Autor: Project Builder

melhor software para gerenciamento de projetos

10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em 10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos

Informação é poder! Essa é a premissa de um mundo on-line, que permite fazermos qualquer pesquisa graças à internet. Quando queremos fazer uma compra, seja algo pequeno como uma câmera fotográfica ou grande como um carro novo, o primeiro passo é pesquisar. Isso nos permite reunir dados e opiniões para formar a nossa decisão final.

A importância da pesquisa é a mesma para a compra de um melhor software de gerenciamento de projetos. Abaixo, elaboramos uma lista de recursos para esse tipo de programa para saber se você está no caminho certo.

1) Segurança

Segurança é o primeiro recurso a ser pesquisado, pois cada vez mais e mais pesoas realizam negócios on-line. Tenha certeza de que o aplicativo escolhido usa pelo menos 128 bits de criptografia. Isso o torna tão seguro quanto serviços bancários on-line. Outro aspecto de segurança tem a ver com quem tem acesso para qual recurso no aplicativo. Tenha certeza de que um melhor software de gerenciamento de projetos permita que usuários diferentes tenham acessos diferentes. Um bom programa terá de acomodar de maneira simples diferentes pontos de vistas e permissões. Por exemplo: o Administrador tem acesso a tudo; as Equipes terão acesso amplo, mas com restrição para criar novos usuários ou atribuir direitos de permissão; os Clientes terão acesso somente a seu próprio projeto.

2) Comunicação proativa

O próximo recurso a ser pesquisado é a capacidade de comunicação entre os envolvidos em um projeto. E-mail já virou uma ferramenta ultrapassada para troca de informações de projetos. O software de gerenciamento de projetos que você escolher deve permitir a comunicação em tempo real. Ou seja, terá de ter a capacidade de enviar mensagens automaticamente via email, compartilhar documentos, imagens e permitir tópicos de discussão para que qualquer envolvido tenha o direito de dar a sua opinião. É importante garantir que todos estejam de acordo, possam consultar o histórico e consigam se manter atualizados com a última orientação do projeto.

3) Integração com o MS Project

O MS Project é um gigante quando se trata de gerenciamento de projetos. A maioria dos gerentes usa ou já usou o MS Project em algum projeto recente. Portanto, é importante escolher um software que tenha a capacidade de se integrar com o MS Project. Isso inclui trabalhar com projetos iniciados no MS Project e exportar projetos do software escolhido para o MS Project.

4) Relatórios do projeto

Para acompanhar a situação de um projeto, é imprescindível o acesso fácil a todos os tipos de relatórios: relatórios de progresso, relatórios de recursos, relatórios de variâncias. Um bom software de gerenciamento de projetos deve incluir a capacidade de rapidamente criar, customizar, definir e refinar seus relatórios no clique de um botão. Você tem coisas muito melhores a fazer do que ficar sentado na frente do computador lutando para obter a informação correta. Seu software deve fazer isso o mais fácil possível.

5) Controle de despesas

Manter o seu projeto dentro de um orçamento específico é fundamental se você deseja ser um gerente bem sucedido. Monitorar e controlar despesas é, assim, uma função essencial para um software. Tenha certeza de que o programa escolhido irá permitir categorizar e inserir qualquer tipo de despesa, seja uma despesa única que acontece de vez em quando ou despesas recorrentes ,tais como pagamento de fornecedores.

6) Gerenciamento de riscos e problemas

Gerenciar riscos e problemas é, indiscutivelmente, um dos mais importantes trabalhos de um gerente. Riscos estão constantemente tentando derrubar o projeto para evitar que ele se complete. Problemas são riscos que se realizaram e se tornaram capazes de atrasar o projeto. O melhor software de gerenciamento de projetos precisa ter a capacidade de identificar, categorizar e reportar riscos para que eles possam ser discutidos semanalmente. Quando, infelizmente, o risco se tornou um problema, você precisa ser capaz de atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso da resolução.

7) Controle dos recursos humanos

A maior despesa na maioria dos projetos são as pessoas que foram designadas para trabalhar nele. Acompanhar o tempo gasto de cada colaborador é mais desafiador do que parece, pois os recursos humanos são geralmente relutantes em explicar seu tempo. Um software de gerenciamento de projetos tem de facilitar este acompanhamento. Isso ajudará o índice de produtividade ficar muito mais elevado.

8) Planejamento do projeto

Você gasta dias e semanas explicando sobre o que será necessário para ter o trabalho terminado quando você começar um novo projeto. Ter um espaço para acompanhar as tarefas junto com eventuais mudanças no projeto, os diferentes tipos de dependências que forem surgindo e a capacidade de alterar coisas e circunstâncias é uma característica essencial em um bom software de gerenciamento de projetos. Outra importante característica do melhor software de gerenciamento de projetos é a capacidade para formar a linha de base de seus projetos. Isso irá permitir a comparação de como as mudanças afetaram (positivamente ou negativamente) o cronograma original.

