Autor: Walquiria Lima e San-Thiago

O cronograma é o principal meio de gestão do tempo de um projeto. É ele que estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica. Seu principal objetivo é assegurar que as etapas sejam concluídas dentro do prazo definido, mantendo o cliente satisfeito com o time to market da solução.

A elaboração de um bom cronograma de atividades depende de importantes variáveis, a começar pela construção de um escopo bem traçado, passando pelo entendimento completo das fases requeridas para a conclusão da iniciativa, bem como de todos os recursos necessários para encaminhar o projeto até o fim.

Achou muito complicado? Não se preocupe! Neste post, você vai ver que o cronograma de atividade é mais simples do que parece!

Por que elaborar um cronograma?

O cronograma é uma maneira visual de revelar a sequência de atividades dentro de um projeto, possibilitando, assim, que você cheque as interdependências de tarefas e desenvolva meios para otimizar entregas.

Basicamente, você mapeia os pontos de tensão da iniciativa, verificando os aspectos em que a equipe precisará de atenção redobrada para não se dar mal com os prazos e manter as entregas conforme os planos iniciais.

Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto pode ajudar tanto a equipe quanto o gerente a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas ágeis e eficientes para o desenvolvimento de cada solução.

A seguir, saiba mais sobre os benefícios desse recurso para o seu projeto.

Estima o tempo de cada atividade

O cronograma de projeto é um documento que estima quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade, o que oferece muito mais confiabilidade para seu planejamento e o crescimento das taxas de sucesso da iniciativa em um plano geral. Você já conhece o Timesheet? Saiba que essas fichas podem ter muita serventia no controle.

Acompanha o desempenho do time

A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível calcular, de fato, o tempo que está sendo gasto em cada atividade, como está a produtividade do time, em geral, e se realmente há necessidade de intervir para evitar atrasos.

Aloca melhor quaisquer recursos

Com um cronograma de atividades bem estruturado, você ganha mais agilidade para identificar o momento em que um profissional está disponível para receber novas tarefas, se a carga de trabalho da sua equipe está adequada ou se é preciso incluir novos colaboradores para ajudarem a dar conta de tudo o que está em execução.

Aumenta a eficiência geral

Aprimorar o desempenho do time com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui para melhorar a performance geral do projeto, elevando a eficiência operacional. A consequência disso é o impacto positivo na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do orçamento previsto e do prazo.

Como montar seu cronograma de projeto?

Ainda que existam vários tipos de ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como aplicativos on-line e planilhas eletrônicas), o ideal é que esse recurso já esteja integrado à gestão do seu projeto. Ou seja, trabalhar com um software de gestão capaz de oferecer opções de construção para seu cronograma.

Entretanto, como dissemos no início do artigo, há outras variáveis que influenciam o desenvolvimento da programação. Vamos mostrar um passo de cada vez, acompanhe.

Defina o escopo do projeto

Um projeto nasce na definição de escopo. Os primeiros passos são aqueles em que você começa a determinar o que será feito e o que não será, qual é o orçamento, quais são os recursos necessários e a estimativa de tempo até a conclusão.

Um escopo bem definido permite a fácil identificação das fases da iniciativa, indicando os tipos de entrega em cada etapa, e como elas ocorrerão.

Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades

O principal objetivo de um cronograma de atividades é ajudar na estimativa da data de conclusão de uma tarefa, assim como a identificação de cada marco intermediário.

Esquecer algumas relações óbvias entre setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda.

Para ajudar a determinar os marcos do seu projeto (início e término), procure entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser influenciadas pelo atraso na entrega do que está em questão.

Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção.

Construa sua Estrutura Analística do Projeto (EAP)

Comece a desenvolver o seu projeto criando a Estrutura Analítica do Projeto, deixando a elaboração do cronograma para depois. Acredite, quem segue essa ordem consegue muito mais facilidade para organizar e lançar os dados de modo ordenado no cronograma.

A EAP representa o desdobramento do escopo em tarefas que desenham o projeto. Nela, você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.

Cuide do sequenciamento de atividades

A EAP está pronta? Certo! Agora é hora de listar as atividades considerando a importância e execução. Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas. Desse modo, se uma tarefa estiver à espera da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, é melhor que isso esteja bem claro no sequenciamento revelado no cronograma.

Separe os milestones do cronograma de atividades

Tomar conta do prazo de entrega do projeto ou da atividade nem sempre é o suficiente para assegurar que tudo está ocorrendo como o designado. Para se precaver, você pode criar milestones (ou marcos intermediários) nas atividades.

Um milestone serve para configurar uma entrega relevante para uma determinada demanda. Assim, é possível identificar desvios graves na execução e melhorar o contato com as partes interessadas no andamento da tarefa.

Além de permitir uma fácil visão do status do projeto, os milestones podem garantir a eficácia das etapas principais. Uma reunião de balanço, por exemplo, é um milestone muito interessante para tratar do andamento da produção.

Estime a duração das atividades

Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Essa estimativa pode ser calculada com base em projetos semelhantes.

Uma opção é contar com o apoio da sua equipe para estabelecer com precisão quanto tempo cada pessoa levará até desenvolver as tarefas atribuídas. Lembre-se sempre de considerar as folgas entre as atividades para facilitar as crises com imprevistos.

Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, você vai trabalhar com base em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de produtividade podem ser de forte utilidade.

