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Autor: Walquiria Lima e San-Thiago

Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos
design thinking

O que é design thinking e o que ele tem a ver com gestão de projetos?

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em O que é design thinking e o que ele tem a ver com gestão de projetos?

Quando nos deparamos com a palavra “design”, logo a relacionamos com a criação de objetos elegantes ou ao embelezamento do mundo ao nosso redor. Porém, ao contrário do que parece ser, o design vai além de criar coisas belas.

Em 2009, um novo conceito foi compartilhado com o mundo — o de design thinking. Mas, o que ele tem a ver com a gestão de projetos?

Associar o design thinking à gestão de projetos não é algo que ocorre nas metodologias tradicionais, mas, ao pensar fora da caixa, é possível estabelecer relações entre esses conceitos. Por isso, podemos dizer que essa abordagem surgiu da necessidade de pensar e criar produtos centrados na carência dos stakeholders.

Portanto, se você quer saber mais sobre o assunto e aprender como implementar o design thinking na sua rotina, leia este conteúdo!

O que é e como surgiu o design thinking?

O termo design thinking foi assumido e divulgado a partir de 2003 por uma das empresas mais criativas do mundo: a IDEO. Seu fundador, David Kelley, disse que a metodologia utilizada pelo grupo para a resolução dos problemas complexos dos seus clientes poderia ser chamada dessa forma.

Mais tarde, Tim Brown, CEO da IDEO, ficou famoso por compartilhar as ideias que levaram a marca a ser uma das empresas mais inovadoras do mundo.

Segundo Brown, design thinking é uma técnica que usa a sensibilidade e os métodos disponíveis para suprir as necessidades dos usuários, recorrendo a uma estratégia de negócios viável que resulta em valor para o cliente e oportunidade de mercado.

O design thinking foi se transformando em uma “ciência” de resolução de problemas, beneficiando-se da capacidade que todos temos, mas que é negligenciada por práticas mais convencionais.

Portanto, essa abordagem busca a solução de problemas de forma colaborativa, destacando as necessidades das pessoas interessadas no processo. Assim, o desenvolvimento do produto é focado em toda a cadeia — e não apenas no consumidor final.

Qual é a importância de utilizar inovação?

A gestão de projetos é construída de acordo com algumas regras, que são ancoradas por metodologias e planejamentos fixos. Assim, utilizar o design thinking aplicado à gestão pode ser encarado como uma inovação, que busca facilitar o entendimento e encontrar novas soluções.

Empresas como Airbnb e Nubank são exemplos de negócios inovadores que transformaram padrões existentes e mudaram a forma de consumir produtos e serviços. Logo, é preciso que o gerente de projetos entenda que, na gestão, a inovação deve funcionar do mesmo jeito.

Quando o consumidor demanda praticidade e agilidade na obtenção de resultados, a empresa deve oferecer opções inovadoras que atendam a essas necessidades. É fato que essa mudança requer a superação de desafios, mas é possível inovar sem perder a qualidade.

Como implementar essa metodologia na gestão de projetos?

Em um mundo cada vez mais competitivo, é necessário se destacar. Hoje, o que caracteriza as empresas como bem-sucedidas é a capacidade de inovar.

As organizações que já entenderam isso vêm buscando ferramentas para melhorarem seus processos e suas estratégias, e o design thinking auxilia na valorização da inovação para solucionar possíveis problemas.

Criatividade e inovação devem fazer parte das competências de um gerente de projetos. Contudo, sabemos que existem limitações que travam a inovação nos processos. Esses profissionais trabalham muito com o controle, a razão e o pensamento crítico, e o design thinking ajuda a estimular a capacidade de ser intuitivo e desenvolver ideias que tenham significado além do âmbito analítico.

A seguir, veja como implementar o design thinking às etapas da gestão de projetos.

Entendimento do problema

Na gestão de projetos, a etapa de entendimento dos problemas é primordial para garantir bons resultados finais. Utilizando o design thinking, é possível não só compreender o problema, mas também encontrar uma nova solução — uma inovação — com base nos fatores internos e externos em que a empresa está inserida.

É nessa fase que os pontos fracos do processo são elencados, verificando se eles fazem parte de fraquezas internas ou externas da empresa. Nessa identificação, é possível utilizar pesquisas com os consumidores, benchmarking e reuniões com colaboradores.

Para exemplificar, vamos usar uma situação em que uma empresa tem atraso nas entregas por falta de comunicação e organização entre os setores de produção e distribuição. Aqui, o problema foi identificado.

Colaboração

Depois de entender os problemas, é preciso pensar em alternativas para solucioná-los. É nesse momento que o serviço ou produto é desenvolvido. Dessa forma, ao utilizar a abordagem do design thinking, as análises extremamente frias são deixadas de lado, e as necessidades e percepções dos clientes e da equipe são levadas em conta para a criação de um produto.

Pode-se utilizar o processo heurístico para validar o diagnóstico e o processo criativo — como um brainstorm — para gerar possibilidades inovadoras. É interessante que essa reunião seja feita com pessoas de várias equipes diferentes e que cada uma delas colabore com uma ideia.

Continuando com o nosso exemplo: seria interessante que não apenas os colaboradores das duas áreas problemáticas participassem da reunião, mas também funcionários de atendimento, marketing e recursos humanos. Como resultado, depois de muita conversa, uma sugestão seria a criação de um aplicativo interno para os colaboradores da empresa.

Pesquisa e prototipagem

Depois de uma reunião com a proposição de várias ideias, é hora de definir quais são válidas e quais devem ser descartadas. É preciso que as ideias sejam embasadas por pesquisas e informações concretas, garantindo melhores resultados nos projetos propostos.

Na fase da prototipagem, as ideias precisam ser testadas e validadas até que se encontre uma que se adeque à real necessidade do cliente. Uma ótima dica é fazer um MVP — ou Minimum Viable Project —, uma versão mais simples do produto e que possa ser utilizada para testes, sem demandar muitos gastos de produção.

Assim, quando o produto ou serviço deixar de ser apenas uma sugestão e passar a ser um protótipo, é possível propor novos insights que vão aperfeiçoar ainda mais a ideia original.

Na nossa história, essa seria a fase em que o aplicativo é desenvolvido e utilizado por uma pequena parte da equipe. Se tudo der certo, ele poderá ser implementado; caso contrário, deverá ser modificado ou substituído.

Implementação

A implementação é definida como a fase final. Depois do protótipo testado e aprovado, é hora de implementar o serviço ou produto em nível escalável para os seus clientes.

Na fase de implementação, o aplicativo interno desenvolvido para integrar as áreas de produção e entrega deverá ser disponibilizado para toda a equipe. Além disso, devem ser definidos os responsáveis para o monitoramento da eficácia, assim como a definição de indicadores de avaliação.

Outro fator importante sobre a implementação dessa abordagem é que qualquer empresa pode utilizar essa perspectiva inovadora e colaborativa. Caso as pessoas da sua equipe ainda não tenham familiaridade com essa abordagem, há diversos cursos e treinamentos que focam no desenvolvimento dessas habilidades.

Ao unir os dois conceitos, é possível conseguir um entendimento global e holístico do problema, bem como encontrar uma solução visionária e inovadora que não estava elencada nas metodologias tradicionais. Portanto, se bem implementada, essa junção melhora a entrega dos prazos, recursos e qualidade.

Como um gerente de projetos otimiza essas práticas?

Ao propor essas novas abordagens, não estamos sugerindo que as boas práticas do guia PMBOK sejam negligenciadas a favor da aplicação das técnicas do design thinking, mas sim que haja uma flexibilização em ambas as metodologias.

O design thinking é capaz de organizar informações e levar ações para uma série de etapas rígidas. Por exemplo, o Project Model Canvas, metodologia desenvolvida pelo professor José Finocchio Jr, está aí para provar que é possível combinar conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto.

Em comparação com outros modelos, o design thinking se destaca por preencher lacunas deixadas pelas metodologias tradicionais. Quando aspectos humanos, como empatia, colaboração e cocriação entram em cena para descobrir as reais necessidades dos clientes, os projetos criados têm mais valor para quem os criou e para quem vai utilizá-los.

Dessa forma, ao implementar essa abordagem, a sua empresa estará mais competitiva em relação às demais e se diferenciará com produtos inovadores.

Como vimos, é preciso que os gerentes de projetos prezem por métodos, planejamentos estratégicos, processos e abordagens que otimizem a gestão e impactem positivamente nos resultados. É certo que não há um único caminho a ser seguido e nem um único método de gestão, mas a busca por inovação deve ser constante — e o design thinking surge para ajudar nesse campo.

Gostou do nosso conteúdo? Já tinha implementado o design thinking em algum projeto? Se você quer ter acesso a um guia completo sobre as operações desenvolvidas por um gerente de projetos, baixe agora o nosso e-book!

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matriz de priorização

Matriz de priorização: entenda o que é e como aplica-la na gestão de projetos

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Quem atua no ramo corporativo sabe que tempo e outros recursos (como os financeiros) são limitados, exigindo do profissional o estabelecimento de algumas prioridades em detrimento de outras questões. Dentro desse contexto, fica a pergunta: você conhece a matriz de priorização?

Como a atuação em empresas pressupõe o desenvolvimento constante de projetos, essa ferramenta é eficiente para o colaborador estabelecer a quais tarefas deve dar atenção em primeiro lugar. A orientação promove a organização da rotina de trabalho e rende bons frutos à sua produtividade.

Deseja saber mais sobre o assunto? A seguir, confira como o desempenho e o cotidiano podem melhorar com o uso da matriz de priorização.

O que é uma matriz de priorização?

Um engenheiro civil tem vários compromissos em um dia e pode se dedicar simultaneamente a mais de um projeto. Suponha que suas tarefas incluam:

  • selecionar a equipe responsável pela construção que vai começar dali a três semanas;
  • apresentar a planta ao cliente X;
  • resolver o atraso na entrega de material com o fornecedor Y.

A matriz de priorização é uma ferramenta capaz de estabelecer quais responsabilidades devem ser cumpridas primeiramente. Ela é montada em tabela, quadrante ou gráfico. A avaliação ocorre com base em critérios claros e bem definidos, forma efetiva de colocar seus esforços nas iniciativas certas e no momento adequado.