9) Navegação amigável

Existem muitos elementos móveis no gerenciamento de um projeto. O software de gestão de projetos terá de capturar os elementos móveis relevantes em um único lugar e ter certeza de que você pode rapidamente monitorar o que está acontecendo. Você deve se assegurar de que o software tenha seu painel de controle (dashboard) com as informações relevantes para o gerenciamento do seu projeto. Isso permite a você destacar o que é mais importante para o sucesso do projeto.

10) Armazenamento de arquivos de documentação

Finalmente, você deve se certificar que o aplicativo escolhido venha com abundância de armazenamento de arquivos. Podem haver milhões de documentos e versões de documentos que são necessários para gerenciar um projeto. Você precisa ter muito espaço para armazenar e, muito importante, fazer backup. A última coisa que você quer fazer é voltar e ter que recriar um documento complicado que foi corrompido ou se perdeu de alguma forma.

A lista acima de 10 atributos do melhor software de gerenciamento de projetos é um ponto inicial para sua decisão de compra. Tenha certeza de conversar com outros usuários que já tenham adquirido o programa escolhido. Isso irá lhe fornecer as informações necessárias que você precisa para tomar a melhor decisão possível.

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Superando os desafios de gerenciamento de projetos online

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Superando os desafios de gerenciamento de projetos online

O trabalho à distância vem apresentando um grande aumento nos últimos anos. Com a tecnologia de comunicação cada vez mais avançada, o gerenciamento de projetos online é algo cada vez mais popular.

Estudos recentes nos EUA mostram que aproximadamente 25% dos norte-americanos gastam parte da sua jornada de trabalho cumprindo tarefas longe do escritório. Essa tendência está se espalhando por todo o mundo. Por isso, cada vez mais empresas e gerentes se preocupam em como conseguir ótimos resultados na gestão de um projeto de gestão à distância.

Em cidades grandes, trabalhadores que vivem longe do local de trabalho precisam utilizar uma enorme parte de tempo para seus deslocamentos. Essa é uma das principais razões por que empregados e empregadores estão adotando o trabalho em casa com mais frequência. Supondo que um trabalhador precise de 2 horas e 25 minutos para ir e voltar ao trabalho diariamente, isso resulta em 11 horas por semana.

Com o mundo mais conectado pela internet, o gerenciamento de projetos online é um desafio crescente. Para estar preparado para o gerenciamento à distância, deixamos algumas dicas importantes.

1) Diferentes horários

Tendo colaboradores vivendo em outros países, com fusos horários diferentes, agendar reuniões é um grande desafio. Quando as equipes não estão acostumadas a trabalhar dessa maneira, muito tempo pode ser gasto para todos se conhecerem. É preciso evitar informações confusas e deixar claro qual será o horário da reunião e em que fuso horário, para evitar que uma parte esteja conectada e outra, não.

2) Multitarefa

Pode ser o grande problema de qualquer exercício de gerenciamento on-line. Enquanto participa de uma reunião, um colaborador pode também navegar na internet, ouvir música, checar e-mail, ou seja, utilizar alguma multitarefa no computador. Uma solução para fazer com que todos estejam atentos à reunião é fazer com que todos executem uma parte da reunião. Isto fará, no mínimo, eles se manterem engajados na tarefa e terem a sensação de como se sentem quando os outros podem não estar prestando atenção.

3) Conexões ruins

Essa é uma desculpa que não deve ser dada por ninguém. É essencial que todos tenham uma boa conexão com a internet. As ligações telefônicas precisam ser impecáveis. Ou seja, não pode haver obstáculos tecnológicos para se realizar o trabalho. Seu escritório doméstico precisa ser um lugar calmo, privado e, acima de tudo, profissional.

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Saiba lidar com a agressividade

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Saiba lidar com a agressividade

Alguma vez seu gerente de projetos declarou “não estou aqui para fazer amigos, mas para que as coisas sejam feitas”? Provavelmente ele é do tipo extrovertido. Mas há os que são mais introvertidos, menos agressivos e mais serenos em suas abordagens. A questão é: você sabe lidar com agressividade?

Existem diversos níveis de agressividade que podem ser percebidos como defesa, perseguição ou manifestação de seus próprios interesses. Uma pesquisa realizada em 2006 pelos pesquisadores Daniel Ames e Francis Flynn constatou que a agressividade é o calcanhar-de-aquiles da habilidade de um líder para alcançar resultados. Eles identificaram que nossa tendência natural de prestar mais atenção às informações negativas faz com que os custos de conviver com a agressividade supere os benefícios, aos olhos do observador.

Então qual é a melhor abordagem para lidar com agressividade no gerenciamento de projetos? Depende do projeto.

Talvez o ponto de partida seja desenvolver a habilidade de lidar com uma ampla gama de assertividades e ajustar o comportamento ao contexto do projeto.

Por exemplo: em projetos de curto prazo, ser mais agressivo dará a capacidade de alcançar resultados. Mas, em um grande projeto, a melhor abordagem pode ser mais moderada para construir bons relacionamentos com a sua equipe, que vai colaborar produtivamente por bastante tempo.

Que tipo de gerente de projetos você prefere? E que tipo de gerente de projetos você é?

