Autor: Project Builder

O gerenciamento efetivo de projetos começa pela compreensão de suas partes e etapas fundamentais. Por isso, saber o que significa escopo do projeto é especialmente importante.

Pode-se dizer que essa é a parte do planejamento que determina e documenta uma lista de objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos. Ele é elaborado para explicar os limites de um projeto, estabelecer responsabilidades de cada membro da equipe e apontar os procedimentos tanto para a realização quanto para a verificação e aprovação do trabalho.

É também o escopo que fornece ao gestor as diretrizes para a tomada de decisões sobre solicitações de mudança durante a realização. Afinal, é natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho.

No entanto, será que você sabe quais são os processos fundamentais para a definição do escopo de um projeto? Continue lendo este conteúdo para entender.

Por que a definição do que é escopo do projeto é tão importante?

Segundo o Guia PMBOK®, o escopo de um projeto consiste no trabalho que é necessário para entregar um serviço, produto ou resultado com características e funções especificadas. Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto.

Controle de etapas

Também é nele que se controla o que é adicionado ou removido ao longo do caminho — estabelecendo, ainda, os mecanismos de controle para tratar os fatores que podem resultar em mudanças não previstas. Sem a definição do escopo, portanto, não se pode estimar o custo e o tempo demandados pelo projeto.

Nesse sentido, gerir um escopo de forma eficaz exige uma boa e clara comunicação, pois garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas.

Prevenção de custos e perdas

Às vezes, devido alguma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado. Isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos financeiros e tempo, e até o desgaste da motivação da equipe.

Aumento da qualidade de entrega

Por tudo isso, percebe-se a sua grande importância não só para a equipe do projeto, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios da empresa. A elaboração de um escopo detalhado ainda é fundamental para a satisfação do cliente, bem como para a eficiência do trabalho a ser realizado.

O que é o plano de gerenciamento do escopo?

Contudo, não basta fazer uma definição ou elaboração acertada do escopo. É preciso fazer um plano de gerenciamento do escopo, o que envolve a gestão de todos os processos do projeto. Isso evita os principais problemas que um projeto pode enfrentar, especialmente o inchaço das atividades e a perda do controle dos requisitos.

Esse gerenciamento do escopo, no geral, lida com três questões essenciais do projeto.

• Qual problema se quer solucionar?
• Quais são os resultados que se espera obter?
• Quais metas devem ser atendidas para se conseguir os resultados esperados?

Enfim, por meio do escopo do projeto define-se todo o trabalho que deve ser feito, e deve-se garantir que apenas o que foi estabelecido seja realizado. O líder de projeto deve, portanto, assegurar que não haja ações além do que foi planejado, evitando qualquer trabalho adicional ao escopo.

Quais são as técnicas possíveis para obter resultados?

Para identificar todas as etapas, demandas e responsabilidades, é possível utilizar algumas técnicas para definição de escopo. Afinal, antes de começar o planejamento, é necessário ter uma visão geral.

A realização de entrevistas com o cliente, por exemplo, permite entender as expectativas. Depois, uma análise de produto e mesmo um brainstorming ajudam a decompor o projeto em tarefas menores, com objetivos específicos em cada ponto.

Também é possível realizar coletas e análises de dados, utilizar a documentação anterior como base, adotar diagramas e assim por diante.

O mais importante é que várias dessas técnicas podem ser usadas juntas, o que favorece a conquista de resultados nesse sentido.

Quais são as consequências de ignorar a elaboração de escopo?

Ignorar a elaboração do escopo pode causar diversos problemas para o projeto e para o negócio, em geral. A falta de planejamento diminui as chances de o projeto ser bem-sucedido e há grandes riscos de o cliente ficar insatisfeito.

Além disso, é preciso considerar que os custos e desperdícios aumentam, bem como o prazo de execução.