Esses indicadores costumam mensurar a quantidade de recursos empregados na produção, avaliando o rendimento e eficiência dos processos. Portanto, nada melhor do que contar com uma ferramenta focada na quantificação precisa da dos esforços empregados e produtos gerados.

Otimize o tempo de duração das atividades

Conseguiu definir o tempo de duração das atividades? Ótimo. Agora é hora de pensar em como otimizá-lo. Esteja pronto para revisar suas estimativas com um olhar focado na produtividade.

A ocorrência de reuniões periódicas é comum em todo tipo de projeto. Ela serve para a avaliação do status e é altamente recomendável. Tome cuidado para que a data de finalização de uma atividade não ultrapasse duas reuniões de balanço.

Vamos imaginar que uma atividade leva um mês de duração, só que as reuniões de balanço ocorrem toda semana. Na teoria, a conclusão da atividade só poderá ser discutida após quatro reuniões. Isso torna o processo desgastante.

Nesse caso, o ideal seria reduzir o número de reuniões para duas. Na primeira, o grupo poderia questionar sobre os desafios iniciais e na segunda, sobre o final da etapa.

Construa seu cronograma

Baseado nesse levantamento, você já pode construir o cronograma. Se estiver fazendo uso de algum software de gerenciamento de projetos, a etapa ficará bem mais fácil, já que todas as atividades estarão inseridas. A partir disso, você só precisará gerar o Gráfico de Gantt para monitorar a programação realizada.

Agora, se estiver utilizando uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line, o próximo passo será a ordenação das informações. No Excel, por exemplo, é possível gerar o Gráfico de Gantt de modo automático. Depois que você criar as tabelas e inserir os dados por si só, o gráfico será um ótimo aliado para monitoramento da evolução do seu projeto.

Por que a atualização é fundamental?

Muitas equipes gastam muito tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio desenvolvimento).

Por essas e outras, o cronograma de atividades se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados.

Quais os principais erros em um cronograma de projeto?

Alguns erros podem ser cometidos em um cronograma de projeto. Veja abaixo os mais importantes.

Ignorar a sequência das atividades

O desenvolvimento das aplicações está condicionado ao trabalho em equipe. Consequentemente, esse fato cria a questão da interdependência entre os setores. Caso o responsável pelo estabelecimento do cronograma não atente para isso, o projeto pode ficar comprometido.

Muita documentação é organizada sem levar em conta a ordem cronológica das atividades, fazendo com que os trabalhadores tenham que esperar um período longo até que as atividades sejam terminadas.

Em outras situações, recomenda-se que cada setor efetue suas atividades mesmo sem o resultado anterior. No entanto, agindo dessa maneira, a montagem das partes da aplicação tende a ficar mais confusa e complexa, favorecendo a ocorrência de falhas. Os erros causam retrabalhos e retestes, potencializando as possibilidades de atrasos.

Para não incorrer em atrasos, analise todas as atividades que serão efetuadas durante o projeto, identificando quais podem ser realizadas simultaneamente, mas dentro da ordem cronológica. A montagem da aplicação será mais fácil, já que será possível organizar um fluxo mais coerente e rápido.

Comunicar-se de forma ineficaz

Conflitos na comunicação com a equipe podem atrapalhar o planejamento, bem como a entrega e a execução do trabalho. É fundamental detalhar e certificar-se de que cada profissional sabe exatamente qual sua função dentro do trabalho. O gestor deve mostrar de que forma os objetivos e as metas serão alcançados, definindo datas para entregar os resultados.

É importante ainda que o gestor saiba ouvir os membros de sua equipe, pois ainda que ele seja o responsável pelo planejamento, precisará de outros para efetivar o trabalho. Por isso, ele precisa saber ouvir a equipe, suas sugestões, suas necessidades tanto durante o planejamento quanto durante a execução. Quanto mais envolvidas as pessoas estiverem com o projeto, há mais possibilidades de que ele seja bem-sucedido.

Alterar o escopo original do projeto

O gestor do projeto deve acompanhar as mudanças ainda no planejamento original, conservando, sempre que possível, os prazos e os orçamentos predefinidos. Outro cuidado é evitar que as opiniões do cliente no escopo atrapalhem a entrega.

Nem sempre o cliente tem entendimento que mudanças geram impactos nos gastos e nos prazos do projeto. Analise se as alterações propostas por ele realmente podem ser feitas sem modificar o planejamento do projeto. Se forem alterações relevantes, é preciso colocar o cliente a par do assunto para que ele tenha noção exata dos custos e dos prazos. Apenas depois de comunicar ao cliente é que as mudanças podem ser feitas.

Definir prazos muito curtos

Os prazos muito curtos podem gerar atrasos nas entregas e também gerar insatisfação nos consumidores. O cronograma deve contemplar períodos médios e realistas. Essas faltas de tempo hábil são decorrentes do desejo de ser melhor que a concorrência ou da autoconfiança em excesso. Porém, a entrega atrasada pode causar tanta frustração no consumidor que ele pode mesmo desistir de se manter como cliente da empresa.

O ideal é basear-se no histórico de desenvolvimento e aceitar uma média de tempo adequada, envolvendo um percentual de margem para erros. Essa margem de erros é valiosa porque alguns problemas tendem a acontecer durante a efetivação do projeto, obrigando o gestor a aumentar o prazo de entrega para o cliente. Considerando essa margem, o prazo de adiamento já estará incluído no contrato, sem causar desconfortos, nem uma imagem ruim.