Sua aplicação na gestão de projetos orienta a estruturação das tarefas e integra as diferentes áreas (gerenciamento de escopo, custos, aquisições, riscos, recursos humanos, comunicação e qualidade, entre outras), além de colocar equipe e parceiros comerciais em compasso.

Qual é a importância da matriz de priorização?

Com esse recurso, os problemas são classificados por ordem de importância e você não perde prazos tentando resolver tudo ao mesmo tempo — deixando escapar questões cruciais que passaram batido por falta de organização. Confira outras vantagens da ferramenta abaixo.

Foco na execução

O planejamento admitido pela matriz de priorização evita ponderações recorrentes. Ter critérios claros ajuda a definir quais tarefas realmente importam e precisam ser realizadas antes das demais, assim você pode colocar sua atenção nas iniciativas certas e efetivamente tirar o projeto do papel.

Agilidade na tomada de decisão

O timing perfeito é muito importante no setor corporativo. Como a matriz de priorização é um método fácil e consistente, as opções são analisadas com rapidez. Assim, elas respaldam as decisões estratégicas dos gerentes e admitem a execução das medidas com agilidade, garantindo o atendimento das necessidades do cliente e do mercado.

Mitigação de riscos

Consequentemente, fica mais fácil lidar com as imprevisibilidades inerentes ao desenvolvimento da atividade empresarial. Ter os critérios de urgência e importância pré-classificados ajuda os gestores a lidarem com imprevistos capazes de impactar seu rol de prioridades.

Integração da equipe

A matriz de priorização de um projeto pode ser desenvolvida em conjunto com seus colaboradores, sendo útil para estimular o engajamento de cada profissional com os propósitos da companhia e os colegas. Isso facilita a comunicação e garante que todos tenham ciência das atividades cruciais para atender às expectativas do cliente, por exemplo.

Melhoria no controle

É mais fácil avaliar custos, aquisições e prazos com as tarefas prioritárias pontuadas. Assim, são evitadas despesas desnecessárias, desperdícios e avarias de material — sem contar que o cronograma, essencial em qualquer projeto, é bem controlado. Também é viabilizada a negociação de mudanças, alterando a ordem de realização das demandas se for o caso.

Quais são as principais matrizes de priorização?

Agora que você já sabe do que se trata a ferramenta e qual é sua importância, vamos falar de alguns modelos pelos quais a matriz de priorização é aplicada. Siga na leitura e veja os principais formatos adotados no âmbito corporativo.

Matriz de priorização GUT

A matriz GUT classifica as demandas na gestão de projetos em gravidade, urgência e tendência. É aplicada uma escala de 1 (sem gravidade, sem urgência, sem tendência de piorar) a 5 (extremamente grave, extremamente urgente, agravar rápido) a cada uma das três categorias.

Matriz de priorização RICE

Já a matriz RICE é composta por Reach, Impact, Confidence e Effort, ou seja, Alcance, Impacto, Confiança e Esforço. Enquanto a primeira categoria se refere ao número de pessoas atingidas pela demanda, a última é relativa ao tempo necessário para sua realização. A segunda e a terceira categorias têm os seguintes níveis de classificação:

  • Impacto (da demanda): mínimo = 0,25; baixo = 0,5; médio = 1; grande = 2 e massivo = 3);
  • Confiança (no resultado): mínimo = 20%; baixo = 50%; médio = 80% e alto = 100%).

Para estabelecer prioridades nesse sistema, basta multiplicar os valores de Alcance, Impacto e Confiança. Em seguida, divida o resultado pelo Esforço (resumindo: R*I*C/E).

Matriz de priorização BASICO

A matriz BASICO leva em consideração seis categorias:

  1. benefícios da organização (B);
  2. abrangência de resultados (A);
  3. satisfação do cliente interno (S);
  4. investimento necessário (I);
  5. cliente externo satisfeito (C);
  6. operacionalidade simples (O).

Cada classificação é pontuada de 1 (pior cenário) a 5 (melhor cenário). Para chegar aos projetos ou processos que devem ser priorizados, é preciso somar os valores atribuídos a cada item.

Por que conhecer diferentes metodologias de gestão de projetos?

O sucesso e a credibilidade da empresa no seu setor de atuação dependem da qualidade da entrega e da satisfação do cliente. Em tempos de transformação digital, caracterizada pelo fácil acesso à informação e pela alta competitividade do mercado, o contratante ou comprador em potencial está cada vez mais exigente.

Portanto, conhecer várias metodologias de gestão de projetos ajuda a organização a ter um diferencial competitivo. Assim, ela mostra a capacidade de atender completamente às necessidades apresentadas pelo cliente e pode maximizar a produtividade organizacional conforme suas diretrizes e sua cultura.

De tal forma, as metas, os objetivos e as estratégias dos gestores são testados em sistemas distintos, atrelados ao PMBOK, Ágil, PM Canvas e Prince2, por exemplo. São múltiplas as possibilidades de eleger a modalidade mais adequada à prestação dos seus serviços, gerando melhoria nos resultados.

A matriz de priorização ajuda na gestão de projetos elencando por importância as demandas necessárias ao atendimento das expectativas dos clientes e as tarefas a serem desempenhadas. Que tal aplicá-la para otimizar seus processos?

Comece conferindo em detalhes como a matriz GUT, uma das mais populares no ambiente corporativo, é utilizada. Boa leitura e até a próxima.

gerenciamento de riscos

Gerenciamento de riscos em projetos: como lidar com incertezas?

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em . Postado em Sem Categoria. Nenhum comentário em Gerenciamento de riscos em projetos: como lidar com incertezas?

Para muita gente, prever o futuro parece algo impossível. Mas não é preciso bola de cristal para conseguir identificar incertezas prováveis que possam afetar o desempenho de um projeto. Para isso, basta um bom gerenciamento de riscos em projetos.

Nem mesmo o melhor gerente de projetos consegue determinar com exatidão no seu planejamento tudo o que vai ocorrer durante a execução, especialmente quando o escopo é grande, a complexidade alta ou a duração é longa.

Diante disso, algo que pode ser feito é a avaliação dos riscos que envolvem essa atividade e a preparação para as prováveis consequências. Neste artigo, explicaremos como isso é feito no gerenciamento de riscos em projetos. Acompanhe.

O que é um risco em um projeto?

Antes de começar a entender o gerenciamento de riscos em projetos, é importante compreender melhor o que é exatamente o significado desse termo.

Riscos são todos os componentes de incerteza que podem afetar o resultado final de um projeto, de forma negativa ou positiva. Ou seja, além das ameaças que são capazes de prejudicar a execução, também são chamados de riscos as oportunidades que podem ser aproveitadas ao longo do caminho para se conquistar um desempenho melhor.

Um risco é incerto, mas não exatamente imprevisível. Afinal, é possível quantificar e qualificar o risco, determinando sua probabilidade e impacto, preparando-se para a eventualidade de que ele se concretize.

Logo, mais do que a simples preocupação com perigos que rodeiam o projeto, o gerenciamento de riscos é de fato uma forma de conhecer, administrar e se preparar para todos elementos incertos que fazem parte dele.

Quais são as principais fontes de risco?

As fontes de risco estão ligadas a diversos fatores externos e também internos, relacionados ao gerenciamento de projetos e seus processos interdependentes. Veja a seguir.

Fatores externos

Dentro desse nicho, temos alguns fatores imprevisíveis e outros previsíveis. No primeiro campo, estão inclusos requisitos regulamentares que não foram previstos, desastres naturais e outros efeitos colaterais da produção.

Os previsíveis podem ser tidos como riscos operacionais, sociais, interferências de comunicação e riscos financeiros. Os fatores técnicos como evolução da tecnologia também cabem neste ponto, assim como riscos legais, que envolvam a execução correta da legislação de trabalho ou das condições dos envolvidos no projeto.

Fatores internos

Entre os fatores internos causadores de riscos mais comuns estão o excesso de projetos sendo desenvolvidos ao mesmo tempo e um cronograma mal feito, que impede a execução da proposta em tempo hábil.

O fato de que o projeto não passa por um controle adequado ou não acompanha as mudanças desejadas pelo cliente também influencia bastante nesse ponto. Além de quando as prioridades das etapas entram em conflito ou para o caso de o responsável não conseguir realmente manejar o necessário para que o projeto ocorra.

Como planejar o gerenciamento de riscos em projetos?

O planejamento do gerenciamento dos riscos é a primeira etapa da gerência de riscos, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge). O objetivo desse processo é definir como esses riscos serão abordados, qual metodologia será utilizada e quem serão as pessoas nele envolvidas.

Com a técnica certa, o gerenciamento de riscos pode ser feito até no papel, mas ele fica mais preciso, veloz e confiável quando tudo é organizado e assegurado por um programa de computador adequado. Por isso, a dica aqui é contar com um software especializado em projetos para essa atividade.

Com as ferramentas, equipes e técnicas determinadas, é hora de partir para o próximo passo, que é a identificação dos riscos. Esse é o momento de listar todas as incertezas que podem afetar de forma significativa o resultado do projeto.

Para executar essa etapa, é possível se valer de premissas, dados históricos, conversas com especialistas e qualquer outra informação confiável que seja útil. É importante notar que todos os riscos devem ser catalogados nesse mapeamento inicial. Isso é claro, desde que sejam relevantes para o projeto.

Uma probabilidade de chuva forte, por exemplo, é um risco de alta relevância para um projeto de engenharia civil, mas normalmente não entra no mapeamento de riscos de um projeto de um novo software (talvez, apenas o risco de uma descarga elétrica).

Como fazer a avaliação e priorização dos riscos?

Uma vez que os riscos estejam identificados, é hora de determinar quais deles são mais importantes para o projeto e devem ser priorizados. Isso usualmente é feito em duas etapas, sendo que a primeira delas é análise qualitativa dos riscos enquanto a segunda é a quantitativa. Veja mais detalhes abaixo.

Análise qualitativa dos riscos

A análise qualitativa dos riscos consiste em determinar o impacto e a probabilidade de um risco e com base nisso saber qual é o seu valor para um projeto. Mais uma vez, isso é feito com base em estatísticas históricas, conversas com especialistas e dados confiáveis.