O time também tem menos orientação sobre como proceder e a colaboração pode ser suprimida ou comprometida por causa disso. Além disso, a inexistência de escopo faz com que mais solicitações apareçam durante a execução, o que prejudica o fluxo de trabalho.

Então, obter sucesso no projeto, de forma consistente e escalável, é impossível quando esse elemento é ignorado.

Depois de saber o que é escopo, vale entender que a definição envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e de seus principais subprodutos.

Vejamos, então, quais são os processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível.

1. O plano de gerenciamento do escopo

Muito conhecido pela sigla PGE, o plano de gerenciamento do escopo é um documento no qual deve ser descrito como será a definição, o desenvolvimento, a monitoria, os controles e a análise (a verificação) do escopo. Ele também serve como um dos planos auxiliares do plano macro de gerenciamento do projeto.

Para isso, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve abranger os seguintes processos, segundo as melhores práticas do Guia PMBOK®:

• planejar o gerenciamento do escopo: documentar como o escopo será definido, validado e controlado;
• coletar os requisitos: definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto;
• definir o escopo: realizar uma descrição detalhada do projeto e do produto;
• criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP): subdividir os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis;
• validar o escopo: formalizar a aceitação dos produtos do projeto;
• controlar o escopo: monitorar o escopo e gerenciar alterações na linha de base do escopo.

Vale ressaltar que é crucial que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes interessadas no projeto precisam ficar alinhadas e compreender bem todas as suas diretrizes.

2. O termo de abertura do projeto

O termo de abertura, muitas vezes chamado de Project Charter, é o documento que formaliza a autorização de um projeto.

É ele quem dá ao gerente do projeto a autoridade para iniciar a aplicação dos recursos organizacionais nas atividades planejadas. É por isso que o gerente do projeto sempre é designado antes do início do planejamento e, preferencialmente, antes do processo de desenvolvimento do termo de abertura.

Outro ponto importante é que o termo de abertura do projeto deve ter aprovação do patrocinador (quem financia e provê os recursos).

Vejamos, agora, as principais informações que compõem um termo de abertura:

• a designação do gerente de projetos, com nível de autoridade devidamente atribuído;
• os requisitos para satisfazer as necessidades primordiais de todas as partes;
• as necessidades de negócios;
• os requisitos do produto/serviço para o qual o projeto será realizado;
• os objetivos e justificativas do projeto;
• um cronograma sumarizado;
• a influência de todas partes;
• as organizações funcionais;
• as premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas;
• caso de negócios que justifique o projeto (inclui também o ROI);
• um orçamento sumarizado.

O termo de abertura do projeto, portanto, precisa conter informações sumarizadas, mas também com o nível de detalhamento necessário para a aprovação, ou não, do projeto.

3. A documentação dos requisitos

De acordo com o Guia PMBOK®, a documentação dos requisitos descreve como cada um deles atende às necessidades do negócio.

Em outras palavras, para formatar a documentação dos requisitos, o gerente deve se perguntar quais necessidades serão atendidas e como elas estão atreladas aos objetivos — sempre partindo de uma descrição macro e detalhanda conforme a evolução do projeto.

Assim, é importante que os requisitos sejam descritos de forma clara, evitando dupla interpretação. Sempre que possível, também, devem ser usados critérios de aceitação mensuráveis, pois isso retira qualquer subjetividade da avaliação.

4. Os ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa

Os ativos de processos organizacionais são aqueles que estão relacionados aos processos do negócio que contribuirão para o sucesso do projeto. Isso significa que quanto maior for o nível de maturidade da empresa em gerenciamento de projetos, maior será a contribuição dos ativos organizacionais.

Geralmente, os ativos de processos organizacionais existem — e são de fácil localização — quando há um escritório de projetos eficaz dentro da empresa. Eles podem ser:

• planos formais ou informais, diretrizes e procedimentos, normas e políticas internas;
• requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
• procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, direcionamentos de trabalho, regras gerais dos diversos departamentos da empresa;
• arquivos com base de conhecimento dos projetos antigos (lições aprendidas, dados históricos etc.) — informações documentadas que ajudem no sucesso de novos projetos.