Não especificar os recursos usados

Em muitos projetos, o cronograma funciona como um escopo, um documento único que contém, bem discriminados, os recursos e as informações necessárias para elaborar a aplicação. Ele orienta os profissionais, os quais se basearão nele para realizar as atividades necessárias. Se não houver uma especificação correta, a qualidade final fica comprometida.

Deve-se ter cuidado para não faltarem informações importantes, como as ferramentas de trabalho usadas em cada etapa, pois a tendência é que a equipe fique desorientada até compreender como agir. Podem ser criadas abas no documento para fazer uma especificação sobre quem será o responsável por atividade, como cada uma será efetivada (as ferramentas e os métodos aplicados), ou seja, é fundamental identificar quando a tarefa será feita, como e quem fará.

Definir prazos muito longos

Vimos que os prazos curtos demais geram problemas. Se o excesso de confiança pode levar a entregas atrasadas, os muito longos também tendem a gerar transtornos. Esses prazos excessivos podem ser resultantes da falta de confiança no planejamento do tempo, fazendo uma estimativa maior do que aquela que a empresa realmente precisa para a conclusão do projeto.

De qualquer modo, quando o projeto é concluído antes do prazo, a entrega antecipada certamente agrada o cliente. Porém, quando outras empresas fazem uma estimativa de entregar o projeto concluído em um período menor, a competitividade da organização pode ficar prejudicada.

Além disso, quando os prazos são longos demais, isso pode levar à procrastinação no time de funcionários, ou seja, eles podem sempre deixar para depois alguma tarefa, confiando no período mais extenso para a entrega. Para evitar esse transtorno, cada etapa dos processos deve ser bem definida, levando em conta o tempo médio que os desenvolvedores levam geralmente para efetuar cada passo, estimando prazos mais realistas. A margem de atrasos pode ser definida para garantir mais segurança, mas sem exagerar.

Ignorar os riscos

Outro erro é ignorar os riscos. Caso surja algum problema, os funcionários terão dificuldades em lidar com a situação, pois não estarão prontos para isso. Uma solução é a montagem de um cronograma blindado, avaliando o histórico de erros registrados em projetos, o tempo médio que se leva para solucioná-los, as principais soluções e assim por diante.

Esses dados devem ser registrados como plano adicional: Plano B, plano de recuperação, plano de correção de erros ou qualquer outra denominação. Se os riscos não se efetivarem, será melhor ainda porque o projeto será entregue antes do tempo previsto.

Desconsiderar a agenda dos profissionais

Atualmente, o mercado precisa de equipes menores para otimizar os gastos da organização. Nesse sentido, muitos profissionais efetuam muitas atividades na empresa. É importante, antes de definir o cronograma, considerar a disponibilidade dos profissionais para evitar conflitos em relação aos trabalhos: pode ser que, em determinado momento, um desenvolvedor não esteja disponível para atuar no projeto.

O gestor deve verificar em quais projetos cada profissional está envolvido e quando poderá assumir um novo. Se alguns projetos puderem ser realizados em paralelo, considerando a compatibilidade de horários, isso já será vantajoso para a empresa.

Finalmente, concluímos que, em relação ao cronograma, se não há um controle, também não é possível contar com a qualidade do produto final. O resultado disso é um impacto negativo no custo total do projeto, sem contar com o desperdício de uma boa oportunidade de mercado.

Gostou das nossas dicas para elaborar um cronograma de atividades eficiente? Aproveite para saber mais sobre como gerenciar riscos em projetos, lidando com incertezas!

Você já pensou em investir no gerenciamento de projetos com o apoio de metodologias híbridas? Utilizada para combinar as práticas tradicionais às modernas, essa abordagem é conhecida por sua versatilidade. Afinal, adotando-a uma empresa pode aproveitar ao máximo todas as melhores características das aplicações existentes.

Quer saber mais sobre o tema e como seguir esse tipo de abordagem? Então, confira no post a seguir a importância do uso de metodologias híbridas no dia a dia de quem trabalha com o gerenciamento de projetos!

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Por que a gestão de projetos é tão importante?

A gestão de projetos é algo crucial para garantir o sucesso das estratégias de uma empresa. A área é responsável por definir prioridades, avaliar as ferramentas necessárias e estabelecer os indicadores que serão incorporados aos fluxos de trabalho. Além disso, ela auxilia na integração de equipes e na busca por melhorias contínuas após o término de cada etapa.

Influências nos resultados do negócio

No ambiente corporativo moderno, o gerenciamento de projetos tem um papel-chave nos resultados que o negócio obtém ao término de cada projeto. Quando bem executada, a prática garante que os times trabalhem de maneira mais integrada. Além disso, reduz o nível dos riscos existentes, gerando ganhos como:

• redução de custos;
• diminuição de conflitos;
• queda nas taxas de erros e atrasos;
• melhor gestão do escopo;
• maior nível de inovação e colaboração;
• mais aproveitamento dos recursos disponíveis;
• aumento da satisfação dos envolvidos no projeto;
• mais habilidade para capturar e aproveitar os dados disponíveis;
• atrasos menos frequentes;
• menor chance de gargalos operacionais ocorrerem.

Em conjunto, todos esses fatores otimizam o fluxo de trabalho. Haverá mais espaço para escolhas inteligentes e, ao mesmo tempo, menos questões que interferem negativamente nos resultados. Desse modo, o retorno sobre o investimento será sempre elevado.

