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Autor: Project Builder

Turbine sua equipe de gerenciamento de projetos

A falta de profissionais qualificados no mercado de trabalho atinge profundamente as empresas de tecnologia. O chamado “apagão da mão de obra” exige que as organizações estabeleçam práticas aprimoradas para atrair, treinar e manter talentos na equipe de gerenciamento de projetos

O IBGE estima que estão sobrando 115 mil vagas no setor de tecnologia da informação (TI) no Brasil, e uma das razões é a formação de profissionais em número insuficiente. Se o talento pode facilmente escolher onde trabalhar, como fazê-lo escolher a sua empresa entre as melhores e como obter a melhor equipe de gerenciamento de projetos?

1º) Fique atento ao mercado
Você provavelmente não vai encontrar do dia para a noite alguém altamente capacitado e com o perfil que sua empresa requer no momento. Sua organização deve se apresentar ao mercado como uma boa oportunidade. Não espere abrir uma vaga ou fechar um contrato para encontrar o candidato ideal. Chame os mais promissores para uma entrevista e, se encontrar alguém realmente especial, não hesite em contratar.

2º) Planeje contratações
Estime as necessidades de sua empresa para os próximos 12 meses. Recomenda-se sempre ficar de olho em especialistas em Java, desenvolvedores móveis, gerentes de projetos e engenheiro de rede, que sempre são necessários. Faça um planejamento com a área de recursos humanos e reúna um banco de candidatos com esses perfis.

3º) Dê desafios
Uma vez contratado o talento, faça-o participar do projeto mais apropriado ao seu perfil, em que ele possa aplicar seus conhecimentos e desenvolver potenciais. Dê a ele desafios para que se sinta motivado a permanecer na empresa. Profissionais de alto desempenho raramente trocam de emprego.

4º) Confie em novatos
As empresas geralmente contratam pessoas com experiência anterior na função. Não subestime o potencial de universitários ou recém-formados. Os engenheiros mais jovens, por exemplo, podem contribuir com ideias inovadoras e surpreender gestores mais tarimbados.

5º) Ofereça treinamento interno
Ter programas bem estabelecidos de treinamento e educação dá excelentes resultados. Funciona bastante promover oficinas entre os novatos e os mais experientes. O entusiasmo dos iniciantes contagia os membros mais antigos, que por sua vez compartilham o conhecimento sobre a cultura da organização.

6º) Invista em capacitação
Cursos, workshops, MBAs, especializações, qualquer contribuição que a empresa puder oferecer aos colaboradores quanto a capacitação é bem-vinda. O retorno é imediato na produtividade, no engajamento e na retenção.

Como ser um líder melhor

Se tornar um líder melhor é muitas vezes definido como um otimista, alguém inspirado o suficiente para fazer melhorias e treinar sua equipe. Há diferentes tipos de líderes, e o desempenho de uma equipe é geralmente definido pela forma como o líder age.

Quatro dicas importantes para melhorar sua liderança:

1    – Identifique seu estilo de liderança
Reflita: quais forças definem suas competências? Quais pontos fracos podem lhe impedir de alcançar metas e objetivos? Um jeito fácil de saber qual é seu estilo é por meio de testes facilmente encontrados na web, como o Inspiira. Esses testes revelam características de personalidade, inclusive fraquezas, o que é muito útil para o aprimoramento pessoal e para se tornar um líder melhor.

2    – Seja criativo
Incentivar a criatividade é uma característica da boa liderança. Um líder eficaz deve treinar os membros de sua equipe para sugerir novas ideias. O propósito de incentivar a criatividade é fazer com que as pessoas saiam da sua zona de conforto, e batalhem mais para alcançar o sucesso.

3    – Escute mais
Um líder deve ser um bom comunicador, alguém que seja capaz de transmitir as metas e como elas serão alcançadas. Mas a boa comunicação é sempre o diálogo, ou seja, é feita em duas vias. Esteja aberto a ouvir o que os membros da equipe têm a dizer. Incentive-os a falar, expor opiniões, fazer críticas e se manifestar.