Nesse sentido, os ativos de processos organizacionais consistem nas informações, ferramentas e documentos que a empresa tem, e que poderiam auxiliar no planejamento e execução dos projetos.

Já os fatores ambientais da empresa se referem a qualquer fator no ambiente interno ou externo à instituição e que não pode ser controlado pela equipe, mas que ainda pode afetar o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, alguns exemplos mais comuns de fatores ambientais da organização:

• cultura e estrutura organizacional;
• condições econômicas e do mercado de trabalho;
• atitudes e tolerância em relação a riscos;
• normas governamentais;
• disponibilidade de recursos e skills;
• políticas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades;
• banco de dados comerciais;
• regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais específicas de cada área do projeto;
• fornecedores, termos e condições;
• recursos humanos existentes.

Todos esses fatores podem ser considerados nas diferentes etapas a serem executadas no projeto, buscando evitar o insucesso dos processos por meio de análises preventivas e simulações. É importante que o gestor conheça a fundo esses fatores, e aprenda com seus erros para que se qualifique cada vez mais no gerenciamento de projetos futuros.

Quais são os desafios na definição do escopo do projeto?

Mesmo sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, pode acontecer de essa parte do projeto ser elaborada incorretamente. Isso acontece quando alguns erros não são observados ou boas práticas não são totalmente aplicadas.

Agora, veremos alguns problemas que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto, e como lidar com eles. Confira.

1. Ambiguidade

Ao fazer a definição do escopo, pode haver confusão entre o conceito de “tarefas” e de “produtos”.

As tarefas são ações e atividades que geram a conclusão de um produto ou subproduto. Nesse caso, classificar uma tarefa como produto e vice-versa retrata uma falta de entendimento de como deve ser feita a definição de um escopo.

Esse tipo de situação pode resultar também de interpretações ambíguas sobre as informações, o que, muitas vezes, leva a um trabalho desnecessário. Portanto, evite isso elaborando um escopo preciso e claro, que vá direto ao ponto.

2. Definição incompleta

Um escopo é considerado incompleto quando o seu detalhamento está insuficiente, o que prejudica o mapeamento eficaz de tarefas, de custos e do tempo para a realização de cada atividade.

Geralmente, a falta de conhecimento técnico dos profissionais que estão fazendo a definição do escopo do projeto é um fator que pode implicar nessa falta de detalhamento de documentos e levantamentos quantitativos.

Seja como for, escopos incompletos levam aos famosos “deslizamentos” de agenda, que podem acarretar aumento de custos. Logo, garantir um escopo completo e preciso também evita isso.

3. Transitoriedade

Atualmente, o tempo gasto para elaborar escopos tem diminuído em decorrência de prazos mais apertados e da redução de custos. Com isso, muitas vezes, são feitos escopos transitórios, o que tem prejudicado o sucesso de projetos e a obtenção de lucro para as empresas.

Grosso modo, escopos transitórios tendem a sofrer aumentos constantes, que são a principal causa de atrasos nas entregas e projetos “sem fim”. Portanto, é fundamental que o documento seja finalizado corretamente, e que permaneça inalterado durante todo o cronograma.

Caso seja realmente necessário realizar mudanças no escopo, recomenda-se que estas sejam documentadas. Também devem estar sujeitas à aprovação do gerente de projetos, dos clientes e do time de colaboradores, além de serem comunicadas a todos os envolvidos no projeto.

4. Falta de comunicação e colaboração

Como já comentamos, problemas de comunicação podem ocasionar falhas de colaboração. Logo, é importante certificar-se de que a mensagem que você passou para a sua equipe foi bem compreendida por todos, e de que a comunicação entre os colaboradores está sendo realizada de forma acertada.