Em que consistem as metodologias híbridas?

No ambiente de gerenciamento de projetos, o uso de novas práticas é algo comum. Em busca de mais inovação e um maior alinhamento com as demandas do mercado, os gestores buscam continuamente meios para reduzir prazos e garantir que tudo seja entregue com o maior custo-benefício possível.

Nesse cenário, as metodologias híbridas se destacam. Trata-se de combinar as práticas das metodologias ágeis, mais modernas, e das tradicionais. Desse modo, elas conseguem dar as bases para as equipes aproveitarem ao máximo todos os ganhos relacionados a qualquer tipo de metodologia. Ou seja: criam um ambiente mais flexível e capaz de se adaptar a diferentes desafios.

Como integrar as metodologias híbridas a seus projetos?

A integração das metodologias híbridas no dia a dia do negócio exige alguns cuidados. Assim, a empresa pode aproveitar de modo mais profundo cada detalhe das metodologias e, ao mesmo tempo, reduzir conflitos. Veja os passos básicos a seguir!

Obtenha ferramentas flexíveis

As metodologias ágeis, em conjunto com as híbridas, criam um ambiente de trabalho muito mais flexível. Mas isso só é possível se existirem meios para os times trabalharem continuamente por novos resultados. Portanto, sempre faça uma análise da necessidade de investir em novas ferramentas — tal cuidado tornará a mudança no fluxo de trabalho mais simples e ágil.

Defina o que é aceitável em uma metodologia híbrida

Cada projeto tem requisitos próprios. Conhecendo suas particularidades, é possível definir como as metodologias serão combinadas. Esse é um passo crítico, pois avaliar o que deve ser incorporado de cada metodologia em um ambiente híbrido reduz riscos e falhas. Ao mesmo tempo, você pode garantir resultados mais robustos.

Treine os colaboradores

Nem sempre os colaboradores sabem trabalhar em um ambiente híbrido. Nesse cenário, avaliar a necessidade de treinamentos é uma boa escolha. Treinar a equipe permite ao negócio incorporar as práticas ágeis e tradicionais de modo mais profundo. Além disso, reduz o tempo de adaptação e garante que todos tenham o mesmo padrão de trabalho.

Avalie as urgências

Para garantir que as metodologias ágeis e tradicionais sejam corretamente incorporadas, vale a pena identificar as prioridades de cada projeto. A partir das demandas de cada etapa, você conseguirá definir qual é a melhor orientação que pode ser aplicada, assim como aquilo que deve ser descartado.

Esse método de trabalho dá uma melhor orientação para os times. A equipe saberá exatamente como coordenar suas ações e, desse modo, conseguirá um alto retorno em seu investimento.

Monitore os resultados

Os resultados de qualquer mudança devem ser sempre monitorados pelos profissionais. Afinal, é identificando como os processos foram incorporados e seus impactos no dia a dia do negócio que o gestor pode avaliar correções. Nesse sentido, os indicadores são uma boa abordagem para avaliar os resultados obtidos com as metodologias híbridas.

As métricas de performance fornecem uma visão ampla sobre o estado do negócio. Todos os pontos relevantes à gestão da empresa ficarão disponíveis para análise. Assim, o gestor pode acompanhar em tempo real como a companhia é afetada pelas metodologias híbridas.

Adote um processo de feedbacks

Durante a integração de novas metodologias, o feedback de funcionários é crítico. A prática permitirá ao gestor avaliar como os funcionários receberam as novidades, assim como pontos que podem ser otimizados. Por isso, sempre analise de que forma os times lidaram com as novas rotinas de trabalho.

Também aplique feedbacks caso algo de errado seja identificado, pois isso possibilitará aos profissionais corrigirem suas ações durante o expediente. Como resultado, o impacto de falhas será baixo.

O gerenciamento de projetos é um processo complexo, que demanda dos gestores flexibilidade para lidar com as demandas de várias pessoas. Ao mesmo tempo, exige que líderes mantenham um acompanhamento contínuo da evolução das rotinas e dos prazos.

Por isso, o uso de novas abordagens se tornou uma escolha estratégica para muitas pessoas envolvidas no gerenciamento de projetos. Trata-se do caso das metodologias híbridas — que, quando bem utilizadas, atraem um grande retorno sobre os investimentos feitos em cada etapa. Portanto, não deixe de considerar essa abordagem ao pensar em seus projetos futuros!

O sistema de gestão de projetos pode ter um grande impacto na adoção de metodologias híbridas, afinal torna o fluxo de trabalho integrado e alinhado às demandas externas. Quer saber mais sobre o tema? Então, conheça as funcionalidades essenciais de um software de gerenciamento de projetos!

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Modificar um processo, uma rotina ou a forma de trabalhar é um desafio para todas as organizações. No processo de adoção de um software de gerenciamento de projetos não é diferente. Seja por resistência cultural, seja pela dificuldade de lidar com o novo processo, é importante saber a diferença entre implantação e treinamento dos usuários. Isso se torna um momento fundamental para melhorar as chances de sucesso dessa nova operação.

No entanto, durante esse período, há alguma dificuldade de compreensão sobre a diferença entre implantação e treinamento, além de existir uma certa resistência em investir com mais afinco nesses dois processos durante a adoção de uma nova solução.