4- Tenha paciência
O processo de melhoria de capacidades e de habilidades de liderança é algo constante, e o gerente de projetos precisa aceitar isso. O líder nunca deve parar de aprender, seja por meio de cursos de formação profissional, de livros ou de pesquisas.

Gerenciamento de Projetos por Corrente Crítica – Melhore a produtividade com menos multitarefas

Método CCPM permite entregas mais rápidas e mais baratas com a otimização do processo de trabalho através da corrente crítica.

Desempenhar diversas atividades ao mesmo tempo costuma ser uma prática valorizada nas empresas. No entanto, isso pode sobrecarregar profissionais, prejudicar o rendimento e atrasar o cumprimento dos prazos. O método conhecido como Gerenciamento de Projetos por Corrente Crítica (CCPM, na sigla em inglês) tem resolvido essa questão com elevados índices de sucesso nos mais diversos setores da economia.

Desenvolvido no final dos anos 1990 pelo físico israelense Eliyahu Goldratt, o CCPM é um método de planejamento e execução de multiprojetos. Considerado um dos maiores avanços no gerenciamento de projetos nos últimos 50 anos, esse método se baseia na Teoria das Restrições adaptada ao mundo dos negócios. Essa teoria adota quatro princípios de gestão de fluxo que estão por trás das linhas de produção da Ford e do sistema Toyota, de Taiichi Ohno. Adaptado para o ambiente de projetos temos:

1. Melhorar o fluxo: por meio do congelamento de projetos (carga) e do estabelecimento do foco para redução de multitarefas e sincronização das atividades;

2. Estabelecer um mecanismo prático que oriente a operação quando não produzir:
escalonando os projetos em concordância com o ritmo real do sistema (taxa com que os projetos são completados);

3. Eliminar eficiências locais: por meio da transferência da segurança (tempo) inserida nas tarefas individuais para o final do projeto;

4. Estabelecer um processo de focalização para balancear o fluxo: através do constante monitoramento do número de projetos na e antes da área de integração escolhida (na qual as várias “pernas” dos projetos mais se fundem).

Pesquisadores como Mabin e Balderstone apontam que a aplicação do método CCPM comprovadamente reduz os prazos e custos em 30% ou mais. Mesmo com resultados tão expressivos, estudos apontam que a mudança de comportamento é o maior empecilho para a aceitação e a implementação do método. O CCPM não só propõe uma solução técnica, mas também uma mudança de atitude, ou seja, de cultura.

O método é considerado por alguns autores como uma metodologia que corrige o comportamento humano em projetos. Como exemplo podemos citar a “psicologia da procrastinação” – deixar o trabalho a fazer para o último momento possível -, e a “Lei de Parkinson”, que é a tendência das pessoas de inflacionar o trabalho proporcionalmente ao tempo disponível para realizá-lo.

Implantar o CCPM requer, entre outros, uma análise do ambiente, patrocínio da alta gerência, capacitação da equipe envolvida e definição de metas e etapas a serem cumpridas. A Árvore Estratégias e Táticas desenvolvida e lançada por Goldratt em 2008 fornece a sequencia lógica dos procedimentos técnicos para a implantação do método. Vale a pena esforçar-se no início para colher os bons frutos da produtividade depois.

Julio Cesar da S. Manhães, MSc.

5 dicas para um gerente de projetos planejar suas férias

Os gerentes de projetos costumam ter dificuldades para se desligar totalmente do trabalho quando começam a planejar suas férias. O período de descanso é fundamental para o alívio do estresse, mas nem sempre conseguimos usufruir de seus benefícios. O costume de checar e-mails corporativos, atender chamadas profissionais no celular ou ser chamado às pressas para resolver problemas anulam o propósito do seu almejado repouso.

Nada que um pouco de organização não resolva – e disso você entende bem, certo? Para descansar de verdade por um tempo, a primeira regra é não deixar pendências nos projetos. Sabemos que esse ideal nem sempre é possível, mas é contornável.