Um escopo que não é preparado de forma colaborativa pode provocar interpretações erradas. Para que isso não aconteça, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição. Os ruídos básicos na comunicação — como enviar um e-mail e tê-lo direcionado para a caixa de spam, por exemplo — precisam ser erradicados.

5. Ignorar os riscos no escopo do projeto

Sem dúvida, saber gerenciar riscos é um dos principais segredos para a realização de projetos bem-sucedidos. Ainda assim, algo muito negligenciado na hora de fazer a definição do escopo do projeto é a análise dos fatores que podem impactar negativamente o bom andamento e execução das tarefas.

É muito importante que o gestor descubra quais são as possíveis ameaças que podem ocorrer em cada etapa do projeto, para tomar medidas preventivas e garantir a minimização e até mesmo a eliminação desses riscos.

Dessa forma, portanto, para que o projeto a ser realizado seja bem-sucedido, é imprescindível elaborar um plano de gerenciamento do escopo do projeto para documentar como o escopo será definido, validado e controlado.

6. Desconsideração sobre os riscos do projeto

Por melhor que seja um escopo, é natural que ocorram imprevistos ou dificuldades durante a execução. O cliente pode solicitar alguma alteração ou algum tipo de atraso pode ocorrer. Quando isso não está previsto no escopo, todo o planejamento é prejudicado. O cenário se concretiza, normalmente, por uma falta de consideração a respeito dos riscos associados ao projeto.

Por isso, o ideal é pensar em quais são os riscos oferecidos pelo projeto e pelos resultados que são esperados. Somente dessa maneira é possível ter uma ideia realista sobre prazos, custos, tarefas e demais recursos utilizados.

7. Falta de comunicação

Sabendo o que é escopo e qual é a sua importância, fica claro que não é interessante elaborá-lo de maneira isolada ou individual. Afinal, há muitas pessoas responsáveis que estão envolvidas no projeto. Quando isso acontece, toda a execução é prejudicada.

O melhor jeito de evitar a falha de comunicação é por meio da identificação das partes interessadas e do contato com essas pessoas. Assim, pode-se garantir uma atuação alinhada com as características de todos.

Além disso, é importante atuar com clareza, evitando a ambiguidade — que, como visto, é uma falha que deve ser prevenida a todo custo. Com menos ruídos e mais integração, o planejamento se torna muito mais eficiente e com maior qualidade.

8. Ignorar o estabelecimento de premissas

As premissas ajudam a definir o que é essencial para executar o projeto, em suas diferentes fases. Quando elas são desconsideradas, não há um entendimento claro do que deve estar disponível e como deve ser usado.

Além disso, é preciso compreender que a falta desse entendimento faz com que os stakeholders não entendam, completamente, as necessidades desse ponto. Por isso, é muito importante estabelecer premissas, inclusive com recursos e etapas óbvias da execução.

9. Desalinhamento de expectativas

Ao elaborar um escopo, é indispensável que as expectativas estejam completamente alinhadas com os stakeholders. Do contrário, isso pode gerar insatisfação e mesmo motivar as mudanças no escopo quando ele já estiver em execução.

Basta pensar em um escopo que define um prazo ou um orçamento que não são condizentes com as expectativas do cliente e do patrocinador. Se o projeto for executado assim, poderá até se tornar inviável.

Portanto, é preciso garantir que o planejamento esteja de acordo com as necessidades e as preferências das partes interessadas. Na prática, isso melhora o nível de satisfação.

10. Indefinição sobre responsabilidades

Não é suficiente estabelecer tudo o que tem que ser feito se não houver uma definição clara das responsabilidades. Quando isso acontece, o escopo se torna incompleto e menos funcional, já que não cumpre completamente o seu papel de auxiliar na execução do projeto.

Para evitar que isso aconteça, cada tarefa e cada resultado esperado deve estar associado a um ou vários responsáveis. Assim, é possível garantir que os integrantes assumam suas atividades. O ideal é delegar de acordo com habilidades, interesses e disponibilidade, de modo a favorecer a produtividade.