Esses processos, quando bem executados, reduzem a curva de aprendizado e deixam a ferramenta muito mais enraizada aos processos da companhia. É por isso que preparamos esse artigo, para ajudá-lo a entender melhor a diferença entre os dois, assim como evidenciar a importância em investir nesse momento. Confira.

Significado de implantação

Quando se trata de um software, a implantação é a fase em que se trabalha a sua inclusão dentro dos processos da empresa, tornando-o pronto para ser utilizado pelo cliente final ou para um futuro treinamento.

O processo de implantação do Project Builder, por exemplo, consiste em várias atividades com o objetivo de configurar as regras do negócio e os cadastros no sistema para se tornarem aderentes aos processos de um determinado cliente.

O facilitador se reúne com os responsáveis pelas definições de uso do sistema a fim de explicar o seu funcionamento e alimentar cadastros e configurações.

Essas atividades podem ser realizada presencialmente, virtualmente ou de forma mista. A implantação não tem uma duração determinada e pode ser realizada, no caso do Project Builder, durante o tempo de 16 a 42 horas, de acordo com a complexidade e a necessidade de cada companhia.

No final da implantação, as pessoas que tiverem participado das oficinas terão condições de navegar e operar o software, mesmo sem um treinamento formal. O tempo investido na implantação garante que o sistema esteja mais preparado à necessidade de gerenciamento da empresa.

Uma parametrização bem realizada facilita a adoção pelos demais usuários, acelera o go live da operação e reduz o tempo de retorno do investimento.

Conceito de treinamento

O treinamento, por sua vez, refere-se à operação de dinâmicas e conteúdo com objetivo de transferir conhecimento, habilidades e competências específicas. Durante o treinamento, a estrutura visa capacitar os envolvidos em uma determinada disciplina.

A realização de um treinamento corporativo é uma excelente prática que oferece aos seus colaboradores a chance de ampliarem seus conhecimentos e técnicas.

No caso do treinamento para uso do Project Builder, além da disponibilidade de temas e flexibilidade de duração, ele pode ser adequado ao panorama da companhia, mencionando assuntos referentes ao seu contexto para garantir um melhor aprendizado e assimilação do conteúdo.

Em nossos treinamentos, abordamos os principais assuntos relacionados à gestão de projetos, com o objetivo de ajudar a organização a ganhar maturidade. Todos os exercícios são práticos e ligados ao próprio software, garantindo o entendimento não só da ferramenta, como também do contexto e de tudo o que está por trás do Project Builder.

Combinação entre implantação e treinamento

Tanto a implantação quanto o treinamento têm aplicação e utilidades distintas. Enquanto na implantação arrumamos a casa e definimos as regras do jogo, durante o treinamento apresentamos a arrumação e explicamos como utilizar as funcionalidades e as ferramentas existentes, como melhor utilizá-las na rotina diária e conceitos de gestão de projetos.

Na Project Builder, acreditamos que combinar a implantação e treinamento na adoção de um sistema de gestão de projetos é uma grande alavanca para a empresa acelerar os resultados e melhorar a maturidade do negócio. O investimento feito no início da operação potencializa a aceitação à ferramenta, assim como aumenta significativamente as chances de sucesso da adoção da gestão de projetos.

Avaliação de processos

O ERP oferece diferentes vantagens para a empresa. Mas, para isso, precisa ser implantado em função da demanda que ela apresenta. Se não for assim, ele pode representar um investimento inútil, porque não melhora nem corrige os processos.

Como cada organização tem seus próprios interesses e meios diferentes de trabalhar, a implantação do software deve respeitar a avaliação das rotinas, pois, assim, será possível identificar de que modo o produto será útil.

É necessário um mapeamento dos processos da organização a fim de identificar de forma correta cada grupo que passará por mudanças. Depois dessa identificação, os funcionários devem ser avisados e notificados sobre a razão pela qual o sistema efetuou a busca.

A equipe será preparada conforme o projeto, e as atividades serão periodicamente atualizadas. O planejamento é uma etapa fundamental, pois, sem ele, fica inviável para a empresa desenvolver o processo de mudança interna para recebimento do software.

Definição das necessidades da empresa

Depois de realizada a análise inicial, deve-se registrar no papel tudo de que a organização precisa. Recomenda-se trabalhar com listas de necessidades e de resultados para ter um roteiro de implantação. Depois dessa etapa, o gestor já está em condições de consultar o mercado procurando soluções para aprimorar a rotina de trabalho.

A definição das necessidades assegura que o sistema alcance os objetivos do planejamento, evitando que sejam aplicados recursos com funções desnecessárias. A determinação dos critérios é responsabilidade do gestor. É a melhor forma de manter um recurso e mensurar os resultados e o desempenho.

Sabendo as reais necessidades do negócio, é possível encontrar soluções efetivas que resolvam os problemas e satisfaçam as exigências da organização.

Para identificar os pontos cruciais para a empresa, deve-se fazer um mapeamento com a ajuda de uma equipe preparada para essa tarefa. Algumas questões que podem ser propostas são:

• Quais serviços necessitam de melhorias?
• Qual o perfil dos clientes que também utilizarão o software?
• Quais as características mais importantes desse público?

Ajuda de especialistas

Implantar um sistema não é tão simples. Os profissionais habilitados podem ajudar, garantindo que os métodos e os softwares sejam apropriados aos interesses da empresa.