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Você faz o básico do gerenciamento de projetos? Não perca os fundamentos de vista

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Você faz o básico do gerenciamento de projetos? Não perca os fundamentos de vista

O mundo profissional hoje pede atualizações constantes. Estudamos, lemos, fazemos cursos, participamos de seminários, ouvimos podcasts, dentre outros. O esforço é para nos tornarmos melhores em nossa área. Ironicamente, algumas vezes esse desejo de aprender nos distancia dos fundamentos. Buscamos inovação, as últimas tendências e talvez até as últimas modas para melhorar nosso trabalho. Em alguns casos, corremos o risco de adotar sofisticadas técnicas sem garantir que o básico do gerenciamento de projetos tenham sido devidamente implantado

É comum ler em revistas ou jornais o relato de grandes figuras do esporte e da música enfatizando a importância dos fundamentos para o sucesso. Como gerentes de projetos, temos de enfatizar o básico de nossa profissão. É mais do que recomendável verificar o quão bem foram implementados os fundamentos antes de adotarmos qualquer inovação. Qual a vantagem de se implementar as mais recentes técnicas em um projeto em que as disciplinas rudimentares não estão bem estabelecidas, e não identificamos corretamente os riscos básicos?

Em várias situações, nosso sucesso depende de quão bem foram implementados os processos de gerenciamento. Coisas dão errado e planos mudam – ainda que muitas vezes sigamos em frente sem planejar e nos preparar para essa realidade. Nossa intuição diz que isso é verdade e nossa experiência valida nossa intuição. No entanto, ainda é comum perdemos de vista o fato óbvio de que o básico importa, e muito.

Para não renunciar à nossa convicção, um bom passo é conferir o 2012 – Pulse of the Profession (pulso da profissão, em inglês), uma pesquisa global feita pelo Project Management Institute (PMI). O relatório da pesquisa aponta que, além das mudanças, os passos básicos estão entre os mais críticos fatores de sucesso nos projetos.

É importante ter em mente que novas e sofisticadas técnicas têm seu lugar, mas a melhor coisa a se fazer em qualquer profissão é sempre estar atento ao básico. Não deixe o fascínio pelo sofisticado distrair do valor dos fundamentos.

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Prevenção de riscos é chave para gerenciamento de projetos

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Prevenção de riscos é chave para gerenciamento de projetos

Já dizia a nossa avó que a prevenção de riscos é melhor do que remediar. Isso se aplica ao seu dia a dia profissional. Ter um bom gerenciamento de riscos é fundamental para garantir o sucesso do projeto.

Isso força sua equipe a considerar os deal breakers (impedimentos) em cada etapa e estimula a proatividade no planejamento e na implementação de soluções. Dessa forma, problemas passam a serem menos frequentes e as chances de sucesso são ampliadas.

O recente relatório do Project Management Institute, PMI’s 2012 Pulse of the Profession (pulso da profissão), constatou que mais de 70% dos entrevistados sempre ou frequentemente usam as técnicas do gerenciamento de riscos em projetos nas suas práticas e programas de gestão, por serem estratégias que conduzem as maiores taxas de sucesso.

Para entender um pouco melhor sobre a importância da prevenção de riscos, confira o nosso post de hoje!

O que é a política de gerenciamento de riscos em projetos?

A política de gerenciamento de riscos em projetos pode ser vista como um conjunto de estratégias que são aplicadas em cada etapa de uma iniciativa para evitar falhas e problemas. Em outras palavras, essa medida é voltada para aumentar as chances de eventos positivos ocorrerem e mitigarem os impactos que os problemas terão (assim como as chances deles ocorrerem).

Todo projeto apresenta uma série de riscos. Caberá a essa política trabalhar com todos os envolvidos para avaliar quais são os mais importantes, definir estratégias de prevenção, criar rotinas de monitoramento e planejar medidas para a eliminação de falhas. Dessa forma, os prejuízos ao final de cada etapa serão mitigados e a empresa poderá manter um fluxo de trabalho de alta qualidade.

Como o gerenciamento de riscos em projetos é estruturado?

Para criar uma política de gestão de riscos aplicável aos seus projetos, é necessário tomar algumas medidas. Em conjunto, elas diminuirão os problemas que possam afetar a sua empresa e, assim, garantirão um fluxo de trabalho mais eficaz. Isso passará por:

identificar os riscos;
avaliar o seu nível de probabilidade;
definir medidas preventivas;
definir medidas de monitoramento;
definir medidas de mitigação;
avaliar os resultados.

O primeiro passo é o mais abrangente. A empresa deve identificar, junto a todos os stakeholders do projeto, quais são os pontos que necessitam de atenção e a quem eles afetam.

Uma vez que os riscos já estejam mapeados, o negócio deverá categorizar cada um deles. Isso envolve identificar a chance de um problema específico ocorrer e o nível de impacto que ele causará. Dessa forma, a distribuição de recursos ficará mais inteligente, priorizando as ameaças com maiores chances de acontecerem e que tenham um maior impacto na rotina da empresa.

Com tais dados em mãos, o gestor pode estruturar as medidas de prevenção, monitoramento e mitigação de riscos. São elas que têm um efeito prático no dia a dia do projeto, permitindo que profissionais possam atuar continuamente para evitar falhas, monitorar a ocorrência de situações de risco e garantir que, caso os problemas ocorram, eles serão mitigados rapidamente.