No método mais comum de análise, a probabilidade é estabelecida como um valor de porcentagem e o dano ou ganho financeiro desse risco é o seu impacto, que deve ser escrito em uma moeda qualquer, como o real brasileiro, por exemplo. O escore do risco, ou ES, é obtido com a fórmula de ES=P*I, sendo que P é probabilidade e I o impacto.

Com isso, no exemplo da chuva forte em uma obra, por exemplo, o gerente de projetos pode descobrir em suas pesquisas que a probabilidade de ela acontecer no período de execução estabelecido para o projeto é de 40% e que isso causaria, hipoteticamente, um prejuízo de R$ 300.000,00 em atrasos, materiais danificados e salários pagos para funcionários com produtividade comprometida pelo evento natural. Colocando essas variáveis na equação, chegamos à conclusão que o ES é de R$ 120.000,00.

É possível se aprofundar na análise qualitativa com mais técnicas, ou simplesmente acrescentando outras variáveis à fórmula do ES. Mas o importante de se saber aqui é que ela sempre será subjetiva, ainda que seja uma subjetividade bem esclarecida por dados reais e opiniões especializadas.

Análise quantitativa dos riscos

A segunda etapa dessa avaliação é a análise quantitativa dos riscos. Não vamos entrar em detalhes aqui, pois ela envolve números mais precisos e simulações de cenário, normalmente com técnicas mais avançadas.

Nem todo projeto conta com uma análise quantitativa e, quando isso acontece, normalmente apenas os riscos priorizados pela análise qualitativa são contemplados, pois esse processo costuma envolver um investimento maior de recursos para ser efetivo.

Em projetos com escopo pequeno ou baixa complexidade, a análise quantitativa não costuma ser feita, assim como naqueles em que os riscos identificados na análise qualitativa são pouco expressivos.

Como monitorar, controlar e responder aos riscos?

Com os riscos identificados, priorizados e qualificados, é possível traçar um plano de resposta para eles. Sobretudo, cada risco deve ser encarado de uma maneira diferente pelo gerente de projetos, mas em essência, existem quatro maneiras básicas de lidar com eles.

A primeira é evitar o risco sem nenhum tipo de custo ou consequência direta ao resultado do projeto, o que nem sempre é possível. A segunda é a tentativa de transferir esse risco para terceiros, algo que até acontece em alguns setores, mas também é incomum. Já a terceira forma é a alternativa mais usual quando se fala em gerenciamento de riscos em projetos: mitigar o risco, o que significa reduzir a probabilidade de que ele aconteça ou o valor do seu impacto.

Por fim, o gerente de projetos pode assumir um risco, o que é recomendável apenas quando o seu impacto ou ES é muito baixo ou quando a tentativa de mitigar não compensa sob o ponto de vista financeiro. Retomando mais uma vez o exemplo da chuva forte que ameaça uma construção, não é possível evitar nem transferir o risco. Assumir um risco com um ES tão alto também não é uma boa opção, logo, o caminho pode ser mitigar.

Uma forma simples de mitigar esse risco, seria alterar as datas de começo da execução da obra, evitando a estação chuvosa e reduzindo a sua probabilidade. Se isso não for possível, investir em equipamentos ou mais recursos humanos para aumentar a produtividade poderia ser outra alternativa a ser considerada para reduzir o valor do impacto.

Tipos de respostas para riscos

Para eliminar, evitar o prevenir riscos, o plano de gerenciamento precisa ser alterado para que a questão seja solucionada em primeira instância. Outra possibilidade é a transferência, em que o risco é repassado para terceiros, bem como a responsabilidade sobre suas respostas.

Essa é uma iniciativa que não necessariamente elimina o risco, mas apenas visa a redução do impacto. Outra resposta para riscos negativos é a mitigação. Ela se dá por meio de ações que diminuem a quantidade de ocorrências, assim como suas consequências. Um exemplo prático desse item é a trava do carro: ela não exclui as chances de roubo, mas sim as diminui.

Por último, mas não menos importante, existe a aceitação de riscos. Se nenhuma medida é realmente assumida diante de um risco, é preciso aceitá-la. Nesse caso, é fundamental estruturar uma reserva para contingência. Como não haverá tempo para decidir ações, é papel da equipe administrar o retorno conforme ele aconteça.

Não se deve esquecer que também existem riscos positivos, ou seja, aqueles que podem ser transformados em oportunidades. Primeiro, eles precisam ser explorados, para que essa oportunidade fique clara. Em um segundo momento, a ideia é melhorada e compartilhada para ser analisada. Caso aprovada, é a hora de maximizar seus impactos positivos e finalmente aceitar os frutos que poderão ser colhidos através dela.

Por que fazer o gerenciamento de riscos é tão importante?

Em primeiro lugar, toda decisão tomada em relação a um projeto envolve algum nível de risco. Isso quer dizer que sempre existirá alguma chance de que um impasse surja e interfira de forma negativa em alguma etapa ou atividade, o que pode afetar o resultado final ou o prazo de entrega.

Normalmente, quando as consequências são pequenas, é possível fazer algo a respeito com relativa calma e tempo. Mas também existem aqueles problemas praticamente irreversíveis, como a perda de documentos virtuais de um sistema ou a urgência em encontrar uma peça defeituosa bastante específica. Tais exemplos são considerados como catastróficos e a partir disso percebe-se a importância do gerenciamento de riscos na gestão de projetos.

Para completar, acompanhar riscos ajuda tanto na definição de valores de seu projeto quanto em outros detalhes de planejamento e prática. Sendo assim, é possível definir essa questão como a base para o sucesso de seu trabalho, inclusive financeiro.

Quais os principais erros a serem evitados no gerenciamento de riscos?

Por fim, é indispensável também se dedicar a evitar alguns erros no gerenciamento de riscos. Dessa forma, você consegue otimizar seus processos e garantir que tudo ocorra conforme o esperado. Aqui estão os principais problemas que acontecem com frequência e suas respectivas soluções!

Registrar ricos em excesso

É fundamental que você preserve a qualidade de sua lista de riscos. Evite registrar itens corriqueiros e de simples resolução. O foco deve ser apenas naquilo que realmente demonstra relevância e influencie na concepção do projeto.

Decidir resolver todos os riscos

Seja qual for o tamanho da sua lista de riscos, tente priorizar ao máximo aqueles que poderão impactar mais a sua empresa e seu projeto. Talvez não seja possível resolver tudo que foi listado, mas tirar o mais grave do caminho é essencial.

Usar o gerenciamento de riscos apenas na etapa de planejamento

Esse é um erro bastante comum entre gestores de projeto. Lembre-se, porém, de que riscos evoluem, e a maneira com a qual eles foram previstos durante o planejamento se modifica ao longo de seu desenvolvimento. Por isso, faça reuniões regulares para acompanhar essa questão.

Deixar de envolver todos os participantes do projeto

Um gestor jamais pode centralizar o gerenciamento de riscos para si. Essa é uma responsabilidade conjunta, que deve ser analisada por etapa e por setor. Até mesmo para facilitar a resolução dos impasses, visto que é impossível fazer tudo sozinho e delegar tarefas é a melhor opção.

Como um bom software pode ajudar nesse tipo de gerenciamento?

É interessante também contar um bom software de gerenciamento de riscos. Esses sistemas, em geral, são capazes principalmente de ajudar na identificação do risco. Contudo, também pode quantificá-lo e gerar um relatório completo de qual será o verdadeiro impacto dele no projeto.

Com isso, classificá-lo como aceitável ou inaceitável se torna uma tarefa mais clara. O software é capaz de confirmar a aceitação ou recusa de um risco e incentivar o gestor a analisar qual é o nível de tolerância dessa questão em relação à etapa em que esse processo se encontra.

Existem inúmeras alternativas e ferramentas para isso no mercado. Para escolher a melhor, vale a pena levar em conta os principais aspectos de seu negócio, bem como as restrições e opções que o sistema oferece, para que haja uma incorporação adequada e para que se tenha bons resultados.

Como você pôde acompanhar até aqui, prever o futuro com exatidão pode até ser impossível, mas com o gerenciamento de riscos em projetos é possível estar preparado para eventualidades, evitar prejuízos e aproveitar oportunidades.

Ainda assim, tenha em mente que o gerenciamento de riscos em projetos não termina com a elaboração desse planejamento de resposta. Depois disso, é importante estabelecer formas de controlar e monitorar esses riscos durante a execução, evitando ser pego de surpresa.

Gostou de saber um pouco mais sobre este assunto tão importante, mas ainda quer uma ajuda profissional para lidar com incertezas? Não se preocupe! Basta entrar em contato conosco, que vamos ajudar você.

prince2

Veja aqui as vantagens de aplicar a metodologia Prince2!

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Veja aqui as vantagens de aplicar a metodologia Prince2!

Projetos são gerenciados com maior efetividade quando boas práticas comprovadamente eficazes são implementadas. Entre as metodologias que surgiram de tal constatação, está o Prince2. Já ouviu falar dele?

Esse método estruturado é útil a gerentes das mais variadas áreas – da construção civil ao desenvolvimento de sistemas –, promove a governança corporativa e gera economia de tempo e recursos, entre outros benefícios.

Quer saber mais sobre a metodologia? Confira, na sequência, seu conceito, sua utilidade, seus princípios, suas vantagens e dicas de aplicação.

O que é o Prince2?

Esse método foi desenvolvido no Reino Unido, em 1989, como solução para o gerenciamento de projetos em tecnologia da informação, sendo hoje amplamente utilizado nas mais variadas áreas. A nomenclatura vem de “Projects In Controlled Environments”, o que pode ser feito com base em 7 princípios, 7 temas e 7 processos.

Princípios

São orientações a serem tomadas para o projeto estar de acordo com o Prince2, com as tarefas sendo desempenhadas sempre conforme as seguintes bases.