Veja algumas dicas para você deixar tudo encaminhado antes de desconectar-se do mundo corporativo e planejar suas férias da melhor forma:

Preparar-se com antecedência: escolha o momento certo de ausentar-se e não deixe tudo para a última hora;

  • Organizar projetos: encaminhe as tarefas e defina os prazos com a equipe. Se houver pendências, anote o que é preciso ter continuidade e como isso deve ser feito;
  • Registrar processos: deixe escrito suas rotinas para que outros saibam como agir em determinadas situações, a quem encaminhar, etc;
  • Definir substituto: escolha uma pessoa ou mais para dar conta de suas atividades urgentes durante o período de férias e repasse a ela todas as informações necessárias;
  • Divulgar sua ausência: avise gestores, colegas, clientes e fornecedores de suas férias com uma semana de antecedência e prepare uma mensagem automática de e-mail com a indicação de quem estará em seu lugar e quando será seu retorno.

Feitas essas recomendações, sua única preocupação será em como desfrutar da melhor maneira seu merecido tempo de ócio.

4 dicas de indicadores para gestão de projetos

As empresas brasileiras estão despertando para a importância de se trabalhar com gerenciamento de projetos, o que é muito positivo para o amadurecimento do mercado. (proponho mudar pois não é uma prática recente), obervamos uma grande dificuldade em se estabelecer indicadores de desempenho para um melhor acompanhamento. É como medir a febre de uma pessoa sem termômetro, usando apenas as mãos na testa do paciente.

Com critérios claros, os gerentes de projetos e a diretoria podem embasar decisões, estabelecer metas e até corrigir possíveis distorções no caminho. Reunimos quatro dicas de indicadores para gestão de projetos que vão lhe orientar na escolha de parâmetros.

1) Tenha uma referência
“Hoje demorei mais para chegar ao escritório do que ontem.”
“A taxa de juros é uma das mais baixas de todos os tempos.”
“Meu orçamento pessoal é 10% maior do que no mesmo período do ano passado.”

O que essas reflexões têm em comum? Comparam uma situação atual com uma anterior, que serve de referência. Essa regra também vale para a gestão de projetos. E muito.

Ter uma referência é fator decisivo para o sucesso. Há quem chame de base, previsto, planejado, etc. Os nomes variam, mas representam a mesma coisa. Ter uma referência é fundamental para a definição de indicadores.

2) Faça projeções e comparações
Indicadores para gestão de projetos permitem estabelecer projeções e realizar comparações. Para facilitar o entendimento, vamos dar um exemplo prático.

Escolha uma perspectiva (custo, tempo, percentual de realização, número de questões em aberto, etc) e dois ou mais momentos (dia, semana, mês, fim de uma fase, etc). Cruze estas variáveis e monitore. Armazene os valores ao longo do tempo. Dessa forma, você terá condições de identificar se está melhor, pior ou no mesmo patamar que a medição anterior.

O próximo passo é definir quais ações tomar em cada um dos casos.

3) Simplifique
Menos é mais. Que tal começar com algo simples? Simples de criar, de calcular e de verificar. Aí você pergunta: por que precisa ser simples se um software pode calcular por mim? Se você já foi questionado por seu cliente ou patrocinador sobre como obteve determinado resultado, sabe do que estou falando.

Quantos indicadores devo utilizar ao gerenciar projetos? Essa decisão depende do porte do seu projeto, da complexidade, da quantidade de pessoas envolvidas, de fatores políticos, entre outros. Para pequenos e médios projetos, entre três e cinco são suficientes.

Quais valores devo utilizar para os indicadores? Mais uma vez, simplifique! Abaixo, dentro e acima da referência. Tranquilo, não?

4) Agora é só começar!
Defina o mínimo necessário para começar e evolua com o tempo. Ao monitorar e encerrar seus projetos, você naturalmente perceberá oportunidades de melhoria. Não é à toa que existem níveis de avaliação para modelos, certificações e metodologias.

 

Agora que você ja conheceu nossas de indicadores para gestão de projetos, compartilhe!

Qual o melhor software de gestão de projeto?

É com bastante frequência que as empresas procuram o melhor software de gestão de projeto com a esperança de que ele possa resolver, sozinho, todos os problemas que o negócio apresenta como um passe de mágica. Ainda que essa aplicação acrescente vários benefícios para a empresa, é importante que o gestor faça um investimento bem estruturado.