Quais as vantagens de uma política de mitigação de riscos?

A principal vantagem da política de gerenciamento de riscos é garantir que a empresa tenha sucesso ao final de cada etapa. Uma vez que as chances de um problema grave ocorrer são menores, todo o projeto terá um fluxo de trabalho que levará ao objetivo final com mais facilidade. Veja abaixo outros benefícios dessa estratégia!

Maior nível de engajamento

Haverá um maior nível de engajamento no ambiente corporativo. As escolhas tomadas pelos gestores estarão pautadas por um conjunto de dados melhor estruturado e com menos chances de impactar negativamente nos resultados finais. Dessa forma, os times atuarão de modo proativo para entregar os resultados esperados.

Redução de custos

A economia, ao final do projeto, também é ampliada. Se problemas tornam-se menos frequentes, a taxa de retrabalho cairá. Dessa forma, os gastos imprevistos diminuirão na rotina do gestor.

O corte de custos também cai em função da melhor distribuição de recursos financeiros. Se o gestor sabe quais são os pontos dignos de atenção e os riscos que o projeto enfrenta, ele pode direcionar o orçamento de um modo mais inteligente, investindo no que afetará diretamente o negócio e, assim, evitando desperdícios.

Maior nível de produtividade

O nível de produtividade é ampliado. A empresa conseguirá manter um fluxo de trabalho menos propenso a falhas e interrupções não programadas em todas as etapas do projeto, em função das medidas preventivas e de monitoramento.

Ainda que algum problema ocorra, ele não causará um grande impacto na aderência da equipe aos prazos. Como o gerenciamento de riscos é um processo ativo e executado de modo contínuo, a companhia sempre terá as suas falhas eliminadas com agilidade: se um equipamento falhar, por exemplo, o time já terá um plano estruturado para encontrar uma resolução e retomar as suas atividades no menor prazo possível.

Como a política de gerenciamento de riscos em projetos é aplicada em um cenário real?

Uma boa forma de compreender a gestão de riscos é avaliando o modo como os processos são estruturados e o seu funcionamento em um ambiente real. Por isso, separamos um case relacionado a uma obra com mal planejamento. Veja como uma série de problemas poderiam ser evitados se o negócio tivesse adotado uma boa postura!

Ao término da etapa de uma obra, o gerente de projetos supervisiona o trabalho de uma equipe elétrica responsável por instalar equipamentos elétricos e audiovisuais. Os times de construção e de engenharia civil entregaram a eles o local completo e decorado, pronto para a fase final.

Mas para o desalento do gerente de projetos, os projetores não se alinhavam com as telas. Isso inutiliza sua função ali, já que não seria possível executar o seu trabalho naquele cenário.

Qual foi o erro?

Essa falha grave ocorreu em função de problemas de comunicação. As equipes de construção e de engenharia civil haviam alterado as dimensões das salas e o cliente falhou em comunicar as mudanças para a equipe elétrica.

Supondo que o projeto foi executado de acordo com o planejado, o gerente de projetos planejou e apresentou os esquemas elétricos baseados nas dimensões originais da sala. Esses planos se tornaram inúteis quando as dimensões da sala foram modificadas. Como consequência, a posição correta do equipamento ficou distorcida.

A solução encontrada pelo gerente de projetos foi desenhar e apresentar novos esquemas elétricos. As paredes e o teto tiveram de ser quebrados para acomodar as mudanças, o que provocou atrasos e aumentou custos, trabalho e frustração.

Como a equipe de gerenciamento de riscos em projetos atuaria nesse caso?

Uma equipe capaz de executar uma forte pesquisa de riscos e um plano de implementação teria evitado essa situação. Muitas suposições não foram contestadas e os riscos relativos às várias dependências externas foram negligenciados. Consequentemente, os custos aumentaram junto com os prazos de entrega de resultados.

Nesse caso, a comunicação proativa com o cliente e com outras equipes envolvidas deveria ter sido planejada como parte do gerenciamento de riscos. Um exemplo é perguntar como os empreiteiros pretendem executar as suas atividades nos momentos de planejamento e, assim, identificar como os locais seriam monitorados e controlados. Dessa forma, a companhia pode tomar medidas proativas para garantir a maior qualidade das operações.

Qual seria a frequência e o tipo de comunicação com os stakeholders?

É preciso fazer uma avaliação de cenários e de “e se”? O que acontece se as entregas não forem feitas dentro do prazo esperado? Quais são os riscos se houver problemas com os empreiteiros? Qual é o impacto de não ter recursos dedicados na equipe?

Essas reflexões e questionamentos podem auxiliar o gerente de projetos e a equipe a se planejarem proativamente. A qualidade do trabalho do empreiteiro será muito maior, já que as suas operações ocorrerão com base em estratégias robustas, ao mesmo tempo em que os recursos necessários para as equipes atuarem no projeto serão entregues com um alinhamento maior do que a empresa precisa.

Os projetos corporativos apresentam um grande nível de complexidade. Geralmente, isso é algo que envolve um grande número de pessoas, etapas, metodologias e estratégias. Para gestores, portanto, a gestão de cada fator que influencia no sucesso do projeto é algo que demandará muitos recursos.

