Autor: Walquiria Lima e San-Thiago

Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos

Case de sucesso: veja como o software da Project Builder transformou a iMaps

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em 16/09/2019. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Case de sucesso: veja como o software da Project Builder transformou a iMaps

Em 2013, a iMaps, empresa de tecnologia sediada em Porto Alegre, notou que faltava um gerente de projetos para agregar valor ao serviço que foi solicitado a eles por um órgão do governo. Então, eles conheceram e contrataram o Fernando, representante da Project Builder.

Ele implementou a nossa solução no projeto daquela instituição e, bem sucedida, ela logo foi aplicada estendida a outros clientes. Impossibilitado de seguir no cargo por questões profissionais, o Fernando deixou a iMaps, mas o César Passos, diretor da companhia, decidiu se capacitar conosco para continuar como facilitador da ferramenta.

Hoje, eles usam o sistema de gestão de projetos da Project Builder de um jeito diferente, útil às necessidades da empresa. Siga na leitura para conferir o desenrolar desse case de sucesso e veja como o nosso programa pode promover o diferencial competitivo que a sua companhia precisa!

Qual era a demanda da iMaps?

Estamos falando de uma empresa focada em business intelligence, big data e inteligência artificial que completa 10 anos de história em 2019. Ela preza pela qualificação dos projetos e qualidade da entrega com ferramentas que facilitam as metodologias e rotinas de trabalho do nível operacional ao institucional.

A iMaps traz soluções ligadas a estoques, pagamentos, rentabilidade, produtividade e telecom no setor privado. Em projetos junto ao governo, ela permite a análise de dados como o desempenho dos alunos na educação, a visualização, avaliação e controle de informações médicas para melhorias e investimentos na área da saúde.

Foi justamente durante um projeto com uma instituição governamental que a iMaps se deparou com a solução oferecida pela Project Builder. Lembra quando mencionamos o Fernando? Então, ele foi inicialmente o facilitador da ferramenta na empresa cliente, sendo que os demais colaboradores se limitavam a preencher horários no sistema.

A necessidade inicial era ter alguém que exercesse o cargo de gerente de projetos. No entanto, nosso programa já não é usado pelo ocupante desse posto de trabalho, mas pelo responsável administrativo e financeiro, área crucial em qualquer organização.

Como a iMaps utiliza a solução da Project Builder hoje em dia?

A princípio, o nosso software era efetivamente utilizado pela nossa parceira no gerenciamento de projetos, mas hoje tem como função principal o gerenciamento de contratos com os clientes.

A iMaps realiza suas vendas majoritariamente de forma consultiva, com consultorias e planos de negócio. Eles se valem do nosso sistema para registrar desde a negociação com compradores em potencial até a entrega final do que foi acordado com o contratante.

Sendo assim, se o cliente da nossa parceira compra 200 horas de consultoria, ela pode monitorar o tempo de prestação do serviço. Ainda, ele tem como verificar o prazo de duração da licença comprada renovando-a enquanto houver validade e registrar quantos e quais tópicos do treinamento solicitado já foram ministrados.

Passos, diretor da empresa, ressalta a importância do software da Project Builder na sua gestão. Segundo o profissional, ele é utilizado “quando é necessário saber quantas horas ele (cliente) contratou, quantas horas já executou, quantas horas ainda tem de saldo, quais dos projetos eu já executei e quais já faturei”.

Geração de relatórios

O gerenciamento de contratos também admite a visualização de quais atividades foram desempenhadas pela equipe. Com os registros devidamente feitos na plataforma é possível gerar relatórios para controle interno e prestação de contas ao cliente.

As informações no software da Project Builder contribuem para a construção de um relacionamento ético com os clientes, discriminando na cobrança os valores de cada produto ou serviço, facilidade na hora de fazer o faturamento.

Como a iMaps se beneficiou com a solução da Project Builder?

A essa altura você já está familiarizado com a nossa solução e constatou como ela foi aplicada de forma eficaz pela nossa parceira. Então, que tal verificar as vantagens da adoção da ferramenta?

Controle financeiro

Passos atesta: “eu não pago ninguém dentro da empresa ou prestador de serviço sem ter o registro no Project Builder. Se amanhã eu quiser saber quanto que eu paguei e o que foi pago, eu tenho confiança no software”.

Essa rastreabilidade ajuda a companhia a organizar seus gastos, prever despesas e faturamento. As informações a partir dos registros em nosso sistema são úteis ao processo decisório, tais como a escolha pelo regime tributário mais indicado para o ano fiscal seguinte.