  1. Justificativa contínua do negócio: recursos e esforços precisam estar amparados em uma necessidade dele;
  2. Aprender com a experiência: afinal, ela permite a visualização de gargalos, o reparo de falhas e o aproveitamento de oportunidades;
  3. Papéis e responsabilidades bem-definidos: a fim de não comprometer o andamento das tarefas por causa de atribuições cruzadas;
  4. Gerenciar por estágios: assim como uma empresa é dividida em departamentos, “fracionar” as etapas admite uma melhor gestão;
  5. Gerenciar por exceção: delegar tarefas entre níveis para que o gerente superior não precise lidar com cada empecilho ou desvio no planejamento;
  6. Foco em produtos: assim, as ações passam a ser orientadas para o resultado e não para as atividades;
  7. Adequar ao ambiente do projeto: afinal, o Prince2 pode ser desenvolvido em canteiros de obras, laboratórios, empresas alimentícias, têxteis ou de qualquer outro segmento.

Temas

São aspectos que devem reger sempre o planejamento e a execução das tarefas de um projeto, necessidades a serem averiguadas reiterada e integradamente, sendo elas:

  1. Business Case: envolve a razão da tarefa ou do processo, como investir no conserto de bugs em um software para melhorar a satisfação do usuário e, assim, gerar menos custo com manutenção do sistema;
  2. Organização: estruturar o projeto para a atribuição de responsabilidades e prestação de contas, afinal, cada valor despendido pelo cliente tem uma destinação específica;
  3. Qualidade: parâmetros sobre o nível do produto para atender às solicitações de quem solicitou o projeto;
  4. Planos: onde, como, por quem e quando a demanda será entregue;
  5. Risco: identificar, analisar e controlar as incertezas analiticamente;
  6. Mudança: identificar, analisar e controlar as alterações na linha de base;
  7. Progresso: avaliar se a execução acompanha o planejamento e gerenciar desvios.

Processos

Compreendem o ciclo de vida do projeto desde o seu início até o fechamento, fases entre as quais estão as de: direção, iniciação, controle de etapa, gerenciamento de entrega de produto e de limite de estágio — sendo essa a responsável pela revisão do estágio atual, redefinição do próximo e conferência do business case.

Quais são as vantagens do Prince2?

Com princípios, temas e processos bem-definidos, fica mais fácil estruturar um projeto do início ao fim, assim como lidar com as variações na execução em comparação com o planejamento. Veja outras benesses dessa metodologia globalmente reconhecida e adotada.

Otimização na gestão do tempo

Lembra-se do gerenciamento por exceção, um dos princípios do Prince2? Então, ele parte do pressuposto de que existe uma tolerância em escopo, qualidade, risco, prazo, custo e benefício, que pode ser suportada pelo gerente da área sem necessidade de que o superior hierárquico precise intervir para resolver a situação.

Por exemplo: se os gastos com alvenaria em um canteiro de obras forem superar em 10% a expectativa inicial, o responsável pelo setor pode lidar ele mesmo com a questão porque o valor previsto admitia extrapolação em até 15%. Isso evita que qualquer desvio na execução atrapalhe o planejamento e requeira a atenção do líder.

Melhoria na tomada de decisão

Com pontos flexíveis, o gestor consegue controlar sozinho as alterações na linha de base, além de se eximir de processos demorados e burocráticos, como reuniões com os superiores para reportar problemas e encontrar soluções. Essa autonomia é capaz de evitar atrasos ainda maiores no cronograma e o agravamento de conflitos.

Fortalecimento da governança corporativa

Estamos falando de um sistema replicável, útil a qualquer tipo de projeto, que segue os mesmos procedimentos e produz documentação igual. Além de ser mais fácil reafirmar a cultura organizacional utilizando um método de gestão de projetos estruturado, o Prince2 também facilita o trabalho da auditoria.

Consideração dos stakeholders

Os interessados no projeto (clientes, acionistas, sociedade, fornecedores e outros parceiros comerciais) são levados em conta em todos os níveis. Esse aspecto facilita o planejamento, integra a equipe, assegura o cumprimento do escopo e integra todos em um sistema de trabalho fluído.

Entender as necessidades dos stakeholders, seu papel e seus interesses admite a execução da tarefa em conformidade com o estabelecido e lhe dá propósito. Ainda, as partes entram no processo no momento certo e desempenham sua função com primazia.

Como aplicar o Prince2 na sua empresa?

Vale ressaltar que não é necessário ter certificação para utilizar o recurso em suas atividades organizacionais. Ainda, ela pode ser empregada em metodologias ágeis, com o Scrum, otimizando o desenvolvimento de produtos.

Suponha que o objetivo da sua empresa seja construir um condomínio fechado na região. Defina o business case e as responsabilidades, estabeleça limites de tolerância para gastos com acabamentos, por exemplo, a fim de não extrapolar em mais de 20% o orçamento total inicialmente previsto.

Avalie os riscos, como os acidentes de trabalho aos quais os pedreiros estão sujeitos, e as mudanças, como a necessidade de instalação elétrica em outro lugar por causa de uma viga, o que reflete no projeto de iluminação do imóvel.

A importância de contar com empresa especializada

O Prince2 tem aplicação específica conforme o projeto, sendo realizado com efetividade ainda maior quando a organização dispõe de um software de gestão de projetos de alta qualidade.

Contar com o amparo de uma empresa especializada como a Project Builder ajuda o gestor a planejar, executar e controlar seus processos de forma organizada. A informação fica armazenada, disponível de onde você estiver, e os dados obtidos são cruzados, gerando relatórios atualizados para amparar a tomada de decisão.

De tal forma, cronograma e recursos (como os financeiros) são melhores administrados enquanto você acompanha em tempo real o desempenho de cada colaborador e o avanço das tarefas. Os indicadores ajudam na análise e no controle, garantindo o cumprimento do escopo e evitando empecilhos.

O gerenciamento de projetos fica bem mais fácil quando você utiliza métodos comprovadamente eficientes, como o Prince2. Otimize sua gestão com softwares capazes de melhorar processos, metodologias laborais e a rotina de trabalho.

Gostou do assunto? Entre em contato com a Project Builder e veja as soluções que temos para a sua empresa.

liderança positiva

Confira aqui o que é liderança positiva e como exercê-la!

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Confira aqui o que é liderança positiva e como exercê-la!

A transformação digital dinamizou as relações de trabalho e trouxe novas perspectivas à gestão de pessoas, evidenciando a importância de valorizar as aptidões de cada profissional na busca pelo bem comum: a prosperidade do projeto ou negócio. Falando nisso, o que você sabe sobre liderança positiva?

Essa forma de estimular o indivíduo a dar o melhor de si no desempenho de uma tarefa ou processo tem ganhado notoriedade no ambiente corporativo porque impacta diretamente nos resultados da empresa.

Quer saber mais sobre o assunto? Siga na leitura e entenda mais sobre a modalidade: seu conceito, sua aplicação e importância.

O que é a liderança positiva?

Processo de gestão de equipes pelo qual os membros são estimulados individual e coletivamente a desenvolverem suas potencialidades de forma harmônica e integrada. O condutor dessa empreitada de sucesso é responsável por motivar e inspirar os profissionais, servindo ele próprio de exemplo para os demais.

A liderança positiva lança mão da psicologia para criar um ambiente de positividade propício para o colaborador alcançar seu máximo desempenho, otimização essa que reflete na produtividade da empresa.

O conceito tradicional de líder, aquela pessoa em posição hierárquica superior e incontestável,  já não tem mais espaço no ambiente corporativo. Fica difícil entender as necessidades de cada profissional e saber como usar suas aptidões a favor da equipe com esse distanciamento.

Qual é a importância da liderança positiva?

Ela valoriza as virtudes pessoais e trabalha com motivação, criando um ambiente que inspira confiança para o indivíduo desenvolver-se e alcançar o máximo desempenho. Estamos falando de um processo que busca alinhar valores pessoais com os organizacionais enquanto avalia métricas, planeja e alcança metas.

Esses aspectos geram o engajamento que, segundo a Aon Hewitt, tem impacto direto nas finanças da corporação: um acréscimo de 5 pontos nesse importante fator foi responsável por aumentar em 3% a receita das corporações em 2018, segundo dados do relatório anualmente publicado pela multinacional britânica.

Além do ganho para a empresa, o profissional também se beneficia porque desenvolve sua carreira, explora aptidões e seu lado comunicativo, amplia conhecimento e tem espaço para exercer papel ativo na equipe. Esse senso de pertencimento lhe permite ser quem ele realmente é, criando um vínculo forte entre os colaboradores e com a companhia.

Como aplicar a liderança positiva?

A essa altura, você deve estar pensando em como aplicar esse processo de gestão de pessoas na prática. Vamos dar algumas dicas para você aproveitar de todos os benefícios. Confira!

Boa comunicação

O poder na era da transformação digital está na informação, sendo imprescindível gerenciá-la de forma eficiente para o trabalho ser bem-realizado. Pense, por exemplo, em quantas pessoas estão envolvidas na construção de um imóvel: arquiteto, engenheiro, mestre de obras, pedreiros, pintores, eletricistas e fornecedores.

As etapas são sequenciais, e um atraso em qualquer tarefa impacta no cronograma, no custo e na qualidade do projeto. A organização garante que a comunicação será rápida e eficaz, transmitindo o conhecimento necessário a quem deve saber do dado ou da situação para planejar e executar as medidas que precisam ser tomadas.

Cultivo de bons relacionamentos

O líder na liderança positiva precisa priorizar e criar um bom ambiente laboral para a equipe porque, entre outros fatores, os elos criados garantem maior engajamento e comprometimento com os objetivos da empresa.

Cultivar bons relacionamentos dá às pessoas senso de pertencimento, garante a perpetuação das diretrizes e políticas da companhia, o fortalecimento à governança corporativa. Promover a cultura de tal forma reflete no clima organizacional, aumentando a satisfação de cada colaborador com o trabalho, que é aspecto favorável à produtividade.

Estímulo ao conhecimento

Treinamentos, cursos, workshops e eventos no segmento de atuação da companhia melhoram o desempenho individual, a qualidade do bem produzido, comercializado ou do serviço prestado. A liderança positiva se preocupa com a questão técnica porque ela impacta o posicionamento e a credibilidade da marca no mercado.