O sistema escolhido deve ter recursos alinhados com o perfil do negócio e as suas demandas internas. Além disso, é importante que o seu suporte seja bem organizado e que o tempo de implementação seja baixo. Somente assim, será possível evitar prejuízos e atingir os resultados esperados.

Sabemos o desafio que é escolher a melhor solução de gestão de projetos para o seu negócio. Para facilitar a sua vida, listamos oito critérios muito úteis na escolha do melhor software para a sua empresa. Confira cada uma delas abaixo!

Avalie se a ferramenta apresenta mecanismos para criar listas de tarefas de forma simples

A maneira como a empresa distribui rotinas durante um projeto é tão importante quanto a definição de escopo. Com um fluxo de distribuição de atividades mal organizado, o negócio terá mais gargalos e menos chances de atingir os resultados esperados: os conflitos serão mais frequentes, assim como os erros e atrasos.

Portanto, avalie se a aplicação escolhida tem mecanismos para distribuição de rotinas centralizado. O gestor deve ser capaz de direcionar atividades para toda a equipe ainda que o profissional não esteja no seu ambiente tradicional de trabalho.

Também verifique se existem recursos para que o negócio possa definir a prioridade de tarefas. Dessa forma, as chances de problemas ocorrerem no workflow dos times serão muito menores.

Verifique se o sistema permite que a gestão seja centralizada

A gestão centralizada de projetos em muitos cenários pode ser um ponto-chave para que os resultados esperados pelo negócio sejam alcançados. Quando toda a distribuição de tarefas, acompanhamento de métricas e compartilhamento de dados, ocorre no mesmo ambiente, os problemas são menos frequentes e o tempo de reação a falhas será muito menor.

A tomada de decisão também será mais eficaz. A empresa conseguirá verificar um conjunto de dados rapidamente e, com isso, definir quais são os pontos que merecem atenção antes de uma mudança em uma etapa de algum projeto.

Além disso, a gestão centralizada em um sistema de gestão de projetos permite que todos os envolvidos em cada etapa resolvam problemas e acompanhem a evolução das tarefas. Assim, ficará mais fácil verificar se as métricas já foram alcançadas e o que falta para o negócio atingir os resultados esperados.

Confira se a aplicação possibilita a exibição do nível de produtividade da equipe em gráficos

A produtividade de uma equipe é um fator crítico em um projeto. Hoje, com muitas equipes atuando em regimes de trabalho flexíveis, como os de home office, manter um nível de performance contínuo pode ser um desafio. Mas com uma boa aplicação de gestão de projetos, esse é um ponto fácil de ser contornado.

Se a empresa consegue mensurar a produtividade de todos os times de modo centralizado, a perpetuação de gargalos será muito menos frequente. Assim, o gerente de projetos poderá aplicar mudanças no fluxo de trabalho com mais rapidez, evitando que atrasos sejam uma realidade frequente para o negócio.

Avalie se o software de gestão de projeto oferece mecanismos de análise de métricas de performance

A ferramenta de gestão de projetos deve ter mecanismos de mensuração de métricas que vão além dos indicadores de performance. Dessa forma, o gerente de projetos conseguirá verificar quais pontos das suas rotinas de gestão devem ser otimizados e, com isso, evitar que erros de uma etapa se perpetuem no futuro. Isso inclui métricas relacionadas a fatores como:

  • a diferença entre o total estimado de custo e o total realizado de custo;
  • o consumo de recursos escassos (humanos ou não);
  • a diferença entre o cronograma previsto e o cronograma realizado;

Verifique se a aplicação faz upload e download de documentos estratégicos

Muitas aplicações de gestão de projetos permitem que o negócio faça o upload e o download de documentos estratégicos. Isso permite que os times façam um trabalho mais integrado e colaborativo, com registros importantes sendo enviados rapidamente junto com a distribuição de tarefas.

Essa funcionalidade pode ser realizada com recursos internos do software ou integrada a uma aplicação externa. Avalie se a ferramenta tem esse recurso e como ele é estruturado, permitindo, assim, que a empresa tenha mais capacidade de manter um fluxo de trabalho de alta qualidade.