Nesse sentido, a criação de uma política de gerenciamento de riscos em projetos é algo fundamental. Ela dará ao time de stakeholders os mecanismos necessários para mitigar vulnerabilidades e implementar mecanismos de gestão que eliminam pontos que causem prejuízos. Assim, o retorno obtido com o investimento será sempre o maior possível, uma vez que todo o ambiente de trabalho passará por melhorias.

O planejamento e a aplicação de uma política de gerenciamento de riscos, como apontamos acima, é algo que envolve todos os times e stakeholder. Mas por qual motivo isso ocorre? Confira no nosso blog como os riscos e as incertezas podem afetar todo o seu projeto!

5 frases para evitar em um projeto

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Dicas. Nenhum comentário em 5 frases para evitar em um projeto

Assim que começamos a atuar na gerência de projetos, começamos a reconhecer sinais que nos apontam os riscos de cada trabalho. Inicialmente, esses sinais aparecem nos relatórios de situação, nos planos de trabalho e nas métricas de entrega. À medida que ganhamos experiência, aprendemos a ver sinais adicionais de risco nas observações e nos diálogos. Muitas vezes, esses sinais podem ser originados pelos próprios gerentes.

Esses sinais, algumas vezes, podem passar despercebidos. Assim, a capacidade de agir sobre eles fica mais restrita. Por exemplo, existe o medo em descontentar os clientes do projeto se houver muitas objeções e expectativas irreais. Também há uma falsa crença de que esses tipos de mensagem irão de alguma maneira desmotivar a própia equipe.

Abaixo, confira cinco frases para evitar em um projeto:

1. “Vamos começar o projeto na primeira reunião.”

Muitas vezes, importantes atividades de mobilização tendem a ser ignoradas no ímpeto de começar um projeto com uma grande reunião de grupo. Essa fixação no primeiro encontro faz com que tarefas importantes fiquem para trás. Ações antecipadas, processos de abordagem e mecanismos de comunicação prévios são mais importantes do que ter a certeza de que os petiscos chegaram a tempo para o intervalo da reunião inicial.

2. “Esse projeto vai terminar dentro do tempo e sem estourar o orçamento.”

A frase geralmente aparece ao primeiro sinal de progresso ou derrapagem do custo. Ao contrário de lidar com a causa principal do obstáculo, muitas vezes os gerentes de projetos irão diminuir o escopo para atender tempo e orçamento. Reduzir o escopo tem o efeito de reduzir a proposta de valor global para o projeto. Aborde essa tendência alocando tempo suficiente no inicio de projeto para identificar os critérios de sucesso dos negócios independentemente de cronograma e tempo.

3. “O CEO é o responsável por esse projeto.”

Nomear alguém importante normalmente surge quando há um conflito envolvendo recursos necessários em vários projetos. Gerentes de projetos esperam que apresentando o CEO ou outro executivo como sponsor criará um comprometimento com o projeto. Entretanto, CEOs e outros executivos normalmente não têm tempo para serem responsáveis por um projeto delegado a outros gerentes. É preciso ter uma noção clara das atividades das partes interessadas tal como um nível de lista de aprovação de financiamento para confirmar os principais sponsors para o projeto.

4. “Nós estamos atrasados, mas iremos compensar na próxima fase.”

A menos que haja uma grande mudança no escopo, uma das mais desafortunadas leis da física para projetos é que qualquer deslize no cronograma será compensado na próxima fase. A melhor abordagem é ser transparente sobre o atraso no cronograma. Ao tornar o deslize transparente, você habilita a atenção da equipe de liderança e busca promover ações corretivas.

5. “O sinal está verde.”

Um indicador de sinal verde em um relatório de projeto normalmente significa que não há problemas presentes. Contudo, este indicador nem sempre conta a história completa. Por exemplo, apesar das datas de entrega estarem atrasadas, um gerente continua a declarar status verde. Em uma reunião executiva do comitê de direção, a equipe de liderança contestou o relatório e o gerente de projetos respondeu: “Eu sei que as datas de entrega estão deslizando, mas eu estou dando sinal verde.” Para promover a confiança da equipe do projeto e da equipe de liderança, siga o que foi planejado, como as datas reais de entrega ou a análise de valor agregado, e mostre o verdadeiro status do projeto.

Embora ferramentas, abordagens e processos ajudem a gerenciar os riscos de entrega, é importante reconhecer esses sinais e tomar as medidas certas para agir sobre eles. O que você aprendeu como bons exemplos de sinais que apontam para riscos num projeto?

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Gerente de Projeto: – Irrite-se! (e saia ganhando com isso)

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Gestão. Nenhum comentário em Gerente de Projeto: – Irrite-se! (e saia ganhando com isso)

No senso comum, a raiva é considerada uma emoção negativa. No entanto, sabia que esse sentimento pode ter suas vantagens?

Ao analisarmos o lado positivo da raiva, encontramos benefícios que podem ser importantes para o nosso dia a dia, principalmente quando estamos na gerência de um projeto.