O estímulo ao conhecimento não só melhora o projeto e otimiza processos, como também serve de propósito para integrar a equipe. Dinâmicas e dias de imersão são boas medidas para aumentar a interação entre os profissionais, gerar aproximação útil à produtividade e promover ótimos resultados à empresa.

Quais são os benefícios da liderança positiva?

Você já deve ter entendido o conceito, sua importância e aplicação, ou seja, já se familiarizou com as prioridades dessa forma de gerir pessoas baseada na psicologia positiva.

Além do aumento em produtividade, refletido em números nas finanças da empresa, do fortalecimento da cultura empresarial, da promoção do clima organizacional e melhoria no gerenciamento de projetos, a liderança positiva também traz os benefícios elencados a seguir.

Diminuição do turnover

Pessoas motivadas e engajadas são mais satisfeitas com o ambiente laboral e tendem a permanecer onde trabalham. A alta rotatividade no ramo corporativo significa perda de tempo e dinheiro, pois o gestor investe recursos na capacitação do profissional, mas acaba usufruindo pouco ou nada do conhecimento por ele adquirido.

Diminuição do absenteísmo

Colaboradores sob a liderança positiva são mais atentos às suas tarefas diárias e têm maior senso de coletividade, fator importante na redução de acidentes de trabalho, por exemplo — que geram gastos com afastamentos, licenças médicas, horas extras dos colegas e substituição de pessoal.

Retenção de talentos

Talvez exista, na sua equipe, o sucessor para um cargo estratégico que você ainda não tenha notado ou, caso já tenha percebido, precise garantir que ele continue na empresa. A liderança positiva não apenas desenvolve potencialidades como também retém pessoas talentosas porque traça desafios e cria um ambiente de construção contínua.

Melhoria na performance

Com a gestão de pessoas orientada para o crescimento do profissional e a integração da equipe, métricas e metas recebem atenção especial. Os objetivos passam a ser batidos consistentemente quando o líder sabe extrair de cada um seu máximo desempenho.

A liderança positiva é uma forma de promover sua empresa para o público interno, melhorando o posicionamento dela no mercado. Parceiros comerciais e consumidores sentem o impacto dessa mudança, responsável pelo seu diferencial competitivo no setor de atuação.

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ROI de um software ROI de um software

Como calcular o ROI de um software de gestão de projetos

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Como calcular o ROI de um software de gestão de projetos

O Return on Investment (ROI) é um dos indicadores mais usados pelas empresas que querem avaliar se o investimento em um software trará frutos suficientes para justificar a sua implantação. A adoção de um ERP auxilia na hora de calcular o ROI de um software de gestão de projetos ou um CRM, é uma decisão estratégica para qualquer negócio e não pode ser tomada sem um estudo aprofundado.

Quando uma empresa está pensando em implantar um software para gerenciar seus projetos, o ROI também pode contribuir para escolhas mais acertadas, que levem em conta os ganhos reais da iniciativa para a organização.

A nossa ferramenta gratuita de ROI ajuda a calcular o retorno, assim sua empresa terá a otimização da Gestão de Projetos. Confira mais a seguir!

Qual o básico sobre o ROI?

Apesar do ROI de um software ter diversas metodologias diferentes de cálculo de acordo com o aspecto a ser analisado pelo indicador, sua fórmula básica é a seguinte:

Retorno obtido/Total investido

O retorno obtido pode ser tanto no aumento da rentabilidade ou lucratividade quanto na redução de custos. No caso dos softwares de gestão de projetos, é preciso pensar nos gastos necessários para a implantação e manutenção do sistema e qual economia de recursos a tecnologia vai trazer.

O que é ROI de um software de gestão de projetos?

Adotar um software de gerenciamento de projetos é uma necessidade quase fundamental para a empresa que pretende manter-se competitiva e deseja aumentar sua produtividade e centralizar suas informações.

Mas, como em todo investimento, o software de gestão de projetos deve valer a pena. Isso significa que, antes de comprá-lo, você deve analisar os gastos que terá com ele e comparar com os benefícios obtidos.

O ROI de um software de gestão de projetos consiste na relação que existe entre os recursos que foram gastos na aquisição do produto e os ganhos de capital ou a economia em dinheiro que esse produto proporcionou à empresa.

O ROI explicará se o investimento foi ou não benéfico para a organização, ou seja, se ele ajudou a aumentar os lucros (seja diretamente, seja por meio da economia de gastos) ou se trouxe prejuízos. No caso de um software, a economia gerada será o principal fator a considerar.

Quanto vou gastar?

Essa é a hora de colocar no papel o valor total que o fornecedor vai cobrar pela implementação do software. Fora isso, é preciso avaliar se o sistema exigirá recursos para sua manutenção ou suporte terceirizado, além da infraestrutura local, como servidores, máquinas com as configurações adequadas para suportar o software, dentre outras questões envolvidas.

Quanto vou economizar?

A implantação de um software de gerenciamento de projetos poderá trazer diversos benefícios para sua organização. Um dos principais e mais tangíveis são as horas de trabalho gastas pelos membros das equipes envolvidas, incluindo seus gerentes.

O tempo economizado pode ser em função de mais facilidade para atualizar os status de cada uma das atividades, da rapidez para geração de relatórios ou do gerenciamento de mudanças, quando elas ocorrem, por meio de um dashboard, com o qual é possível gerenciar todo o portfólio de projetos em uma única tela gerando, assim, mais eficiência nas análises.

Calcule o número de pessoas e gestores envolvidos nos projetos e quantos serão desenvolvidos em um determinado período de tempo, estimando as horas que poderão ser economizadas com o uso do software e multiplicando-as pelo salário de cada uma das funções.

Qual a fórmula?

Imagine uma empresa que prevê economizar cerca de R$ 100 mil reais ao longo de cinco anos de uso do software, precisando fazer um investimento de 50 mil reais para sua implantação e manutenção.

Jogando na fórmula: Economia gerada (R$ 100.000) – Custo (R$ 50.000) / 50.000 = 1 (ou 100%).

Não se pode esquecer de considerar todas as receitas acumuladas devido à implementação do software, retirando os gastos que foram gerados para a implementação.

Como avaliar os resultados do ROI?

O ROI avalia benefícios quantitativos, e não resultados qualitativos. Sua importância está relacionada diretamente aos ganhos financeiros que o software de gestão de projetos pode oferecer à sua empresa.

Apesar de não indicar se os recursos estão sendo corretamente investidos, o indicador revela o sucesso ou o fracasso de um investimento específico. Assim, quanto mais alto for o valor do ROI de um software de gestão de projetos, mais vantajoso será o produto, e os resultados tendem a ser sempre melhores.

O ROI negativo, por outro lado, significa que os ganhos foram inferiores aos recursos aplicados, definindo um investimento não rentável. Já um ROI nulo, por sua vez, revela que não aconteceram mudanças relacionadas ao investimento.

Qual a importância de calcular esse indicador?

Obtendo-se o resultado, a empresa pode então comparar o ROI da implantação do software com outras alternativas para otimizar os projetos e verificar qual é mais vantajosa.

Além de ajudar a analisar a viabilidade do investimento, o ROI também estimula a empresa a verificar os recursos que economizará com a implantação do software (em especial as horas de trabalho) para que possa direcioná-los para outras iniciativas prioritárias.

O uso de um software como esse também traz benefícios, como aumento das chances de sucesso dos projetos, entrega em prazos menores, melhoria do ambiente de trabalho da equipe, facilidade na prestação de conta, entre outros.

No entanto, ainda é fundamental que a empresa faça o estudo do ROI para verificar se o investimento no sistema vai realmente proporcionar um retorno tangível para a organização.

Quais as melhores práticas no cálculo de ROI?

Já deixamos claro que é essencial relacionar todos os gastos pertinentes e não apenas o custo de aquisição do produto. Não se pode esquecer o custo de implantação, os gastos com o treinamento dos colaboradores, a infraestrutura que será necessária para manter o software em funcionamento e outros aspectos.

O tamanho e o volume de armazenamento são critérios que contribuem na definição de um custo para o investimento. Para determinar o ROI de um software de gestão de projetos, é importante considerar alguns fatores como:

O tempo

Os softwares gerenciadores de projetos são desenvolvidos para que o gestor tenha mais tempo para se dedicar a outras atividades. Alguns gestores consideram que economizar tempo vale, pelo menos, a metade de um funcionário em relação à produtividade.

Com um software destinado à gestão dos projetos, cai bastante o tempo necessário para organizar todos os documentos e reportar como o projeto está andando.

O dinheiro

Esse ponto é efetivamente relevante. Aumentando a eficiência dos funcionários, muitas empresas não têm mais necessidade de manter equipes muito grandes e contratar novos empregados. Na verdade, o custo anual de um software de gerenciamento pode representar somente uma parcela do salário de um colaborador.

Além disso, é preciso considerar que, quando a empresa conquista melhores resultados e menos retrabalho, isso também está relacionado com lucros financeiros.

A comunicação

É comum que os projetos não deem certo por causa de falhas na comunicação. Mas a ferramenta de gestão propicia otimização nos processos comunicativos, deixando tudo mais fácil e claro para a equipe.

Uma comunicação efetiva pode ser feita por meio de comentários sobre o projeto, de símbolos que dão alerta sobre trabalhos atrasados, de lembretes com a ajuda de e-mail para que o projeto se mantenha em movimento.

Integrados em somente uma plataforma, o PMO conquista um ótimo aliado para orientar a Metodologia de Gerenciamento de Projetos que foi proposta para a empresa.

A organização

O ROI de um software de gestão de projetos também deve levar em conta a realização de um trabalho organizado, em que seja possível padronizar os processos. A padronização contribui para que a equipe de funcionários aumente a produtividade.

Quais as vantagens de calcular o ROI de software de gestão de projetos?

A partir do que falamos sobre a importância de calcular o ROI, podemos enumerar outras vantagens em utilizar o indicador, adotando boas práticas.

Ajuda a priorizar os projetos da empresa

Os resultados do cálculo auxiliam o gestor na tomada de decisões, pois servem como referencial para priorizar futuros projetos que serão implementados na organização. Aqueles que oferecem maior ROI devem ser colocados em primeiro lugar.

Esses projetos podem estar relacionados ao próprio software ou a outras soluções complementares.