Identifique se o sistema calcula o tempo de realização de cada tarefa

Uma das formas de medir a performance de um time é avaliando o tempo necessário para executar uma rotina. Isso auxilia o negócio a ter uma visão mais precisa sobre a aderência a prazos e os pontos em que os gargalos são mais frequentes.

Portanto, sempre verifique se o sistema de gestão de projetos apresenta as funcionalidades necessárias para medir o tempo médio da execução de uma rotina. Assim, o gestor conseguirá identificar os times mais ágeis e se existem gargalos no fluxo de trabalho.

Avalie se a ferramenta fornece um processo de implantação rápido

O tempo de implementação de um sistema de gestão de projetos é um dos fatores que está conectado ao retorno obtido com o investimento. Quanto maior ele for, mais longo será o prazo necessário para que a companhia possa recuperar o valor investido na solução.

Portanto, sempre identifique se o processo de implementação é ágil. Não deixe de buscar estratégias alternativas para eliminar prazos e, com isso, diminuir o tempo necessário para que a ferramenta seja totalmente integrada ao fluxo de trabalho da empresa. Dessa forma, o prazo para a companhia começar a utilizar o sistema será muito menor.

Consulte se o sistema oferece suporte ágil e disponível

O suporte ao usuário é um ponto-chave para que a empresa possa integrar rapidamente uma aplicação ao seu dia a dia sem grandes problemas. Ele se alinha com o treinamento de equipes como um dos melhores mecanismos para evitar que problemas sejam frequentes e prejudiquem o uso da solução por completo: juntos, tais abordagens permitem que o usuário solucione dúvidas rapidamente e aprenda a utilizar a aplicação com mais facilidade.

O time de suporte também tem um papel-chave na resolução de falhas. Ele atuará lado a lado com o usuário para rastrear a origem do problema e buscar a melhor resolução possível. Assim, a companhia conseguirá diminuir o impacto causado por falhas no fluxo de trabalho do negócio.

Diante disso, sempre avalie como o time de suporte da ferramenta de gestão de projetos está estruturado. É importante que ele esteja alinhado com o perfil do negócio e consiga atender às suas principais demandas.

Também identifique a sua disponibilidade. Lembre-se: um time de suporte eficaz não é apenas aquele que tem um alinhamento com a empresa, mas também aquele que está sempre pronto (e em vários canais se possível) para atender às demandas do usuário.

Tenha sempre em mente que o tipo de software de gestão de projetos escolhido e o uso feito pelos usuários formaliza o que a empresa é na prática. Se não existe a cultura de atualizar o status dos projetos, por exemplo, a ferramenta não obrigará ninguém a fazê-lo. Portanto, a sua integração na rotina da empresa deve ser feita com uma mudança completa no dia a dia do negócio.

Os softwares de gestão de projetos serão essenciais para a organização e o lançamento das atividades da empresa. O acompanhamento e a coordenação dos trabalhos em grupo, o monitoramento dos fluxos de informação, o cumprimento dos deadlines e o controle de custos são apenas alguns dos pontos que podem ser otimizados com essa ferramenta.

Portanto, sempre faça uma análise completa sobre os seus recursos, evitando que pontos fracos passem despercebidos e o negócio faça uma escolha errada. Dessa forma, as chances da empresa realizar o investimento em um software de gestão de projetos adequado às suas necessidades serão muito maiores.

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6 princípios para fazerem seu Projeto Inovador

Por que alguns projetos ou ideias colam, e outros não? É possível descobrir os elementos que estão na base das ideias que fazem sucesso e criam um projeto inovador? De acordo com os educadores norte-americanos Chip e Dan Heath é possível não só criar projetos que colem, como também identificar os que têm potencialidade para colar.

Na hora de propor um projeto, não basta se preocupar com sua viabilidade técnica, com o possível retorno financeiro, com os recursos. É preciso cuidar da venda do projeto para que ele “cole” na organização. Com isso você vai garantir o patrocínio e os recursos necessários para viabilizar sua realização.

Tendo como base no livro “Made to Stick” vamos explorar princípios que vão te ajudar a ter um projeto inovador.