Ainda, os dados orientam investimentos e a alocação de recursos, estímulo à saúde financeira da empresa. Vale ressaltar o quanto é importante esse departamento estar bem informado para toda a estrutura organizacional operar funcionalmente.

Controle de prazos

Imagine vender uma licença para uso de sistema de dados por 12 meses e, decorrido esse tempo, não notar que o cliente continua utilizando o seu produto. O software da Project Builder garante que esse tipo de erro não aconteça porque monitora efetivamente os contratos com os clientes.

Passos atesta: “dessa forma, eu sei qual equipe que não está lá, quais projetos ainda tenho em aberto, quais ainda não entreguei e quais ainda não faturei”. Ou seja, além de controlar prazos, também é feita a gestão da equipe, forma de otimizar a prestação dos serviços.

Transparência

Como o software da Project Builder permite o acompanhamento de cada etapa do projeto, o cliente tem segurança de que não será cobrado por uma consultoria ainda não cumprida em sua totalidade.

Transparência é palavra de ordem para quem deseja conquistar e fidelizar clientes perpetuando seu nome no mercado. A credibilidade resulta em outras oportunidades de negócio, razão pela qual é necessário priorizar a ética na relação com o consumidor.

Segundo Passos: “a partir do momento que eu fecho um projeto, ninguém abre. Se alguém pedir para abrir um projeto já fechado, é preciso dizer por qual motivo quer incluir registros”. De acordo com o diretor da iMaps, ele tem “plena tranquilidade para informar o cliente” com precisão.

O profissional destaca também a rapidez e facilidade de acesso que à informação, passível de ser consultada, inclusive, pelo contratante. A interface da nossa ferramenta ajuda na acessibilidade e usabilidade, mais um motivo para investir na solução.

Afinal, quais são os diferenciais da Project Builder?

“Muitas vezes você é direcionado para um equipe de suporte, que coloca sua demanda em uma fila de prioridades, mas eu sempre me senti muito confortável com o suporte”. A afirmação de Passos retrata muito bem nosso comprometimento com os clientes.

Como também estamos no ambiente corporativo, entendemos as dificuldades enfrentadas pelo gestor. A equipe da Project Builder está preparada para atuar com rapidez e excelência a fim de atender melhor as necessidades de nossos parceiros.

Segundo Passos, “há outras ferramentas que a gente fala com uma máquina, demorando muito para conseguirmos explicar e passar as nossas demandas”. Aqui priorizamos a experiência do usuário, razão pela qual a plataforma é facilmente navegável e você pode contar sempre com o nosso total amparo.

A Project Builder tem conhecimento técnico para implementar um software de gestão de alta qualidade e eficiência no seu negócio. Talvez a partir do caso da iMaps você tenha identificado uma oportunidade de utilizar a nossa solução para impulsionar os resultados de sua empresa.

Se foi esse o caso ou, havendo curiosidade sobre a nossa ferramenta, entre em contato conosco!

6 tipos de pesquisa qualitativa e como utiliza-las na gestão de projetos

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em 09/09/2019. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 6 tipos de pesquisa qualitativa e como utiliza-las na gestão de projetos

Entender os interesses, gostos, necessidades e nível de satisfação do consumidor é essencial para impulsionar as vendas e os projetos de uma empresa. A compreensão sobre os tipos de pesquisa qualitativa e a exploração desse recurso ajudam no posicionamento estratégico da companhia no mercado.

As motivações que levam alguém a escolher uma marca, as expectativas do público-alvo e a avaliação do perfil de consumo evidenciam tendências no setor, servindo de orientação às operações organizacionais.

Quer saber mais sobre as informações obtidas nessa análise? Siga na leitura para entender o recurso, suas modalidades e importância no gerenciamento de projetos.

Afinal, o que são pesquisas qualitativas?

Diferentemente das quantitativas, elas não resultam em números exatos, nem têm padrão de resposta. Aqui, a finalidade é deixar o entrevistado livre para manifestar suas preferências e, com esses dados, orientar a tomada de decisão dos gestores de uma empresa.

As pesquisas qualitativas têm caráter exploratório, ajudam na formulação de hipóteses e são geralmente desenvolvidas com amostras pequenas, úteis para o conhecimento mais aprofundado sobre certas características do consumidor.

Assim, é possível assimilar o juízo que ele faz sobre determinado assunto, seus gostos, necessidades e motivações. A interpretação e a vivência do pesquisador são cruciais em um sistema de análise como esse, impactando direto nos resultados.