Ajuda a definir metas mais realistas

As metas servem como uma bússola que orienta os funcionários no rumo dos objetivos da empresa. Mas toda meta deve ser desenvolvida a partir de informações efetivas. O ROI de software permite analisar a viabilidade de projetos mais ou menos ambiciosos.

Ajuda na tomada de decisões rápidas e assertivas

O mercado requer que os gestores sejam ágeis na tomada de decisões. Ficar esperando para saber se este ou aquele investimento vale a pena só serve para atrasar os projetos e reduzir o potencial competitivo da organização.

Quais os erros no cálculo do ROI?

Alguns erros podem ser cometidos ao tentar calcular o ROI de um software de gestão de projetos. Um deles é não considerar todas as variáveis. Por exemplo, a empresa que investe em um sistema para gerenciar projetos também pode investir no treinamento dos funcionários, em comunicação com o público consumidor e em um programa de fidelização. Ou seja, convém analisar os ganhos gerais, que envolvem todos os custos, diretos ou indiretos.

Outro erro é não saber interpretar os resultados. Se o valor de ROI 1 significa 100% de economia, um valor 0,5 significa 50%. É importante multiplicar o resultado final por 100 e avaliar o percentual. E nem sempre um percentual baixo aponta um investimento não valha a pena. Por exemplo, se o software contribui para gerar 20% de economia, será que já não é um bom retorno? A economia nacional passa por uma fase difícil e quaisquer que sejam as reduções de despesas, elas já representam ganhos para a empresa.

O perigo é quando o ROI é negativo, pois aí indica prejuízo. Se ele apresenta um adicional de 20% nas despesas, não vale a pena aplicar recursos, não é mesmo?

O cálculo do ROI de um software de gestão de projetos vai servir de “estrela-guia” para que você invista no produto certo e com os recursos que realmente pode aplicar.

E você, já utiliza algum software de Gestão de Projetos para otimizar o seu trabalho? Gostaria de conhecer boas soluções? Entre em contato com a Project Builder e obtenha mais informações!

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dicionário da eap

Dicionário da EAP: o que é, para que serve e como funciona

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Dicionário da EAP: o que é, para que serve e como funciona

O gerenciamento de projetos é feito de forma mais eficiente com ferramentas e recursos que facilitam a organização do trabalho, a sua realização, o acompanhamento das atividades e que influenciam na satisfação do cliente. O dicionário da EAP, documento útil ao detalhamento do escopo, pode ajudar muito nesse processo.

Tal instrumento tem apelo visual, é de fácil elaboração e entendimento, contém informações importantes de um jeito simples e promove a comunicação entre a equipe. Assim é garantido que as tarefas de cada etapa, muitas vezes sequenciais, serão cumpridas pelo responsável dentro do nível de aceitação determinado.

Continue na leitura e entenda melhor a ferramenta, sua função, finalidades e aplicação no gerenciamento de projetos.

O que é o dicionário da EAP?

Vamos falar primeiro da EAP (Estrutura Analítica do Projeto), ferramenta na qual as tarefas na execução de uma obra ou desenvolvimento de um software, por exemplo, são decompostas hierarquicamente em blocos menores. Essa é uma forma efetiva de orientar a equipe, manter a ordem e o fluxo de trabalho.

Esse recurso otimiza o gerenciamento das atividades, acompanhamento das etapas, admite um melhor controle das entregas e, por causa de seu formato, facilita a visualização do escopo do projeto. Assim, há maior garantia de que as especificações serão atendidas e o cliente ficará satisfeito.

Por sua vez, o dicionário da EAP é o documento no qual são detalhados os pacotes de trabalho, menores subdivisões possíveis das tarefas em um projeto. Aqui, eles são descritos, especificados — com questões técnicas, por exemplo—, designados aos respectivos responsáveis e podem ter seu orçamento discriminado.

Além disso, devem constar nessa ferramenta os indicadores de qualidade capazes de atestar se cada entrega está dentro dos padrões estabelecidos. Os chamados critérios de aceitação são importantes, pois projetos de uma mesma empresa podem ter objetivos e prioridades diferentes.

Quais são as finalidades e utilidades do dicionário da EAP?

Erguer do zero uma unidade habitacional do Minha Casa Minha Vida envolve prioridades distintas de quando um imóvel em condomínio de luxo é construído. A qualidade dos materiais é diferente, assim como o orçamento disponível, o gerenciamento de custos, aquisições e stakeholders, sem falar das outras áreas de conhecimento do PMBOK.

O dicionário EAP orienta de forma precisa e clara a ação da equipe em cada pacote de trabalho, garantindo o atendimento ao escopo nos mínimos detalhes. Seus elementos codificados — a pintura da parede na reforma de um apartamento pode ser o item “5.1”, por exemplo — e a estimativa de duração das atividades facilitam a comunicação da equipe.

Com esse recurso, o fluxo de trabalho melhora, todos os envolvidos no projeto tomam ciência das suas tarefas, sabem quem são os responsáveis, conseguem controlar as entregas, evitar atrasos e desperdício de materiais, economizar tempo e reduzir custos.

Como é criada a EAP e seu dicionário?

Tal estruturação parte da definição das etapas principais de um projeto. No caso do lançamento de um novo software no mercado, estamos falando de: definir os requisitos do produto, seu design, desenvolver o sistema, testá-lo e partir para a implementação.

Fica mais fácil estruturar a EAP montando o termo de abertura do projeto, documento em que constam direcionamentos gerais como: sua justificativa, objetivos, descrição do produto, entregas, estimativas iniciais de custo e tempo, premissas, restrições, riscos e stakeholders.

Na sequência, divida a empreitada por fases (de acordo com o ciclo de vida do projeto), entregas ou equipes. É interessante ouvir os colaboradores e fornecedores envolvidos para já engajar todos no projeto e conhecer as necessidades de cada área sob seu gerenciamento.

Então, elabore o dicionário da EAP dividindo as fases até a menor estrutura possível (pacote de trabalho). O segredo dessa última ferramenta está nos detalhes, na descrição clara e precisa do que deve ser realizado, como definir por quem e quais são os critérios de aceitação para a entrega ser feita dentro das expectativas.

Qual é a aplicabilidade da EAP e do dicionário da EAP na gestão de projetos?

Ainda está difícil entender como é feita aplicação dessas ferramentas? Vamos explicar melhor com um exemplo prático da construção civil. Imagine que determinada empresa se comprometa a construir uma casa.

No primeiro nível de classificação da EAP serão colocadas categorias gerais, tais como gerenciamento do projeto, design, licitação, mobilização, construção, desmobilização. É necessário ressaltar que há a possibilidade dos quadrantes variarem — com “acabamento e decoração” em mesmo grau hierárquico que “construção”, por exemplo.

Então, em cada categoria ocorre o desmembramento das tarefas em níveis menores: em “design” são incluídos o projeto de arquitetura e a definição de requisitos; em “licitação”, a escolha dos fornecedores e em “construção”, os itens “fundações”, “alvenaria” e “preparo do terreno”.

Por fim, é elaborado o dicionário da EAP, com a última subcategoria citada podendo ser dividida em: “topografia”, “terraplanagem” e “demarcação”, respectivamente codificadas como “1.1”, “1.2” e 1.3″. Ainda é admissível estruturar o documento em questão dividindo a terraplanagem nas etapas de “limpeza”, “corte”, “aterro”, “subsolamento” e “acabamento”.

Detalhes do dicionário da EAP

Outras informações são imprescindíveis quando esse documento é montado, por exemplo: estipule prazos, descreva no pacote de trabalho “limpeza” o que deve ser feito — tarefas como retirar a vegetação, tocos e entulho — e estabeleça quem são os responsáveis.

Também é preciso definir o critério de aceitação das atividades no canteiro de obras. Se, por exemplo, o José é encarregado unicamente do sistema hidráulico, ele é quem vai instalar e conectar os encanamentos.

Sua entrega só é finalizada caso o material escolhido atenda às exigências de qualidade estipuladas entre o gerente de projetos e o cliente. Ainda, não pode haver vazamentos ou infiltrações sob pena de atrapalhar a etapa seguinte na construção da casa, a instalação do sistema elétrico.

Toda a equipe atua de forma coordenada mediante o esclarecimento detalhado das tarefas. Assim, os envolvidos sabem exatamente quando precisam entrar em ação, o que devem fazer e como realizar a entrega dentro dos padrões acordados com o cliente.

Entendeu como o dicionário da EAP pode ajudar o gerente de projetos a controlar as tarefas e a equipe, evitar atrasos, gastos e desperdícios enquanto o fluxo de trabalho flui promovendo a comunicação entre os envolvidos? Recorra à ferramenta e veja como sua rotina fica mais fácil.

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Conheça 6 funcionalidades essenciais de um sistema de gestão de projetos

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em . Postado em Projetos. Nenhum comentário em Conheça 6 funcionalidades essenciais de um sistema de gestão de projetos

Desenvolvedores de software, programadores e gestores atuando na construção civil, ou em qualquer outro segmento corporativo, têm sua rotina laboral otimizada com um sistema de gestão de projetos eficiente.

Suas funcionalidades melhoram as etapas de desenvolvimento do produto, poupam tempo, facilitam a comunicação, refletem positivamente na qualidade do trabalho feito e aumentam a produtividade.

Quer obter ganhos significativos em seus resultados? Confira o que é, como funciona e qual é a importância dessa importante ferramenta no meio corporativo.

O que é um sistema de gestão de projetos?

Lançar um produto novo nas prateleiras, explorar um novo nicho no mercado, construir um edifício comercial ou desenvolver um aplicativo de mobilidade urbana são processos trabalhosos que requerem muitas etapas, pessoas e são afetados por inúmeras variáveis.

O gerenciamento precisa ser feito adequadamente para escopo, aquisições, custos, recursos humanos, qualidade, riscos, partes interessadas e comunicação serem bem controlados e funcionarem eficientemente de forma integrada.

O sistema de gestão de projetos promove o planejamento das tarefas necessárias ao bom desenvolvimento do trabalho. Ele admite a estruturação do projeto em etapas, armazena e dissemina informação entre os membros da equipe, além de cruzar os dados para gerar análises sobre o andamento das atividades.

