalho, por exemplo.

Riscos inerentes a cada trabalho

Outra questão que deve ser detalhada ao máximo são os riscos inerentes a cada projeto. Sabendo de antemão o que pode acontecer de errado fica muito mais fácil se precaver, pensar em alternativas e mitigar os riscos sem maiores impactos para o PMO ou para a estratégia geral da empresa. Riscos ligados a prazos extrapolados, falta de recursos humanos, físicos ou financeiros, documentos essenciais que não são providenciados a tempo, questões climáticas, econômicas ou sociais: tudo isso deve ser relacionado de forma a cercar cada projeto com o máximo de cuidado, visando sempre garantir sua execução dentro do previsto.

Definição de metas diárias

Prazos muito longos podem deixar a equipe à vontade demais, sem o compromisso de fazer entregas constantes. Para evitar que os esforços sejam desperdiçados, defina metas diárias para cada envolvido. Em um primeiro momento, os colaboradores podem até pensar que isso é microgerenciamento, mas se você adotar uma metodologia ágil — como o Scrum, por exemplo —, todos perceberão a importância de ter um trabalho segmentado e contínuo.

Além disso, assim fica mais fácil identificar pequenos problemas que podem surgir ao longo do desenvolvimento do projeto, o que ajuda a controlar com mais qualidade o andamento das atividades e, consequentemente, garantir a entrega de um produto final que não só atinja como supere as expectativas do cliente.

Pontos de parada na execução do projeto

Por mais que você tenha tudo planejado, imprevistos acontecem. Alguém pode ficar doente, uma atividade pode atrasar ou um equipamento indispensável pode demorar mais do que o esperado para chegar, por exemplo. Para evitar que isso afete significativamente os trabalhos, defina pontos de parada ao longo do projeto — dias em que não há atividade alguma planejada. Dessa forma, além de ter uma folga para todos respirarem, é possível colocar a casa em ordem, avaliar o desempenho do PMO até o momento ou ainda usar o tempo disponível para executar atividades prejudicadas por atrasos ou quaisquer outros acontecimentos.

Ter prazos apertados para a entrega de seus projetos pode, a princípio, pode parecer um método eficiente de mostrar retorno para a empresa, mas como projetos são desenvolvidos em ambientes de extrema inconstância, o mais recomendado é prevenir do que ter que correr atrás do prejuízo depois.

Com essas dicas você terá um planejamento bem-sucedido no seu PMO, sem precisar se demorar em planos, documentos, planilhas, reuniões e processos sem sentido, que só ocupam o tempo e nada trazem de resultado efetivo! Pronto para revolucionar seu negócio?

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