A raiva pode manter a equipe unida

Muitos de nós fomos ensinados a não demonstrar a nossa raiva, mas isso pode ser muito prejudicial em um projeto. Por exemplo, se você está com raiva por causa de um erro que um membro da equipe cometeu e você não falar nada, esse membro não saberá que fez besteira. Ele provavelmente continuará repetindo o erro e entrará em um ciclo vicioso. Expressar a insatisfação de maneira justificável, procurando encontrar uma solução, pode fortalecer a relação com um colaborador. Esse tipo de comunicação, de forma honesta, pode ajudar a resolver problemas com as partes interessadas e manter a união de sua equipe.

A raiva pode ser motivadora

Pode ser uma poderosa força de motivação, que ajuda a “ir além do limite” e continuar empenhado em superar os problemas. Por exemplo, se você é criticado pelo seu trabalho, pode se sentir ainda mais motivado a fazer melhor porque está com raiva e quer provar que pode melhorar o seu desempenho. Em um projeto, se formos capazes de produzir o que é chamado de “raiva positiva” na equipe, os colaboradores podem ficar mais motivados em alcançar bons resultados. Só é preciso tomar muito cuidado para não afastar um membro do objetivo. Ache as palavras certas para empurrá-los na direção correta.

A raiva e a felicidade caminham juntas

Parece até uma ironia, mas um estudo feito pela Universidade de Harvard mostrou que pessoas felizes têm uma coisa em comum com pessoas irritadas – ambas expressam estimativas de risco otimistas. O estudo coordenado pelo Dra. J. S. Lerner (Página da Dra. Jennifer Lerner) professor de políticas públicas, concluiu que, em um gerenciamento de riscos, é melhor contar com pessoas irritadas do que temerosas. Ou seja, não há problema em ficar irritado. O que é importante ressaltar é que o comportamento tem de ser sempre profissional. Tratar com respeito todas as pessoas é fundamental. Não deixe um comportamento errado arruinar uma mensagem certa.

Independente da nossa função em um projeto, somos todos humanos. Todos nós temos sentimentos e um deles é ficar irritado. Use a “raiva positiva” quando puder. Acima de tudo, seja capaz de se comunicar quando estiver com raiva de uma maneira que não estrague a mensagem certa.

Você alguma vez usou a raiva de forma positiva na gerência de um projeto?

Aprendizes: uma alternativa na formação de gerentes de projetos

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Pessoas. Nenhum comentário em Aprendizes: uma alternativa na formação de gerentes de projetos

As pessoas que desejam ter uma formação de gerentes de projetos, geralmente nos perguntam: o que eu preciso fazer? Até pouco tempo atrás, nossa resposta seria: procure oportunidades em empresas com base em projetos, seja remunerado ou não. O ganho de experiência valeria mais a pena do que investir em cursos teóricos de capacitação.

Se você já trabalha num lugar em que há a possibilidade de atuar numa equipe de projeto, ou sua atual função ou experiência não tem nada a ver com gerenciamento de projetos, uma opção é voluntariar-se no terceiro setor. O lançamento do programa Higher Apprenticeship in Project Management, pela Association for Project Management (APM), do Reino Unido, surgiu como uma nova opção para alguns poucos privilegiados.

Esse modelo é voltado, em grande parte, a jovens recém-saídos do Ensino Médio ou da faculdade. Tem por objetivo proporcionar o treinamento e o desenvolvimento de novatos em projetos até que possam contribuir efetivamente para grandes programas ou assumir a responsabilidade de pequenos módulos de atividades.

O esquema é semelhante ao modelo tradicional de aprendizes. Ao final do treinamento, será possível contar com um subconjunto de habilidades em gerenciamento de projetos e a capacidade de trabalhar sem supervisão. Com o tempo, o aprendiz ganhará mais responsabilidades e poderá se aprofundar em conhecimentos, treinamentos e desenvolvimento profissional contínuo (CPD, na sigla em inglês) para progredir até ser reconhecido como um gerente de projetos, de fato. Isso não desmerece o modelo, apenas estabelece expectativas razoáveis sobre o patamar que será atingido após determinado prazo.

Durante dois anos, o aprendiz terá de completar um número de módulos que combinam competências e conhecimentos técnicos e acadêmicos. Alguns são essenciais, como: princípios do gerenciamento de projetos, gerenciamento de projetos de stakeholders e projetos de comunicações. Os módulos restantes são selecionados a partir de uma lista consensual.

A decisão de como serão entregues os módulos (como: liberação de bloqueios, lançamentos diários ou estudo individual) é tomada em conjunto entre as partes envolvidas, mas ao final terão de alcançar o padrão credenciado pelo Ofqual, um órgão do governo britânico que regulamenta exames, testes e qualificações.

A conclusão bem sucedida do processo vale como um diploma nível 4 em gerenciamento de projetos, logo acima do nível APMP nas atuais qualificações da Association for Project Management (APM). Os participantes, agora com uma sólida formação em gerenciamento de projetos, estarão bem preparados para seguir na carreira.