Um bom atendimento ocorre quando o fornecedor revela conhecimento para, além de disponibilizar soluções para a empresa, capacitar e treinar os colaboradores, de forma que o trabalho seja otimizado. Não se trata de uma estratégia limitada ao início da implantação, mas que continua por um período longo, já que processos e recursos tecnológicos precisam de constante atualização.

Nesse sentido, espera-se do fornecedor a capacidade de atender satisfatoriamente ao cliente, de se comunicar bem e de revelar transparência em suas ações. O trabalho de bons profissionais garante que a empresa terá economia de dinheiro e de tempo, tornando mais simples o processo de adaptação.

Capacitação da equipe para se ajustar às mudanças

A mudança interna também é necessária. Os funcionários precisam se preparar para o novo sistema. Caso contrário, os resultados não serão os esperados.

O treinamento será efetivado antes de o sistema iniciar suas operações. A equipe precisa ser mobilizada antecipadamente para que, quando a nova solução se integrar à rotina, a quantidade de erros seja pequena porque os funcionários já se ajustaram ao novo cenário.

O treinamento dos colaboradores é essencial para o sucesso do software. São eles que utilizarão a solução nas atividades de rotina. É importante trabalhar com cronogramas, determinando etapas para a implantação. Organizando todas essas coisas, os resultados tendem a ser melhores.

Uma forma de preparar o terreno é focando na gestão de mudanças. Ela consiste na divulgação da transição para todos os funcionários, valendo-se de palestras, reuniões, apresentações, orientações de rotina. Essas ações poderão despertar a motivação dos colaboradores, facilitando seu engajamento.

O treinamento deve permitir que, no dia a dia, os colaboradores tenham condições de:

• fazer o aproveitamento máximo da nova solução;
• acostumar-se aos padrões de TI que a empresa passará a adotar;
• prevenir-se contra problemas de aproveitamento pessoal (um funcionário mal preparado pode oferecer um desempenho abaixo do esperado).

Escolha do software mais adequado

É importante que o software atenda de forma mais específica o segmento do mercado ao qual sua empresa pertence. Dessa maneira, tanto os métodos quanto os serviços ofertados pelo fornecedor serão destinados ao cenário real em que a empresa desenvolve suas atividades. Se possível, evite as ferramentas genéricas, optando pelas mais específicas.

Informar-se sobre as soluções mais adequadas é um trabalho de pesquisa, que envolve consultas na internet e entre outros profissionais, colegas que podem orientar sobre os melhores fornecedores, serviços e produtos.

O que pode acontecer também, ainda que não seja destinado exclusivamente ao segmento no qual a empresa opera, é o software ser personalizável, isto é, ser ajustado às necessidades da organização.

Seja como for, é importante avaliar custos, estratégias e, até, as iniciativas pessoais em relação ao projeto. Avalie todos os requisitos antes de personalizar o produto.

A mobilidade é outro quesito a ser considerado antes de fechar negócio. A possibilidade de trabalhar com um Software como Serviço (SaaS) deve ser considerada, já que melhora a acessibilidade e promove a descentralização, que é uma das prerrogativas das empresas modernas. O software pode ser acessado diretamente em uma plataforma na nuvem, no computador, notebook, tablet ou celular.

Problemas quando não se tem um projeto de implantação e treinamento

Devido à não planificação para a implantação do sistema, algumas empresas enfrentam transtornos diferentes. O software não pode ser considerado apenas como uma solução de Tecnologia da Informação (TI), que automaticamente promoverá melhorias. Trata-se de uma ferramenta que deve ser utilizada respeitando a estratégia corporativa.

Uma delimitação contribuirá para selecionar as mais importantes funções para a empresa. Ajudará, ainda, no recorte das etapas que deverão ser seguidas para implantar e treinar a equipe que usará o ERP.

A implantação e o treinamento exigem um estudo prévio para que os colaboradores sejam capazes de explorar todas as potencialidades do sistema e apreender bem a nova cultura organizacional.

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A execução de projetos no ambiente corporativo tem ganhado muito destaque na rotina de empresas. Tanto que investir na padronização da criação de projetos passou a ser uma das principais estratégias para que negócios consigam atingir bons resultados em todas as suas iniciativas.

Nesse sentido, a padronização de projetos pode ser vista como a definição de políticas, estratégias e rotinas de maneira clara e objetiva. Geralmente registrado em uma documentação própria, o padrão definido deve ser conhecido por todos, evitando erros e conflitos em todas as etapas.

Além disso, é possível contar com o apoio de softwares de gestão de projetos e metodologias de gerenciamento voltadas para o ambiente corporativo. Assim, o negócio consegue garantir um padrão mínimo de qualidade para todas as suas atividades.

Com projetos padronizados em todas as suas etapas, a companhia terá uma série de benefícios a médio e longo prazo. Quer saber quais são e como elas afetam os seus resultados? Então, basta continuar lendo!

Quais são as maiores vantagens da padronização de projetos?

A criação de um padrão específico — desde que ele seja bem executado — permite que os projetos atendam às necessidades de cada realização, otimizando os seus resultados e agregando valor ao empreendimento, como um todo. A seguir, explicaremos melhor por que isso acontece, para que você explore todas as vantagens!

Manutenção de uma qualidade linear em todas as rotinas

A adoção da padronização na criação de projetos dá um nível de qualidade contínuo em todos os setores da empresa. Logo, dos times de TI aos processos de gestão, todos conseguirão atuar com mais qualidade e agilidade.