Pesquisas qualitativas e gestão de projetos

Você trabalha em uma construtora e quer ter sucesso no lançamento de um novo condomínio fechado na cidade? Deseja lançar um novo produto no mercado ou acertar no desenvolvimento de um app para facilitar a compra online do cliente em sua loja? Tem ambições de abrir filial em uma região ainda não explorada?

Todos as medidas mencionadas requerem gestão de projetos para terem sucesso em sua implementação — afinal, é necessário gerenciar escopo, custos, aquisições, tempo e outros fatores. Entre os vários tipos de pesquisa qualitativa, com certeza, há pelo menos uma adequada à orientação das suas estratégias.

A importância das pesquisas qualitativas

As empresas desempenham a atividade econômica assumindo riscos e buscando o lucro. A tomada de decisão precisa de respaldo para que os direcionamentos adotados tenham maior assertividade e a produção ou prestação de serviços seja bem-aceita pelo mercado.

Entender o comportamento do consumidor dá uma ideia sobre a demanda, útil na orientação da oferta. Assim, os gestores de todos os níveis organizacionais, do operacional ao institucional, do chão de fábrica ao diretor, têm suas atividades e rotinas de trabalho conduzidas para atender o público-alvo.

De tal forma, os riscos são mitigados e os processos otimizados. As análises evidenciam falhas, gargalos e oportunidades de melhoria, servem à antecipação de tendências no mercado e proporcionam uma gestão de projetos eficaz, fomentando o diferencial competitivo da sua empresa no segmento em que ela atua.

Quais são os principais tipos de pesquisa qualitativa?

Elas podem ser utilizadas para a obtenção de conhecimentos diversos, mas todas são úteis para o posicionamento estratégico da organização no setor. Confira na sequência quais são as suas modalidades.

1. Etnográfica

A etnografia é matéria contemplada nas ciências sociais e consiste no estudo do comportamento e perfil de um povo. Entre os tipos de pesquisa qualitativa, essa se aprofunda em cultura e costumes a partir da observação, sendo amplamente adotada por quem trabalha com UX (user experience ou experiência do usuário).

A Intuit, empresa que oferece gestão financeira online para micro e pequenos empreendedores, utilizou esse método de análise observando seus clientes varejistas. A companhia notou que eles transportavam o dinheiro do ponto de venda para o sistema Quickbooks, a fim de realizar o fluxo de caixa.

Então, os desenvolvedores integraram o sistema a uma caixa registradora com o objetivo de melhorar a experiência do usuário, eliminando a necessidade de exportação dos recursos para as finanças poderem ser controladas. Assim, a organização conquistou 80% do mercado de software de contabilidade.

2. Fenomenológica

Entre os tipos de pesquisa qualitativa, essa utiliza entrevistas para entender como as pessoas se sentem a respeito de determinado ambiente, evento ou produto. Por exemplo, você já notou que o EaD tem ganhado destaque no ensino superior?

Elas podem monitorar em números a visualização das aulas pelos alunos e o engajamento deles com as atividades, mas a pesquisa qualitativa aufere o nível de satisfação do discente com o curso. Assim, serve à gestão de projetos na orientação quanto às melhorias no material fornecido e no ambiente virtual de aprendizagem, otimizações que propagam a credibilidade da empresa no mercado.

3. Narrativa

Ela é comumente utilizada no âmbito corporativo para definir a persona, figura que representa um comprador habitual de sua marca, com características típicas desse tipo de consumidor e problemas passíveis de serem sanados pela sua companhia.

A peculiaridade dessa modalidade, em relação aos outros tipos de pequisa qualitativa, é a utilização de entrevistas narrativas. Os acontecimentos não precisam estar em ordem cronológica e a finalidade é entender as dores, conflitos e tensões do entrevistado, adaptando a solução oferecida ao perfil dele.

4. Teoria fundamentada

Sua amostra ideal envolve de 20 a 60 pessoas e o método é realizado pela análise de dados com a finalidade de chegar a um comportamento-padrão. Ela pode ser utilizada, por exemplo, para entender os critérios utilizados pelos varejistas na concessão de crédito ao cliente.

5. Caso de estudo

Ele explica, explana ou descreve uma situação real bem-sucedida ou fracassada. A intenção é ressaltar as práticas, comportamentos e técnicas bem aplicadas pela empresa (exemplos a serem seguidos) ou as medidas pouco funcionais, nada eficientes.