Qual é a importância do sistema de gestão de projetos?

Suas funcionalidades permitem a organização, o monitoramento dos processos, possibilidade de realizar melhorias contínuas nas operações e metodologias de trabalho. Assim, os colaboradores têm seu desempenho constantemente avaliado e maximizado, sinônimo de produtividade para a empresa.

Por exemplo: pense em quanto tempo, pessoas envolvidas, recursos e detalhes existem na construção de um imóvel desde a fundação até os acabamentos. Mesmo dentro desse ramo corporativo, os clientes têm gostos e prioridades distintas — um condomínio de alto padrão não é feito como um conjunto habitacional.

O sistema de gestão de projetos possibilita a personalização e o melhor atendimento do escopo. Seus dados checam se a execução segue o planejamento, evidenciam desvios, oportunidades de melhoria, admitem reparos rápidos e retratam como as atividades são desempenhadas.

As informações servem de base para empreitadas futuras, evitando erros e retrabalhos. Assim, fica mais fácil a empresa chegar à excelência na prestação de seus serviços, sinônimo de credibilidade no mercado e acentuação do seu diferencial competitivo em relação às demais companhias do setor.

Quais são as funcionalidades de um sistema de gestão de projetos?

Apresentamos o conceito e falamos de forma geral sobre a importância dessa ferramenta na otimização das operações e rotinas laborais da organização. Confira na sequência 6 utilidades para entender como o recurso funciona na prática.

1. Gestão de tarefas

Uma obra, assim como vários outros projetos, é realizada em etapas sequenciais, ou seja, a próxima depende da anterior: a fundação só será feita após a terraplanagem e não dá para colocar os tijolos sem antes estabelecer vigas e pilares.

Um sistema de gestão de projetos garante que as tarefas serão desempenhadas ordenadamente e de forma adequada, deixando a fase anterior bem desenvolvida e completamente finalizada para o trabalho seguinte.

2. Gerenciamento da comunicação

Ainda dentro do exemplo da construção civil, temos clientes, vizinhos do terreno, arquitetos, engenheiros, mestres de obras, pedreiros, pintores, eletricistas, encanadores, empresa de concretagem e outros envolvidos na empreitada.

O sistema de gestão de projetos possibilita a comunicação entre a equipe e parceiros comerciais na plataforma virtual. Além de poderem entrar em contato direto, as partes ficam constantemente atualizadas sobre o avanço das tarefas, o que permite a cada pessoa se programar para desempenhar suas atividades quando chegar o momento.

3. Controle de cronograma

É mais fácil cumprir os prazos com os processos funcionando assim, de forma fluida, e com todos informados sobre o seu andamento. As informações fornecidas pelo software evitam atrasos ou, caso eles aconteçam, admitem que os devidos reparos sejam feitos rapidamente — tais como a alterar a data limite ou agilizar a realização de alguma tarefa.

Um sistema de gestão de projetos eficiente, como o da Project Builder, classifica a situação de uma atividade, por exemplo, em: “planejamento”, “atraso”, “pode iniciar”, “andamento” ou “homologada”. Cada categoria tem uma cor diferente, o que facilita na hora de monitorar a execução dos afazeres e cobrar entregas.

4. Gestão de custos

A questão financeira é sensível e crucial, pois todas as etapas dependem desses recursos para serem viabilizadas. O sistema de gestão de projetos admite o controle das despesas e pode indicar exatamente quanto foi gasto em cada item, transparência que ajuda a identificar desvios e a evidenciar aplicações mal feitas.

5. Gestão de recursos humanos

Eleger as pessoas certas para cada tipo de atividade, explorando ao máximo suas potencialidades, não é fácil. O software permite a visualização dos colaboradores disponíveis para determinado projeto e a atribuição de responsáveis por tarefa, forma de observar o desempenho do profissional e fazer as cobranças à pessoa certa.

6. Emissão de relatórios

Além de armazenar dados pessoais dos clientes, previsões de custos e datas, valores efetivamente despendidos, descrição, escopo, premissas e restrições do projeto, o sistema de gestão cruza as informações para o gerente poder monitorar e promover melhorias nos processos.

Os resultados evidenciam a evolução do trabalho e dão respaldo à tomada de decisão, orientação estratégica à empresa para aumentar a produtividade. A visibilidade da plataforma também admite a prestação de contas ao cliente, que pode acompanhar a implementação do projeto.

Por que o Project Builder pode ser a solução ideal?

Que tal adotar um sistema de gestão de projetos orientado ao PMBOK, Ágil, PM Canvas e Prince2 capaz de fornecer a você informações em tempo real? Isso permitirá controlar e promover melhorias no desempenho de sua equipe eficientemente. Veja só como a Project Builder pode elevar o diferencial competitivo de sua empresa no seu segmento de atuação.

Critérios e indicadores

Os KPIs do nosso software permitem ao gestor a priorização de investimentos no portfólio de projetos. Assim, ele pode selecionar as oportunidades que mais agreguem valor ao seu negócio.

Agilidade na decisão

O software da Project Builder tem fluxos automáticos de aprovação de propostas. Suas informações em tempo real aceleram a capacidade de responder aos cenários enfrentados, mitigando riscos com maior eficiência e evitando atrasos, entre outros benefícios.

Monitoramento da equipe

Nosso sistema de gestão de projetos admite o acompanhamento das tarefas realizadas pelos colaboradores, traduzindo a sua produtividade em números. De tal forma, é possível estimular o profissional e fomentar o seu máximo desempenho com alertas proativos em seus respectivos compromissos — além de evitar retrabalhos.

Quantificação de resultados

Tenha objetivamente demonstrada em valores e porcentagens a evolução da sua equipe na empreitada. A Project Builder admite o controle de custos e aquisições, uma maneira efetiva de evitar que se estoure o orçamento.

Um sistema de gestão de projetos automatiza tarefas, controla resultados, mostra em números a efetividade das medidas adotadas e respalda a tomada de decisão. Invista nesse importante recurso e veja sua empresa ganhar notoriedade em seu segmento corporativo.

Entre em contato com a Project Builder para conhecer melhor o nosso produto. Temos a solução ideal para a sua companhia!

Descubra como aplicar a matriz GUT na gestão de projetos!

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Descubra como aplicar a matriz GUT na gestão de projetos!

Como não é possível atacar todas as frentes de uma só vez, os gestores de projetos precisam buscar ferramentas para definir prioridades e administrar o tempo disponível. É o caso da matriz GUT.

Ao avaliar gravidade, urgência e tendência, o profissional atribui graus de importância às tarefas, estabelecendo o que, diante das circunstâncias, deve atrair o seu esforço. Logo, consegue nortear ações e alocar recursos.

Sendo assim, se você tem dificuldades para gerir tempo e alocar recursos em projetos, continue a leitura para conhecer a matriz GUT e desenvolver suas habilidades de gerenciamento.

O que é matriz GUT?

A ferramenta corresponde a um modelo de trabalho para avaliar e atribuir importância a demandas, tarefas e problemas. Isso ocorre por meio da mensuração de três características.

Gravidade

Diz respeito à relevância em relação às possíveis consequências. Por exemplo, não entregar um pedido que responde por 20% do faturamento é mais grave do que não entregar o de 1%.

Urgência

Corresponde ao momento em que as consequências serão sofridas. Por exemplo, se a não entrega do pedido ocorrerá hoje, amanhã, daqui a um mês etc.

Tendência

Consiste na evolução do problema, ou seja, se melhora ou piora com o passar do tempo. Por exemplo, saber se, quanto mais os dias passam, as consequências financeiras aumentam ou diminuem.

A ferramenta foi proposta por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe  e, comumente, é aplicada por meio da atribuição de notas de 0 a 5 a uma lista de problemas. Veja como funciona:

Gravidade

  • 1: o dano em potencial é nulo ou mínimo;
  • 2: o dano é pequeno; 
  • 3: o dano é regular;
  • 4: o dano é grande;
  • 5: o dano é extremo.

Urgência

  • 1: ​o dano ocorrerá a perder de vista;
  • 2: o dano no longo prazo;
  • 3: o dano no médio prazo;
  • 4: o dano no curto prazo;
  • 5: o dano ocorrerá imediatamente.

Tendência

  • 1: o problema é estável ou pode melhorar;
  • 2: o dano piorará no longo prazo;
  • 3: o problema piorará no médio prazo;
  • 4: o dano piorará no curto prazo;
  • 5: o problema piorará imediata e rapidamente.

​Perceba que existe abertura para interpretação de alguns conceitos conforme as características do projeto. Por exemplo, o longo prazo na construção de um avião pode significar mais de uma década, enquanto em outros segmentos será bem mais enxuto.

Como aplicar a matriz GUT na gestão de projetos?

A matriz GUT está ligada aos processos de tomada de decisão, servindo tanto para identificar a prioridade como para justificar as escolhas realizadas. Assim, a aplicação pode ocorrer em diversas etapas da gestão de projetos:

  • entender a prioridade do que espera aprovação;
  • definir a alocação de recursos entre projetos;
  • tomar atitude similar em relação às tarefas dentro de cada projeto;
  • responder a imprevistos e alocar recursos para emergências.

Em todos os casos, existem boas práticas que podem contribuir para colocar a ferramenta em funcionamento. Confira! 

Estabeleça o ranking dos problemas

Uma primeira prática comum é multiplicar as notas de gravidade, urgência e tendência entre si. Assim, o resultado representaria o nível de importância do problema:

  • gravidade x urgência x tendência = GUT.

É uma boa estratégia inicial, mas deve ser utilizada com cautela para que não se tenha uma apuração superficial. Um exemplo simples é um problema que possa levar à perda de um cliente. Nesse caso, ele será gravíssimo, mas terá a pontuação geral baixada porque não há muito como piorar.

Analise o esforço exigido por cada problema

A análise ficará mais rica, nesse sentido, se você buscar informações qualitativas e cruzar com outras ferramentas de gestão. O primeiro deles é estimar o esforço necessário para solucionar o problema, gerando uma relação do custo-benefício.