Além disso, o atendimento a demandas de clientes será feito de maneira inovadora e com um direcionamento preciso. E, com esse alto nível de qualidade, o negócio se torna muito competitivo. A empresa não terá problemas para garantir a seus clientes a capacidade de atender às suas demandas e, assim, gerar mais receitas.

Em projetos desafiadores, inclusive, essa é uma característica altamente desejável. Afinal, o objetivo é entregar o melhor resultado para o cliente interno ou externo, certo?

Aumento dos níveis de produtividade

Os níveis de produtividade influenciam e são influenciados por vários fatores de um projeto. Erros na execução de rotinas ou conflitos e equipamentos mal direcionados, por exemplo, são variáveis que impactam o sucesso de cada etapa. Diante de questões desse tipo, a produtividade cairá — o que gera atrasos e custos maiores.

Por outro lado, a padronização de projetos pode auxiliar o negócio a ter maior taxa de sucesso nas suas iniciativas.

Quando são padronizadas desde o início, fica mais fácil para gestores e times avaliarem a melhor forma de executar as suas rotinas, uma vez que as orientações serão bem estruturadas. E, se os processos são bem planejados, a produtividade de todos será muito maior, gerando melhores resultados em todas as etapas.

Aderência a prazos

Em todos os projetos, os prazos têm uma grande influência nos impactos atingidos pelos profissionais. O gestor deve estar atento para que nenhum time tenha gargalos no seu dia a dia, os quais afetem sua produtividade e sua capacidade de atingir os resultados esperados. Feito isso, a empresa pode reduzir multas e sempre atender às demandas de clientes e parceiros comerciais, dentro do período esperado.

Nesse sentido, a padronização de projetos impacta diretamente o nível de atrasos que ocorrem em um projeto. Afinal, quando as rotinas são organizadas de forma clara e objetiva, o planejamento de cada time se torna mais preciso. Assim, com todos alinhados, os fluxos de trabalho serão contínuos.

Além disso, é possível diminuir os erros e os retrabalhos — duas condições que geram atrasos justamente porque influenciam o cronograma. Assim, não apenas a qualidade é maior, como a construção da solução passa a ser mais eficiente.

Facilidade em integrar times

A integração de times é um fator-chave para o sucesso de projetos. Isso porque, quando todos os profissionais atuam lado a lado, a resolução de demandas e problemas se torna mais rápida e precisa. Além disso, conflitos e gargalos aparecerão com uma frequência menor.

O investimento na padronização de projetos auxilia os times a ter uma rotina de trabalho unificada. Como todos saberão o que deve ser feito e quais são as fórmulas de necessárias para atingir os objetivos, é viável definir uma estratégia de ação em que todos atuem de modo integrado para solucionar os principais desafios da empresa.

Se o negócio escolher uma metodologia de trabalho que estimule a integração, por exemplo, a padronização será ainda mais facilmente atingida. A companhia terá uma orientação precisa sobre o que pode ser feito para atingir os resultados esperados e, com isso, eliminar as chances de algo dar errado.

Maior capacidade de conseguir certificações

Certificações são documentos dados a empresas que executam suas rotinas a partir de determinados padrões. Elas podem, assim, atestar a habilidade de o negócio seguir normas de segurança, ter um padrão mínimo de qualidade exigido pela sua área ou mesmo atuar conforme uma metodologia de gestão de projetos, como o PMBOK.

Ao estabelecer uma padronização, o empreendimento tem mais facilidade para obter certificações de caráter internacional. Afinal, a empresa terá todas as suas rotinas executadas conforme um padrão mínimo de qualidade, sempre seguindo uma série de estratégias.

Além disso, ao validar as suas rotinas de acordo com padrões específicos a empresa se tornar mais competitiva, capaz de atrair um número ainda maior de oportunidades comerciais.

Redução de custos

Projetos corporativos podem ter custos elevados — isso ocorre, especialmente, quando erros se tornam frequentes e não há um bom controle sobre as rotinas da companhia. Com a padronização de projetos, porém, é possível evitar esse tipo de situação.

Graças a essa definição, como dissemos, será mais fácil orientar os profissionais a executar as atividades da forma esperada, evitando desperdícios. Isso prevenirá erros e diminuirá a necessidade de refazer algo em função da entrega de um produto com baixa qualidade. E, como as rotinas serão bem direcionadas, o uso de recursos será mais inteligente.

Desse modo, a companhia pode eliminar todos os gastos que prejudicam as suas receitas e ter mais verbas para aplicar em outros investimentos estratégicos.

Adaptação às necessidades específicas

Além de tudo isso, a padronização ainda traz outro aspecto muito positivo: a possibilidade de customização ou adaptação a cada exigência específica. Isso significa que cada organização pode desenvolver seus próprios padrões e formas de agir, desde o planejamento ao monitoramento dos resultados de um projeto.

Naturalmente, se a sua intenção é conquistar uma certificação, será necessário atender a certos padrões pré-definidos. No entanto, ainda é possível fazer várias outras modificações — do fluxo de trabalho às prioridades de execução, por exemplo — para conquistar bons resultados.

Toda essa customização é especialmente útil quando há alguma exigência pontual em uma realização. Assim, em vez de utilizar uma fórmula pronta, que nem sempre se encaixa em todos os casos, a empresa tem a chance de criar sua própria forma de atuar.

Qual é a importância desse processo?