Se você é engenheiro civil e teve um case de sucesso na gestão de custos de um conjunto habitacional popular, sua experiência pode ser documentada, explicada aos demais colaboradores e replicada nas próximas empreitadas do tipo realizadas pela companhia.

6. Histórica

Precisa desenvolver uma ação promocional para anunciar uma queima de estoque no varejo optando pelo meio de comunicação mais efetivo? Você pode utilizar a metodologia em questão para fazer tal escolha: baseie-se em dados de eventos passados para estabelecer tendências e planejar ações relativas à área no futuro.

Qual é a importância de gerenciar vários projetos simultaneamente?

O sucesso no ramo corporativo depende da capacidade do gestor de coordenar ao mesmo tempo várias tarefas. Entender os tipos de pesquisa qualitativa ajuda o profissional a se planejar, estabelecer prioridades, organizar a equipe e traçar objetivos condizentes com as expectativas do mercado.

Se você atua na área de marketing, por exemplo, precisa cuidar constantemente da imagem da empresa: posicionamento nas redes sociais, desenvolvimento de campanhas publicitárias e ações promocionais a fim de girar o estoque.

Seu trabalho está integrado com outras áreas, como a comercial, e deve ocorrer de forma sincronizada para o bom funcionamento da organização, dividida em departamentos. O gerenciamento simultâneo de vários projetos mantém a companhia em produtividade máxima e fortalece a marca em detrimento da concorrência.

Quais tipos de pesquisa qualitativa podem ajudar na sua gestão hoje? Leve-os em consideração na hora de se planejar, traçar metas e na aproximação com o público-alvo, já que são formas eficientes de orientar as operações e atividades de seus colaboradores.

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Conheça a área de gerenciamento de aquisições do PMBOK

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em 02/09/2019. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Conheça a área de gerenciamento de aquisições do PMBOK

É comum um projeto demandar bens ou serviços que a equipe ou empresa encarregada não é capaz de prover, requerendo a contratação de terceiros. Hoje vamos falar exatamente sobre isso, o gerenciamento de aquisições, uma das 10 áreas de conhecimento contempladas no PMBOK.

Assim como os demais ramos, ele tem etapas, ferramentas e modelos que precisam ser entendidos para que o gerente possa orientar o time e fazer a entrega final, atendendo às expectativas do contratante.

Continue a leitura e confira os detalhes sobre essa área de conhecimento. Aproveite o conteúdo para se informar e otimizar sua rotina de trabalho.

Entenda a importância do gerenciamento de aquisições

Imagine que uma construtora vá lançar um condomínio de edifícios em alguma região da cidade. Seu quadro de funcionários contempla o engenheiro civil, o arquiteto, o mestre de obras e o pedreiro, mas um armador, gesseiro, eletricista e encanador precisam ser contratados.

Ainda, é necessário entrar em contato com empresas especializadas para providenciar a escavação e a fundação e concretar a laje. Instalar os elevadores e os deixar em perfeito estado de funcionamento também é responsabilidade de uma terceirizada.

Uma obra, assim como o desenvolvimento de softwares, é feita em etapas e pode se estender por anos, demandando produtos (serviços e bens) que a organização não tem. Então, surge a necessidade de contratação externa e o gerenciamento de aquisições toma espaço no projeto.

O comprador deve planejar as solicitações antes de, efetivamente, fechar negócio com os fornecedores. É preciso calcular as quantidades e valores, estipular cláusulas contratuais, e determinar o momento em que a empresa ou pessoa terceirizada vai entrar em cena.

Conheça as vantagens do gerenciamento de aquisições

O desperdício de materiais em obras causa até 8% de perda financeira, tendo em vista o orçamento inicial previsto, conforme pesquisa da Escola Politécnica (Poli), Universidade de São Paulo (USP). Além disso, os custos com retrabalho podem consumir até 30% do investimento.

Os dados da construção civil evidenciam que o gerenciamento de aquisições é importante em qualquer segmento corporativo, orientando todos os jogadores, conforme as regras estipuladas pelo gerente de projetos.

O planejamento, a execução e o controle das medidas referentes ao assunto garantem o cumprimento do escopo e o atendimento às expectativas do cliente. Além de manter o orçamento dentro do previsto ou, ao menos, sem variações absurdas, essa área de conhecimento do PMBOK assegura a entrega dentro do tempo determinado.