11. Falta de conhecimento técnico

Conhecer os princípios e as boas práticas do gerenciamento de projetos é indispensável para criar um bom escopo. No entanto, isso não é suficiente — especialmente quando se trata de algo complexo ou com características bem específicas. A falta de aplicação de conhecimento técnico, portanto, pode comprometer a definição.

Além de sabendo o que é escopo e para o que ele serve, você tem que entender que é preciso se antecipar aos desafios e às necessidades de execução.

Um projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, só pode ser plenamente avaliado e definido se houver um entendimento das etapas, das ferramentas e das dificuldades, certo?

Então, é preciso aplicar as características técnicas sobre a execução para acertar no planejamento. Se você não for um especialista da área, basta contar com o apoio de stakeholders ou mesmo com integrantes do time para ter uma definição orientada sobre o que deve ser realizado.

Quando fazer mudanças no escopo e como lidar com elas?

Ao elaborar um planejamento desse tipo para o projeto, a intenção é que ele abranja todas as questões relevantes e até se antecipe ao problema. Então, o interesse é que não seja necessário fazer alterações.

No entanto, mudanças podem ser necessárias em algumas situações. Diante de imprevistos não contemplados ou que não possam ser absorvidos, por exemplo, é essencial realizar a alteração. Além disso, é algo que pode partir dos próprios stakeholders, em busca do produto esperado.

No geral, o ideal é propor as mudanças e fazer com que elas passem pela aprovação das partes interessadas — inclusive, do time. Com o sinal verde, é possível atuar para que as transformações sejam implementadas, corrigindo o curso de execução.

Saber o que é escopo do projeto cria as bases necessárias para elaborar esse planejamento. No entanto, também é preciso conhecer quais técnicas usar, as etapas necessárias e, é claro, os erros a evitar. Assim, a elaboração será muito mais eficiente e ajudará na conquista do desempenho desejado.

Como definir o escopo dos seus projetos?

A definição do escopo de projetos, como apontamos, é algo muito importante para o sucesso das suas estratégias diárias. Portanto, a melhor forma de definir o escopo das suas iniciativas é conhecendo as principais práticas utilizadas pelo mercado com esse fim. Confira a seguir os passos básicos para ter um escopo bem delimitado em seus projetos.

Faça a coleta das necessidades das partes envolvidas

Esse primeiro passo é crucial para o planejamento de qualquer projeto e traz benefícios que vão além dos que afetam exclusivamente a parte da definição de escopo. Conhecer as demandas de todas as partes envolvidas no projeto facilita a orientação de ações, a criação dos objetivos gerais e a priorização de atividades. Ao mesmo tempo, deixa os prazos mais robustos e alinhados com o perfil do time disponível.

No caso do escopo, saber as necessidades das partes envolvidas amplia a habilidade da empresa negociar e delimitar o escopo sem deixar de fora o que for prioritário. Assim, tudo o que for executado representará a realidade das demandas dos times e, com isso, o nível de satisfação será sempre o maior possível.

Crie uma descrição detalhada do projeto e do produto ou solução

Uma vez que o escopo tenha sido delimitado considerando as demandas de cada stakeholder, é a hora de montar o projeto e o produto que deverá ser entregue ao final de todas as etapas.

Nesse caso, é importante que a empresa busque o máximo de detalhes e clareza ao delimitar todos os requisitos do projeto. Isso evitará surpresas negativas, como erros na entrega de prazos ou atrasos causados por falhas na delimitação de tarefas.

A descrição do projeto deve considerar tudo o que está dentro do escopo. É importante que o time saiba o que é prioritário e o que é secundário, assim como as responsabilidades de todos os envolvidos. Isso facilitará o dia a dia de todos, que poderão definir as suas atividades com qualidade e segurança de que o que é prioridade sempre será entregue.