1 – Simplifique – Para um projeto colar, ele tem que ser simples e para ser simples, é preciso encontrar a sua essência, isto é, eliminar elementos supérfluos e superficiais, bem como outros aspectos que sejam importantes, mas não os mais importantes. Além de buscar o essencial, o projeto deve ser compacto.

2 – Surpresa – Para colar o projeto precisa gerar interesse e curiosidade, abrindo lacunas no conhecimento das pessoas, para depois, preenchê-las. Projetos que colam precisam ser inesperados, atrair a atenção das pessoas e fazê-las pensar.

3 – Concretude – Quanto mais concretos forem os objetivos do projeto maiores são as chances dele colar. Isso se deve, em grande medida, à capacidade de nosso cérebro de fazer conexões que nos permitem recordar de dados concretos. Precisamos construir projetos que tenham sentido prático.

4 – Credibilidade – Esse quarto princípio trata da seguinte questão: como fazer as pessoas acreditarem em nossos projetos? Ter uma autoridade que as sustente pode ser importante, mas o fato é que os projetos devem adquirir credibilidade por si próprios.

5 – Sentimentos – Para os projetos colarem, as pessoas precisam se importar com eles. Desafio, nesse terreno, é descobrir a emoção certa a ser associada ao projeto. Para fazer com que as pessoas se importem, é preciso não criar barreiras à sua capacidade de sentir.

6 – Relatos – Contar histórias é um mecanismo poderoso para fazer as pessoas agirem sobre nossos projetos, pois ao escutá-las, entramos numa espécie de simulador de voo mental. Quando nos deparamos com aquela mesma situação no ambiente físico fica mais fácil agir.

Conclusão – Para quem lida com criatividade ou qualquer outra atividade ligada a gerenciamento de informações e de ideias, esse livro é essencial, porque fornece uma visão abrangente, multidisciplinar e cientificamente fundamentada, quanto ao processo de construção de projetos inovadores.

Petrobras

Petrobras implementa Project Builder em duas áreas da Engenharia

A Engenharia de Abastecimento (Eab) assinou, em 5 de janeiro de 2007, com a empresa Project Builder um contrato de licenciamento de uso do programa para gerenciamento de carteira de projetos, que irá atender tanto a Eab, quanto a Engenharia de Transporte Dutoviário, Gás e Energia (Eteg).

O programa Project Builder tem por finalidade o apoio à gestão, auxiliando no gerenciamento da carteira de projetos, do portfólio de serviços e recursos, além do planejamento detalhado de cada projeto e da respectiva apropriação de horas. Entre as necessidades que o programa poderá atender destacam-se:

  • visão imediata do portfólio de serviços pelo gerente de área, gerentes setoriais e coordenadores de projetos;
  • gerenciamento compartilhado dos serviços e recursos da Eab e Eteg, que atuam em lateralidade;
  • análise de alocação e disponibilidade de pessoas para elaboração de um melhor planejamento das tarefas de projetos;
  • apropriação de horas pela equipe de execução somente nas tarefas liberadas, evitando erros comuns no sistema Apropriação Mensal de Horas;
  • melhor atendimento aos clientes em relação à divulgação do andamento dos projetos;

Fonte: Publicação interna da Petrobras (Notícias Engenharia, ano 17 – número 177 – janeiro de 2007)

Situação em julho/2007, caracterizando uso efetivo do software

  • procedimentos inicais de uso definidos
  • customizações implementadas
  • pessoas treinadas
  • portfólio de projetos inserido
  • apropriação de esforço (HH)
  • extração de relatórios/visões
  • outras áreas interessadas em utilizar

Rio 2007

Diagnóstico

A Secretaria Especial Rio 2007 (SERIO2007) é o órgão da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro (PCRJ) , criado em maio de 2005 com a missão de planejar as ações destinadas à realização dos Jogos Pan-americanos Rio 2007, gerenciar e acompanhar o desenvolvimento de todos os projetos e eventos relacionados aos Jogos, promovendo o relacionamento da PCRJ com os Governos Federal e Estadual, o Comitê Olímpico Brasileiro (COB) e o Comitê Organizador dos Jogos Pan-americanos Rio 2007 (CO-RIO).