Com o caminho crítico, diretrizes, prazos e ações previstas pelo gerente de projetos, não há carência de mão-de-obra e são evitadas lacunas no processo. Os contratados se alinham à estratégia e ao calendário, passando a colaborar efetivamente para que a entrega final seja um sucesso.

Veja como funciona o gerenciamento de aquisições

Agora que você já entende a aplicação prática dessa importante área de conhecimento do PMBOK, está na hora de assimilar como ocorrem suas etapas, que foram elencadas e detalhadas na sequência.

Planejamento do gerenciamento de aquisições

É o momento inicial de documentar as decisões de compra para desenvolver o projeto. O que fazer? O que adquirir? Qual produto é necessário? Quando você precisará dele? Quais serão os critérios de avaliação utilizados para classificá-lo como adequado? Com quem contratar?

Descreva o bem ou serviço, defina os recursos de contratação (considerando o prazo e a pretensão de investimento) e analise as condições do mercado. Talvez somente uma entre duas empresas fornecedoras do mesmo produto seja capaz de atender à qualidade do material que você espera. Então a outra já é eliminada da lista.

Vale ressaltar: você não precisa fechar negócio com todas as empresas e pessoas agora. Certifique-se de descrever como as aquisições remanescentes devem ser gerenciadas, porque, lá na frente, isso vai poupar tempo, ajudando a manter o fluxo de trabalho e o escopo do projeto.

Condução das aquisições

Feitos os contatos iniciais e selecionados os tipos de contratos (de preço unitário ou de custo reembolsável, por exemplo), essa etapa começa com a resposta dos fornecedores. A declaração de trabalho (statement of work ou SOW) tem lugar aqui.

Após eleger a melhor oferta e conduzir as negociações, o acordo será selado entre comprador (gerente de projetos) e vendedor, nesse documento desenvolvido a partir da linha de base do escopo. Ele tem muitos detalhes, tais como:

nome do bem ou serviço contratado;
resultado negociado entre as partes;
quantidade;
descrição do uso dado ao bem/serviço ou problema que ele deve resolver;
especificações técnicas do produto;
especificações sobre a necessidade de compatibilidade entre ele e outras tecnologias;
padrão de qualidade requerido e previsão dos testes a serem realizados.

Além disso, deve constar na declaração de trabalho: critérios de aceitação da oferta, local de fornecimento do produto, entregas acessórias, prazos, aspectos regulatórios e fiscais, certificações, licenças e seguros.

Controle das aquisições

É a etapa de gerenciamento das relações de aquisições desenvolvidas, momento de checar se o produto atende às disposições contratuais firmadas entre as partes ou se precisa passar por alguma mudança (seja por inadequação do fornecedor ou necessidade de alteração manifestada pelo comprador).

Análises de desempenho são feitas aqui, com relatórios que fornecem ao gerente do projeto informações referentes à eficiência do fornecedor em atender aos objetivos contratuais.

Ainda, o sistema de pagamentos é considerado nessa fase, normalmente processado pela empresa nas contas a pagar. O contrato termina com a execução perfeitamente finalizada e todos os valores devidamente quitados.

Confira ferramentas úteis ao gerenciamento de aquisições

Uma das elencadas pelo PMBOK é a análise de fazer ou comprar, pela qual o gerente de projetos avalia se uma tarefa pode ser melhor realizada pela equipe ou se é preciso efetuar uma contratação externa.

A checagem é feita com base na EAP, considera 100% o escopo e os custos diretos e indiretos que cada pacote de trabalho necessário. Talvez seja imprescindível contratar tecnologia que você não tem à disposição na empresa.

Existe também a técnica de avaliação de propostas, útil na 2ª etapa do gerenciamento de aquisições. Ela atribui pesos a critérios como: conhecimento tecnológico, recomendações qualificadas e qualidade nas entregas para concluir qual empresa ou pessoa contratar. Em caso de empate, experimente usar a matriz SWOT.

Planilhas com o cadastro de fornecedores qualificados de experiências passadas podem ser de grande ajuda. Modelos contratuais e de propostas com requisitos informados para a seleção também contribuem com as tarefas dessa importante área de conhecimento do PMBOK.

O gerenciamento de aquisições é fundamental para o sucesso do seu projeto. As etapas de planejamento, condução e controle contribuem para a excelência da entrega e satisfação do cliente. Observar as disposições do guia da PMI® sobre o assunto garantem o sucesso da empreitada e do gerente de projetos na carreira.

Gostou do assunto? Entre em contato com a Project Builder e veja como podemos ajudar você em seus processos.