As ferramentas on-line de gerenciamento de projetos são ótimas. Você pode realizar  debates, se manter atualizado com o progresso das tarefas por meio de notas e comentários, conversar com os seus colegas por mensagens instantâneas, ver quem está on-line, fazer perguntas, compartilhar documentos, receber alertas de e-mail quando as coisas mudam e enfim, receber um excesso de informação muito grande.

A lista vai longe. Adicione a isso a necessidade de manter seus e-mails atualizados, assim como quaisquer redes sociais que você use. Essas mesmas redes que enviam alertas toda vez que um dos seus amigos faz check-in em seu restaurante favorito. Esses são alguns dos exemplos do excesso de informações com o qual temos de conviver.

Há diversas fontes de informações disponíveis e ficamos angustiados para acompanhar todas elas, para não corrermos o risco de perdermos alguma coisa. Sentimos a necessidade de estar conectados o tempo todo com o mundo exterior e de saber o que está acontecendo em nossos projetos. Muita coisa ao mesmo tempo? Sim, mas você pode controlar essa loucura. Aqui estão algumas dicas para gerenciar todas as informações e administrar um excesso de informação sem ficar maluco.

Não execute várias tarefas ao mesmo tempo

Faça uma coisa de cada vez. Quando tentamos ser multitarefas, alguma coisa sai mal feita.  Você provavelmente sabe, por experiência própria, que é difícil se manter a par do que está acontecendo com seus amigos no Facebook e, ao mesmo tempo, atualizar o dashboard do projeto com os mais recentes números do orçamento. Concentre-se em apenas uma tarefa. Sabemos que isso exige uma certa força de vontade, mas você consegue! Uma técnica útil é dividir seu dia em períodos, por exemplo, de 30 minutos, e realizar apenas uma tarefa nesse tempo. Depois, você pode se dar o luxo de conferir seus feeds de rede social.

Faça algumas pausas

Quando chegar ao fim de uma tarefa, faça uma pausa. Você pode inserir intervalos regulares ao longo do dia ou retirá-los quando precisar de tempo. O ideal é fazer algo completamente diferente durante uma pausa, como ir à academia ou sair para uma caminhada. Se você não tem muito tempo livre, pelo menos se levante e vá buscar uma bebida, ou vá conversar rapidamente com um colega – desde que isso não atrapalhe as atividades dele, claro.

Priorize seus contatos

Algumas pessoas que trabalham com você são tão importantes que merecem ser valorizadas. Sua lista de prioridades inclui, provavelmente, uma mistura de pessoas do escritório (como o chefe ou o patrocinador do projeto) e de casa (como a babá ou o professor do seu filho). Defina quem merece que você pare tudo o que está fazendo e quem pode esperar. Assim, quando alguém que não está na lista de prioridades ligar, você não vai se sentir culpado em ignorar a chamada e deixar para a caixa postal. Uma opção é configurar o telefone para ter um toque diferente ou mostrar uma imagem especial para seus contatos prioritários, o que facilita sua rápida identificação.

Durma bem

É sempre mais fácil se concentrar se você dormir bem. Faça tudo o que os médicos nos dizem há anos: evite ser muito estimulado na hora de dormir, altere o volume do celular para o modo silencioso e não o deixe ao lado da cama para não ser acordado no meio da noite. Evite a tentação de verificar suas mensagens, não coma ou beba muito nem tarde demais. Encontre uma rotina noturna que funcione para você. Pode ser tomar uma bebida láctea, relaxar com um bom livro, ouvir música ou tomar um banho. Seja o que for, valorize uma boa noite de sono. Assim, poderá encarar melhor os desafios do dia seguinte.

Gerencie as interrupções

“Você pode ver isso rapidinho?”, “Pode entrar na reunião por um momento?”, “Tem 5 minutinhos?”. Gerentes de projetos ouvem coisas assim o tempo todo. Desconfie de qualquer solicitação que inclua “rapidinho” ou “5 minutinhos”! Elas raramente significam “um breve momento”, e você fica preso nessa interrupção.
Não tenha medo de dizer não. Pode ser um tema em que você não esteja interessado, ou que não possa dar atenção na hora. Se puder ajudar mais tarde, se ofereça para fazer isso. Mas não se sinta obrigado a largar tudo e ajudar. Afinal, eles vieram pedir um favor.
Esta técnica pode parecer um pouco mesquinha, mas vai ajudá-lo a se concentrar no que está fazendo sem se sentir sobrecarregado. Mostre que valoriza seu próprio tempo e, em seguida, os outros vão valorizá-lo também.

Controle seus e-mails

Você provavelmente recebe dezenas de e-mails por dia, talvez centenas. Defina regras para seus e-mails e os encaminhe automaticamente para determinadas pastas. Não adquira o hábito de encaminhar esses e-mails para seus colegas a menos que seja realmente necessário. Peça a eles que não lhe copiem nas mensagens, a menos que seja essencial. Cancele os boletins informativos e listas de discussão. Você provavelmente não terá tempo de ler.
Uma das melhores maneiras de se desligar um pouco dos e-mails é desativar os alertas que aparecem quando chega uma nova mensagem. Faça com que seu telefone não faça zumbido ou apite quando chega um novo e-mail e altere as configurações para que não apareça um pop-up na tela. Eles são uma grande distração e fazem você se sentir constantemente interrompido.
Em vez disso, verifique seus e-mails várias vezes ao dia. Faça uma rápida triagem das mensagens. Exclua qualquer mensagem desnecessária. Use códigos de cores, classifique-os ou adicione bandeiras, o que funcionar para lhe dar alguma noção de prioridades. Então, lide com as mais importantes primeiro. Melhor ainda, mova a discussão para o seu software on-line de gerenciamento de projetos e corte completamente um pedaço enorme do seu tráfego de e-mail.

Simplesmente pare!

Enxugue os detalhes. Você não tem que ler cada atualização de status de um colega ou cada nova atualização do blog na intranet da empresa. Confie em sua equipe de projeto para avisá-lo de qualquer coisa realmente importante. Desligue os alertas automáticos do e-mail para que sua caixa de entrada não fique confusa com atualizações que você nunca terá tempo para verificar. E abandone a culpa também! Como gerente de projeto, você precisa saber o que está acontecendo no projeto, mas não tem que saber cada pequeno detalhe. Deixe isso para os seus colegas na equipe – todos são responsáveis por suas próprias tarefas e são especialistas em suas próprias áreas. Gaste seu tempo com foco em áreas em que você pode fazer a diferença.

Não é fácil largar o hábito da sobrecarga de informações, mas algumas pequenas alterações na sua rotina podem fazer você se sentir melhor organizado e mais capaz de lidar com todos os dados sobre o projeto.

Use os recursos de colaboração do Project Builder para sentir a praticidade de ter todas as informações do seu projeto armazenadas em um só lugar. Você pode carregar os documentos, verificar o status das tarefas e colaborar com seus colegas sem ter que deixar o software. Mantenha sua caixa de entrada organizada e sua mente clara!

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