A SERIO2007 não tem função executiva no processo de organização dos Jogos, sendo responsável pelo planejamento, gerenciamento e acompanhamento dos projetos. A implantação e execução dos projetos ficam distribuídas entre os principais entes envolvidos: a própria PCRJ, através de suas outras Secretarias (Obras, Saúde, Transporte, etc.), o Governo do Estado, o Governo Federal e, principalmente, o CO-RIO, vinculado ao COB.

Diante da magnitude dos Jogos Pan-americanos, do curto espaço de tempo até a realização do evento e da grande quantidade de projetos e variedade de envolvidos, a SERIO2007 sentia dificuldade de efetuar sua missão de acompanhamento dos projetos. Muitos projetos eram desconhecidos e não faziam parte do portfólio. O acompanhamento era realizado através de relatórios periódicos, elaborados com grande dificuldade por meio de intensas trocas de telefonemas e e-mails. Além do grande esforço, quando apresentado, o relatório muitas vezes já estava desatualizado. Era praticamente impossível também manter uma uniformização das informações e do nível de conhecimento dos envolvidos. Não existia padrão de procedimentos para o acompanhamento; o registro de informações e documentos não era centralizado. Os controles de prazos e cronogramas também eram deficientes, o que impedia uma ação mais pró-ativa diante dos problemas. Até mesmo os alertas mais graves nem sempre chegavam a tempo para os principais interessados.

A SERIO2007 precisava de um instrumento que permitisse um acompanhamento mais efetivo e temporal dos projetos; que facilitasse a colaboração e a troca de informações entre os envolvidos e sua divulgação para os principais interessados, através de um acesso rápido e descentralizado aos dados dos projetos; e que criasse uma base para a padronização de procedimentos de gerenciamento e acompanhamento dos projetos.

Solução

A solução encontrada foi a implantação de um Sistema de Gerenciamento de Projetos, utilizando o software Project Builder. Além de incorporar as melhores práticas do PMI, este software é acessado via Web, fornecendo a infra-estrutura e as funcionalidades necessárias para facilitar o acompanhamento dos projetos, a implantação de práticas consistentes de gestão de projetos, a colaboração e comunicação entre os envolvidos, bem como servir de base central de dados e documentos referentes aos projetos e as atividades desenvolvidas pela SERIO2007. A implantação do Project Builder (PB) foi iniciada em janeiro de 2006.

Em paralelo à instalação do software, e com apoio da equipe da Projectlab designada pela empresa Project Builder, foi criado um PMO – Escritório de Projetos, desenvolvida a primeira versão da metodologia de gerenciamento de projetos e realizado um treinamento básico no tema para todos os colaboradores da SERIO2007 envolvidos no acompanhamento dos projetos, ações também fundamentais para o sucesso da iniciativa. Em maio de 2006 os primeiros projetos já estavam sendo acompanhados pelo software. O planejamento prevê que até agosto de 2006 todos os projetos relacionados aos Jogos Pan-americanos estejam inseridos no Project Builder e sendo acompanhados pelos recursos oferecidos pela ferramenta.

Avaliação

O Project Builder está sendo fundamental no apoio à realização da missão da SERIO2007. Além de trazer para a organização um framework de trabalho e de conhecimentos em práticas de gerenciamento de projetos, o software está tornando muito mais fácil e ágil o acompanhamento dos projetos e, em especial, do gerenciamento do portfólio de projetos do PAN. Em breve não será mais necessário o esforço de coleta de informações para elaboração de relatórios e controle do andamento dos projetos e atividades do PAN. Todas as informações estarão disponíveis a qualquer momento para monitoramento pelos principais gestores em seus próprios computadores, permitindo decisões mais seguras, ações pró-ativas e respostas mais rápidas às mudanças e priorização de seus investimentos e do portfólio com base em informações exatas e atualizadas.