A vantagem é que, muitas vezes, o investimento em tentar resolver todas as questões pode afastar o gerente dos aspectos essenciais. Logo, é preciso entender o custo-benefício para saber em que pontos realmente vale a pena investir. Uma dica é complementar a matriz GUT com o diagrama de eisenhower.

Elabore um plano de ação

Após diagnosticar as atividades, o passo seguinte é planejar a melhor abordagem para as tarefas e alocar os recursos. Para isso, elabore um plano de ação para cada problema, apontando o que precisa ser feito e indicando os responsáveis.

Uma ferramenta utilizada com esse objetivo é a 5w2h. A ideia é responder a 7 questões e, assim, reunir as informações essenciais para um plano de ação:

  • O que fazer?
  • Por que fazer?
  • Onde fazer?
  • Quando fazer?
  • Como fazer?
  • Quem fará?
  • Quanto custa?

A complexidade do plano varia conforme a tarefa. Por exemplo, enquanto em algumas bastará a fixação de um prazo, outras exigirão a elaboração de um cronograma completo. Trata-se, portanto, de uma ferramenta bastante flexível. 

Crie equipes de força-tarefa

Frequentemente, as tarefas com maior urgência, gravidade e tendência derivam de imprevistos e o gerente de projetos precisa rapidamente entender o nível de prioridade e deslocar esforços. O problema é que, como normalmente não há um único projeto em andamento, ao tirar o recurso do ponto “A” criam-se atrasos no ponto “B”.

No dia a dia, existe um tipo de equipe, a força-tarefa, que pode operar ao lado dos times de projetos para enfrentar as tarefas emergenciais. No modelo, forma-se um grupo com a finalidade de executar um plano de ação e resolver um problema específico, que pode receber uma solução definitiva ou que amenize a situação.

A forma de organizar a equipe depende do número de colaboradores, de como eles estão distribuídos nos projetos e da demanda. Veja alguns exemplos:

  • destacar parte do time do projeto em que houve o problema;
  • selecionar profissionais de vários times, minimizando o impacto;
  • montar um time de suporte com essa finalidade. 

Qual é a importância da matriz GUT em projetos?

A ferramenta estabelece prioridades relacionadas aos projetos, tarefas e problemas. É, portanto, um instrumento para nortear a formulação de estratégias e alocar os recursos disponíveis. Entre os benefícios, é possível notar sensíveis melhorias nas seguintes áreas:

  • ter clareza quanto ao que precisa ser feito;
  • entender a importância de cada problema ou tarefa;
  • criar uma escala para que os recursos sejam destinados proporcionalmente e não em um modelo de tudo ou nada para cada tarefa;
  • organizar as informações sobre os problemas pendentes;
  • expor as dificuldades de maneira clara e compreensível para os colaboradores.

Por isso, saber como aplicar a matriz GUT é uma competência relevante para os gerentes de projetos. Logo, agora que você já conhece as principais dicas sobre o tema, coloque a ferramenta em prática para, aos poucos, ser capaz de priorizar tarefas de maneira mais eficiente.

Se quiser conhecer outras ferramentas de gestão de projetos, assine nossa newsletter e mantenha-se atualizado sobre as boas práticas da área!

Saiba como um bom software pode ajudar no gerenciamento de problemas!

Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em . Postado em Gestão. Nenhum comentário em Saiba como um bom software pode ajudar no gerenciamento de problemas!

É importante solucionar problemas dentro da empresa. Os conflitos sempre aparecem e variam de intensidade. O gerenciamento de problemas trata-se de um desafio para os gestores, mas eles precisam ter coragem e habilidades para encará-lo.

Atualmente, as empresas buscam profissionais mais independentes, que saibam atuar em circunstâncias diversas sem a necessidade de sempre recorrer a outros gestores. A proatividade é uma qualidade muito buscada especialmente nos profissionais que exercem cargos de chefia e liderança.

Mais uma vez, a tecnologia pode representar um grande diferencial para o profissional. Veja como um bom software pode ajudar no gerenciamento de problemas. Mas, antes, confira algumas dicas de ouro para solucionar problemas corporativos!

Trabalhe com profissionais competentes

Trabalhar com maus profissionais só serve para dar dores de cabeça e aumentar os seus problemas. Os profissionais desqualificados ou acomodados não têm engajamento com o negócio. Por esse motivo, acabam interferindo na produtividade, podendo até mesmo atrapalhar o desempenho de outros funcionários.

O profissional competente apresenta, além de conhecimentos sobre o setor em que atua, força de vontade, proatividade, desejo de crescer. Ele ajuda a resolver problemas quando aparecem e também a evitá-los, atuando de forma preventiva.

Use boas ferramentas

Há diferentes instrumentos para fazer o gerenciamento de problemas. Algumas ferramentas de análise e gestão de riscos são recomendadas para a resolução e prevenção de problemas.

O PDCA, por exemplo, usado na gestão, segue estas etapas:

  • Plan, ou Planejar;

  • Do, ou Fazer;

  • Check, ou Checar;

  • Act, ou Agir.

No planejamento, uma equipe competente analisa a situação da empresa e identifica os problemas, criando planos de ação para solucioná-los. Na fase seguinte, é hora de executar o plano traçado. Em seguida, é preciso checar os resultados e, finalmente, praticar as ações de correção.

O processo de Análise de Causa Raiz, que também integra a metodologia PDCA, procura definir o problema e identificar as possíveis causas, verificar as causas efetivas, propor soluções, implementá-las e, no fim de tudo, analisar os resultados. Nessa análise, podem ser empregados gráficos e diagramas.

Para gerenciamento de riscos, temos ferramentas como:

  • Análise Preliminar de Riscos (APR) — usada nas fases iniciais de implementação dos projetos;

  • What If — são imaginadas todas as possibilidades de riscos e como solucioná-las;

  • PMBOK (Project Management Body of Knowledge) — conjunto de práticas para gerenciar projetos definido pelo Instituto PMI.

Todas elas podem ser otimizadas a partir de um software específico.

Defina políticas de gerenciamento de problemas

A partir de políticas bem definidas a respeito do gerenciamento de problemas, é possível engajar toda a equipe aplicando as técnicas e as ferramentas adequadas. Os objetivos devem ser claros em relação a qualquer projeto e as ações, padronizadas.

A padronização é valiosa porque contribui para prever problemas e saber como lidar com eles de antemão. Desse modo, tudo que fugir aos parâmetros deve ser realinhado. Por outro lado, a definição de políticas claras dá mais confiança aos profissionais.

Administre melhor o tempo

O controle do tempo é algo difícil, principalmente se existirem muitas atividades a cumprir. Urgências em excesso, por exemplo, adiam os processos intermediários, resultando em problemas administrativos.

A gestão malfeita do tempo pode até mesmo comprometer a viabilidade de um bom projeto. Quando os envolvidos conseguem produzir de maneira mais organizada, os projetos se desenvolvem com mais rapidez e eficiência.

Para otimizar o tempo, muitas vezes é preciso delegar tarefas. A concentração de afazeres nem sempre oferece os melhores resultados, já que sobrecarrega um determinado gestor, funcionário ou grupo.

Atente para os custos

Os problemas podem surgir devido à má administração dos custos. Por isso, é fundamental elaborar corretamente o orçamento do projeto e respeitá-lo durante toda a sua execução. Quando o projeto está adequado ao total de dinheiro disponível, a possibilidade de o orçamento estourar é muito baixa.

Entenda a relação entre um bom software e o gerenciamento de problemas

Sem dúvida, a utilização de um software de gestão avançado contribui para o gerenciamento de problemas, favorecendo a aplicação de todas as dicas citadas acima. Ele pode ajudar de diferentes formas.

Permite a automação dos processos

Quando não existe uma boa estruturação para as atividades, os retrabalhos são mais frequentes. Além disso, as tarefas consomem mais tempo do que deveriam e, consequentemente, a produtividade cai. A automação permite que os processos se desenrolem de forma mais ágil e enxuta.

Reduz os erros

Como permite a padronização dos processos, os funcionários têm mais tempo para se dedicar a tarefas mais importantes. Dessa maneira, a empresa pode lidar com o aumento do total de negócios com mais eficiência, dispensando o controle e as atividades manuais.

Também fica mais fácil identificar as ações ideais para cada operação, baseando-se nos dados do histórico e de outras fontes. O resultado é que ocorrem menos erros e imprecisões nas rotinas.

Diminui bastante o retrabalho

Com a centralização e padronização das informações, o gestor tem acesso em tempo real a todas elas. Assim, ele pode ajustar processos e efetivar um planejamento mais eficiente. Por consequência, reduz-se o tempo de trabalho e os gastos operacionais, uma vez que a automação garante o direcionamento correto dos recursos, evitando desperdícios.

Ajuda a respeitar a legislação vigente

Um dos principais benefícios de um software é a adequação à legislação vigente no Brasil. Ele atende às disposições legais específicas e às normas relativas a cada segmento. Assim, ajuda a empresa a cumprir as suas obrigações tributárias.

Ter problemas com os órgãos fiscalizadores do governo é uma das piores coisas que podem acontecer a qualquer organização.

Otimiza o compartilhamento de informações

O sistema oferece a todos os departamentos ou colaboradores de uma equipe específica as mais importantes informações em tempo real, ou seja, atualizadas. Com o software, não há necessidade de reintroduzir dados nem comparar informações de fontes diversas.

Assim, evitam-se problemas de comunicação e os efeitos desastrosos que eles costumam causar. A informação confiável é um valioso ativo intangível que a empresa tem, pois equivale a conhecimento.

Garante a segurança da informação

Perder dados é um problema grave que a empresa pode enfrentar. Eles podem ser corrompidos ou deletados acidentalmente. Contando com um gerenciamento de problemas automatizado, os dados ficam armazenados em um só lugar, com plena segurança.

As informações são atualizadas e passam por um backup regular. Desse modo, não há perigo de perda definitiva dos dados devido a acidentes ou problemas tecnológicos.

O gerenciamento de problemas a partir de um bom software previne contra os principais riscos, fazendo com que a empresa ganhe mais força competitiva e seja mais rápida na tomada de decisões, com soluções prontas e eficazes.

O que você acha de soluções automatizadas? Gostaria de contar com um software avançado? Entre em contato conosco e obtenha detalhes!