O envelhecimento da população, a necessidade de um plano de sucessão e a vontade da APM de elevar o padrão em gerenciamento de projetos atraiu cerca de 80 organizações para se envolver no desenvolvimento desse programa. O número de sistemas ativos continua relativamente baixo (eram 24 em junho de 2012), mas a expectativa é que esse número cresça à medida que o sistema se torne mais conhecido. A seleção será difícil – em uma campanha de recrutamento para cinco aprendizes, foram recebidos cerca de 300 pedidos.

O sucesso desse sistema no desenvolvimento da capacidade e da aptidão em gerenciamento de projetos só se confirmará com o tempo. Mas enquanto uma alternativa viável para pessoas que aspiram entrar no gerenciamento de projetos, este modelo oferece muitos benefícios e vale a pena conferir.

Texto traduzido desse site.

Certificação PMP: vença essa luta

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em Certificação PMP: vença essa luta

A conquista da Certificação PMP não cai do céu. É preciso muita luta e coragem para sair vencedor desse desafio. Pense no lutador de MMA Anderson Silva se preparando para levar o UFC. É por aí.

O lutador tem que praticar todo dia, suar muito, estudar os adversários, desenvolver suas habilidades e técnicas perfeitas. Chegar ao UFC (Ultimate Fighting Championship) não é para amadores. Se o cara chegou lá, é porque deu e levou muita porrada por aí, sem desistir. Anderson Silva treinou, perdeu, ganhou muitas vezes até conseguir suas 15 vitórias consecutivas desde 2006.

O desafio é similar ao do gerente de projetos que quer ter sua Certificação PMP (Project Management Professional). Exige um alto nível de dedicação, concentração e entrega para atingir sua meta. Só para ter o direito de fazer a prova, é necessário ter um curso de quatro anos e 4,5 mil horas dedicadas à liderança ou à direção de projetos, ou então 7,5 mil horas, se não tiver o curso. É muito tempo! São mais de 10 meses seguidos, sem descanso. Haja projeto para se dedicar!

Então, para não perder essa luta, acompanhe algumas dicas e conquiste sua Certificação PMP:

1) Ler o PMBOK

Lamentamos informá-lo que não há como fugir do Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Sabemos que o texto é árduo e duro, sem comparativos com exemplos práticos. Mas a prova está baseada nas informações contidas no livro, então o jeito é se encher de coragem e encarar o adversário sem medo.

Ao ler o guia, você talvez estranhe o fato de nunca ter vivenciado nenhuma das situações explicitadas. Não se preocupe: provavelmente é verdade. É que o PMBOK apresenta um mundo ideal, com o melhor cenário possível. Nós, reles mortais, vivemos num mundo imperfeito. O jeito é desligar-se um pouco da realidade e seguir o que o guia diz para conseguir sua Certificação PMP. As questões do exame estão baseadas no guia, e não em sua experiência profissional.

2) Usar outras fontes de informação

Faz parte da preparação para o exame realizar leituras complementares. Existem diversos materiais que poderão lhe ajudar a estudar, muito além do PMBOK, o que é um alívio. São de extrema utilidade, porque trazem os preceitos do guia para o mundo real, o que facilita bastante o entendimento. Além de tornar o PMBOK mais plausível, esses materiais oferecem técnicas de memorização e “notas mentais” que ajudam a lembrar das principais fórmulas, processos, técnicas, entradas e saídas.

3) Estudar em grupo

Estudar com outras pessoas que estão buscando a Certificação PMP tem algumas vantagens. Entre elas está o volume de recursos materiais que cada um acumulou durante os anos de experiência no gerenciamento de projetos. Compartilhar esses materiais pode lhe ajudar a economizar uns bons trocados e enriquecer o conhecimento de todos. Outra vantagem é o compromisso. É como treinar: se você vai com um amigo, fica mais motivado. O grupo favorece a disciplina, e os colegas não vão deixar ninguém para trás. Mas onde encontrar essas pessoas? Numa academia de MMA é meio difícil. Então procure no capítulo PMI mais próximo de você. Certamente haverá outras pessoas na mesma situação.

4) Fazer simulados

Realizar provas similares às reais ajuda bastante nos estudos para a Certificação PMP. Assim, você fica sabendo como é o estilo das perguntas logo no início da sua preparação. É de praxe dos exames oferecer nas questões informações demais, que não têm necessariamente a ver com a resposta que esperam de você. Saber separar o joio do trigo é de suma importância para ganhar tempo e assertividade. Um detalhe pode fazer toda a diferença entre uma questão correta e incorreta. Faça muitos simulados. Tenha o cuidado de usar perguntas diversas para não decorar as respostas, sem querer. O objetivo dessas provas prévias é lhe ajudar a entender como o exame está estruturado e melhorar suas chances de acerto nas respostas. Se conseguir uma pontuação entre 85% a 90% nos simulados, estará bastante tranquilo para realizar a prova de verdade.

5) Estudar em cursos de áudio

Existem cursos de áudio que preparam para a Certificação PMP. São bastante úteis porque economizam seu tempo. Você pode ouvir quando está no trânsito, em viagens, esperando ser atendido no consultório, ou até antes daquela reunião com o cliente que está atrasada. Há cursos que separam os capítulos do guia PMBOK, com exemplos de como as perguntas aparecem no exame. Você vai se surpreender com o quanto poderá absorver dos conteúdos enquanto escuta os cursos.