O registro centralizado de informações e documentos também tem demonstrado sua grande importância para a SERIO2007. Como um ente público, a Prefeitura precisa deixar suas ações claras para a população. A base documental que o PB está possibilitando fazer será um dos grandes legados para a Prefeitura. Mas após os Jogos, esta base de conhecimento não servirá apenas como fonte de informações para auditorias, mas também, e principalmente, como fonte de referência para uma provável candidatura da cidade do Rio a outros megaeventos esportivos internacionais, como a Copa do Mundo e os Jogos Olímpicos.

Gustavo Miranda Rodrigues
Assessor de Planejamento e Gerenciamento de Projetos

CCAA

Grupo CCAA utiliza Project Builder para o controle da produção de todo seu material didático

Com mais de 850 franquias e 330.000 alunos, o Grupo CCAA, há quatro décadas, é um dos líderes no ensino de idiomas no Brasil e tem forte presença em outros países do mundo. A fórmula para o sucesso: a utilização de um avançado método de ensino que combina tecnologia de ponta e material didático exclusivo. Esses dois recursos são a base da metodologia do CCAA e por isso, permanentemente são atualizados com o objetivo de despertar nos alunos o interesse e a determinação necessárias para o aprendizado de uma língua estrangeira.

O CCAA oferece um curso multimídia interativo com a mais moderna tecnologia para o ensino de inglês e espanhol. Além do diferencial tecnológico, o método de ensino do CCAA também se destaca pela forma como as ferramentas são utilizadas para simular o processo natural de aquisição de uma língua. A rigor, o processo se divide em duas grandes fases denominadas de fase oral, compreendendo as habilidades de falar e entender, e fase escrita abrangendo as habilidades de ler e escrever. Cada uma das fases é tratada separadamente, já que sem prévio domínio da parte oral, a escrita fica prejudicada em função da interferência da língua materna.

Tecnologia no ensino de idiomas

O CALL (Computer Assisted Language Learning), por exemplo, é um programa de exercícios no computador que mostra ao aluno o seu erro e dá instruções sobre como chegar à resposta correta, estimulando-o a acertar a cada exercício. Há também objetivos específicos dentro do processo de aprendizado. No ensino do inglês, o “Accent Reduction” (Redução de Sotaque), por exemplo, visa eliminar o sotaque do aluno brasileiro, aprimorando a pronúncia.

A necessidade de um software eficaz para gerenciar projetos, o Project Builder

Todo o material didático do CCAA é produzido internamente, pelo Departamento de Pesquisa e Planejamento, que reúne profissionais brasileiros e estrangeiros especializados em pedagogia, psicologia e ensino de idiomas. O CCAA organiza o conteúdo de forma que a programação da matéria possa ser distribuída harmoniosamente ao longo do curso. São produzidos também internamente CD-Roms, fitas de áudio, vídeo, além dos próprios livros. Para atender à demanda de toda a sua rede no Brasil, o CCAA conta com uma infra-estrutura composta por estações de computação gráfica, estúdios de TV e áudio, ilhas de edição e parque gráfico.

A excessiva preocupação com a qualidade exige que o CCAA domine todo o processo de produção de seu material. Cada projeto de produção de um novo livro, por exemplo, envolve a participação de equipes de escritores, revisores, profissionais de vídeo e áudio, analistas de sistemas, designers, profissionais de animação, etc. Para ter um controle de todas essas atividades e pessoal envolvido, em julho/2002, a empresa adotou a utilização do software de

Gerenciamento de Projetos, a Project Builder.

As vantagens trazidas pela Project Builder

Com a utilização da Project Builder, o CCAA passou a visualizar seus projetos como um todo e não apenas com uma visão departamental. Toda a empresa passou a ter um controle sobre todos os projetos. Segundo Fernando Wanderley dos Santos, assessor de Tecnologia da Informação do Grupo CCAA há oito anos, após a implementação da Project Builder, os processos ficaram melhor documentados e ficou mais fácil detectar quando é necessário uma correção de rumo.

Fernando acredita que o maior benefício recebido pela Project Builder foi a facilidade de que cada um dos envolvidos nos projetos, receba informações – através de um browser – sobre suas atividades diárias.

Fernando Wanderley dos Santos
Assessor de Tecnologia da Informação do Grupo CCAA

Flávia Domingues
Revisão e edição