Como você acabou de ver, a padronização de projetos oferece muitas vantagens, o que por si só já justifica a sua adotação. A verdade, no entanto, é que ela também é relevante por causa de outras questões. E a primeira delas diz respeito à complexidade das realizações previstas nas empresas.

Normalmente, um projeto tem várias etapas e exigências. Porém, partir do zero sempre que for preciso começar algo novo é contraprodutivo, pois gera uma falta de consistência. Ter um bom padrão, portanto, resolve esse problema.

Ele também é essencial para dar mais autonomia à gestão e até aos integrantes das equipes. Em vez de ser necessário dar ordens e responder dúvidas o tempo todo, essa solução permite que todos saibam como agir dentro de certas situações.

Não menos importante, a padronização serve ainda como uma ferramenta de controle. Com ela é possível saber, exatamente, onde ocorreram desvios e erros, quem foram os responsáveis por eles e quais são as soluções. Para reconduzir um projeto para o caminho certo, por exemplo, não há nada melhor!

Como elaborar a padronização de projetos?

Para consolidar os impactos desejados, é essencial realizar adequadamente cada etapa. Como vimos, dedicar tempo e esforço na criação de um bom padrão gera economia e qualidade mais à frente — então, vale a pena fazer tudo corretamente.

Para não ter dúvidas sobre esse assunto, confira a seguir quais são as fases de uma boa padronização de projetos!

Entenda os processos necessários para a realização

Compreender as exigências de cada projeto é o primeiro passo para entender como agir rumo à padronização. Nesse sentido, é bom mapear todas as etapas que deverão ser executadas, bem como as prioridades de cada uma delas e até a sua ordem de realização.

A ideia aqui é saber como as atividades impactam os resultados, o que é realmente importante nelas e quais são os impactos esperados a cada momento. Assim, é possível descobrir exatamente o que tem que ser feito — o que te ajuda a compor as medidas quando for a hora de colocá-las em prática.

Defina ações específicas para cada cenário

Depois de identificar todos os pontos, é a hora de determinar quais serão as ações essenciais. Nessa etapa, é preciso decidir como cada profissional deve agir, de modo a garantir a conquista da performance esperada.

É interessante trabalhar com o mecanismo de gatilhos e especificar o que tem que ser feito se determinada situação se concretizar. Além de orientar todos sobre o fluxo “normal” esperado, esse é um meio de pontuar como se deve proceder se algo sair do previsto ou se algum resultado diferente for alcançado.

Caso a intenção seja obter certificações, é essencial cumprir as normas previstas pelas autoridades avaliadoras. Então, não deixe de contemplar os padrões mínimos de qualidade ou as especificações para a ação.

Em suma, a ideia aqui é elaborar um tipo de manual com todas as ações, responsabilidades e expectativas em cada momento. A partir disso, as pessoas poderão agir de forma consistente em situações equivalentes.

Registre todos os aspectos do padrão

Tão importante quanto padronizar os projetos é garantir que a solução possa ser aplicada, continuamente, em outras oportunidades. Então, para consolidar a produtividade, a segurança e a consistência, é indispensável registrar todas as decisões e definições que forem feitas.

O objetivo dessa etapa é fazer com que todos os elementos estejam incluídos em algum recurso de fácil consulta, e que não possam ser alterados sem a devida autorização. Isso garante a confiabilidade necessária dessas informações.

Um dos melhores modos de atender a essa exigência de registro e obter a sua integração é usar um software de gestão de projetos. Ele permite a inclusão de tais especificações de maneira simples e garante que todos tenham acesso aos elementos sempre que precisarem. Inclusive, vale a pena escolher um modelo flexível e que atenda às suas demandas, de modo a facilitar essa fase.

Faça com que todos conheçam o padrão

Para permitir que tudo isso aconteça, é indispensável que todos conheçam muito bem o que diz o padrão criado. Somente dessa forma a sua padronização de projetos será mesmo incorporada à atuação e à consolidação dos resultados.

Pensando nisso, durante a própria composição do padrão é possível contar com a ajuda de profissionais interessados, como os gestores designados. Depois da consolidação, os profissionais envolvidos na execução precisam ficar por dentro do que foi definido. Esse desempenho pode ser alcançado por meio de divulgações internas e treinamentos, para que todos estejam preparados para colocar as ações em prática.

Meça resultados e otimize as etapas

Por fim, depois de ser elaborada e implementada, a padronização de projetos precisa entregar os resultados adequados, certo? Para tanto, é essencial definir métricas e indicadores de acompanhamento.

Após a primeira utilização — como em um projeto-piloto — colete todas as informações possíveis. Verifique, por exemplo, a taxa de retrabalho, a relação entre o que foi realizado e o que foi planejado, e até o índice de satisfação com a entrega. Desse modo, você poderá entender o que tem sido efetivo.

Com essas informações em mãos, é possível usá-las para realizar mudanças importantes. Com a ajuda dos dados, por exemplo, você pode reconhecer gargalos e dificuldades, bem como os pontos que devem ser alterados rumo a um aumento no desempenho.

Como vimos até aqui, quando feita desde o início, a padronização de projetos é um ponto essencial para que o negócio atinja bons resultados em cada etapa. Seus times terão rotinas com melhor estrutura e orientações claras sobre o que deve ser feito em cada caso. Assim, os atrasos serão menos frequentes e o nível de produtividade ficará elevado — bem como o de inovação!

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