6) Treinar múltiplas escolhas

Lembre-se das provas que você fazia na escola e como você se preparava para realizá-las. Eliminar alternativas em testes de múltipla escolha ajuda no seu exame PMP tanto quanto ajudava no colégio. Uma ou duas respostas são obviamente erradas. Isso facilita a escolha da alternativa correta entre as restantes. Além disso, a sua primeira resposta geralmente é a certa. Não tente adivinhar. E, se ficar preso em uma questão, siga em frente e retorne mais tarde. Não arrisque o resto do seu exame empacado em uma única resposta.

Uma dica bastante útil para o exame de Certificação PMP é memorizar as fórmulas. Escreva num papel tão logo você se prepare para a prova. É uma preocupação a menos, e assim você consegue se concentrar melhor no exame.

A preparação para a Certificação PMP exige bastante trabalho. Requer esforço, persistência e dedicação. Mas você verá que o resultado valerá a pena, ao passo que atingirá níveis de excelência em sua carreira. Você validará o que já sabe, aprenderá novas habilidades e, de quebra, ganhará mais dinheiro ao desenvolver-se em sua trajetória profissional.

MBA em Gestão de Projetos ou certificação PMP?

Escrito por Project Builder em 10/06/2017. Postado em Projetos. Nenhum comentário em MBA em Gestão de Projetos ou certificação PMP?

Os profissionais que são novatos no mundo do gerenciamento de projetos ficam em dúvida sobre a melhor opção de capacitação profissional. As alternativas são fazer um MBA/pós-graduação em Gestão de Projetos ou obter a certificação PMP. O ideal é ter os dois, mas quando não se pode fazer tudo ao mesmo tempo, veja qual é a melhor opção para você.

Em primeiro lugar, é preciso avaliar sua situação atual e saber como pretende estar no futuro. Tanto o MBA quanto a certificação PMP exigem um certo esforço pessoal, planejamento, tempo e dinheiro. Para quem está começando a trabalhar com gerenciamento de projetos, o MBA vale mais a pena. Por outro lado, se você é mais experiente, a certificação PMP torna-se imprescindível no mercado. Vamos aprofundar nas duas opções para lhe ajudar na sua escolha.

MBA em Gestão de Projetos

A procura por cursos de especialização em gerenciamento de projetos tem crescido bastante. Algumas instituições chamam de MBA, outras de pós-graduação, mas o nome não é tão importante assim. São todos títulos de especialização na área.
Até pouco tempo atrás, esses cursos eram bem raros. Em 2008, por exemplo, havia apenas cinco opções de especialização em gestão de projetos no Rio de Janeiro, a segunda maior cidade do país. Mesmo assim, as instituições levavam semanas para preencher as turmas.

De lá para cá, o cenário mudou bastante. As principais instituições de ensino no Brasil oferecem especializações na área. Muitas delas têm parcerias oficiais com o Project Management Institute (PMI), e usam como base os conteúdos do guia PMBOK. Hoje, é mais provável encontrar filas de espera para entrar no curso. Centenas de profissionais são formados por ano, praticamente uma inundação de especialistas em gestão de projetos no mercado.

Além de ter aumentado em quantidade, a qualidade também melhorou. Os conteúdos atuais conseguem atender às necessidades mais urgentes e práticas dos profissionais, ao contrário dos cursos básicos e rápidos do passado, que ofereciam somente a teoria. Os MBA atuais oferecem conceitos e suas aplicações. O aluno apreende ferramentas e processos com cases reais e situações semelhantes ao dia a dia das empresas.

Com a ampla oferta de capacitação disponível, o mercado corporativo passou a exigir a especialização no currículo de seus gestores de projetos. É bem comum encontrar em anúncios de oportunidades de emprego o MBA em gestão de projetos como pré-requisito.

Certificação PMP

É um título reconhecido no mundo todo, porque garante que o profissional domina conceitos, processos e ferramentas da gestão de projetos. Sem dúvida, é a principal certificação profissional no mundo nessa área, obtida por centenas de milhares de pessoas.

O boom da Certificação PMP chegou ao mercado brasileiro entre 2003 e 2007, quando as empresas começaram a demonstrar preferência por gerentes de projetos certificados. Por “preferência”, leia-se salários bem mais elevados e benefícios generosos. Assim como ocorreu com o MBA, tornou-se comum encontrar anúncios de emprego com a exigência da certificação, especialmente na área de TI.

Passada a febre inicial, a Certificação PMP começou a ser questionada por profissionais, mas continua sendo um importante diferencial competitivo para gerentes de projetos. É que o título garante que o profissional tem experiência na área e domina conceitos e técnicas. Se o objetivo é dar um “up” no currículo – e na conta bancária – vale a pena investir.

Como já dissemos, o ideal é ter os dois títulos, tanto o MBA quanto a Certificação PMP. No entanto, avalie quais são seus objetivos profissionais para decidir qual será mais relevante para você neste momento. A especialização e a certificação, somados à sua experiência e ao conhecimento técnico, certamente lhe trarão vantagens competitivas no mercado.