Realize a subdivisão dos produtos e do trabalho em componentes mais gerenciáveis

A gestão de um projeto nunca é algo simples. Times com habilidades e perfis diferentes precisam ser alinhados continuamente para evitar atrasos e erros. Além disso, cada um deve ter uma visão clara sobre as suas tarefas, mitigando riscos de conflitos.

Se o conflito é bem definido, estes riscos se tornam menores. No entanto, para garantir que ninguém saia do seu escopo, ter uma subdivisão de produtos e tarefas bem-feitas é crucial. Ela auxilia os times a entenderem melhor o que deve ser feito, quando deve ser feito e como deve ser feito.

Em outras palavras, organizar a estrutura do projeto adequadamente ajuda os profissionais a entenderem a melhor maneira de executar o seu trabalho. Desse modo, os times terão mais agilidade nas entregas e dificilmente desperdiçarão recursos. Afinal de contas, eles sempre estarão focados no que é prioritário para cada etapa dar certo.

Formalize a aceitação dos produtos ou soluções do projeto

Garantir que todos estão devidamente alinhados é um processo simples, mas que sempre tem um bom impacto no sucesso de um projeto.

Quando esse cenário ocorre, a empresa tem menos erros, atrasos e conflitos em cada etapa. Além disso, consegue manter todos com um direcionamento adequado e com uma visão completa sobre os objetivos das etapas e as suas responsabilidades.

Para garantir que as equipes estão alinhadas adequadamente, um caminho simples é formalizar a aceitação de produtos e metas de todo o projeto. Cada detalhe deve ser conferido com os líderes para que o Project Manager consiga validar os pontos do projeto adequadamente.

Assim, conforme o projeto evoluir, o gestor poderá focar em rotinas críticas com a certeza de que o resto está funcionando adequadamente.

Monitore o escopo

O monitoramento das equipes é um processo constante e que deve ser executado para vários objetivos. Quando falamos de riscos, por exemplo, essa atividade evita que eles se tornem realidade e que a empresa reaja com atraso.

Já no caso do escopo, monitorar times tem um papel estratégico para a empresa: a partir dessa rotina, eventuais atividades que fogem do escopo serão detectadas e corrigidas rapidamente.

Em outras palavras, o gestor precisa se manter atento aos processos de todas as equipes para reduzir as chances de o escopo ser quebrado a qualquer momento. Esse trabalho precisa ser proativo e contínuo. Se bem-feito, os profissionais envolvidos com o projeto manterão um bom foco até o seu fim e, assim, deixarão de gastar os seus recursos com atividades não estratégicas.

Mantenha uma rotina de gerenciamento das alterações na sua linha de base

Um projeto pode sempre mudar ao longo da sua execução. Em geral, aliás, é isso o que acontece: a empresa encontra imprevistos ao longo das etapas e, diante disso, precisa fazer ajustes nas suas metas e prioridades.

Manter uma rotina de gestão dessas modificações é um passo importante quando falamos de gerenciamento de escopo de projetos. Isso garante que todos estarão alinhados sobre qual é o escopo do projeto e quais limitações devem ser feitas independentemente das mudanças que forem aplicadas. Assim, as chances do resultado ficar dentro do esperado serão muito maiores.

Como a Project Builder pode ajudar nesse processo?

Para que projetos consigam dar certo, ter um time de especialistas ao seu lado é sempre muito importante. O time precisa estar preparado para trabalhar com base nas melhores práticas do mercado. Nesse contexto, uma empresa capaz de orientar e entregar as melhores ferramentas do mercado é algo estratégico.

A Project Builder pode ser essa parceira. Nossa equipe está preparada para orientar times na implementação de melhores práticas de trabalho, sempre pautadas por boas metodologias e a integração da tecnologia de ponta no seu dia a dia. Assim, com o apoio de bons sistemas de gestão de projetos, o negócio poderá direcionar as suas atividades para que elas consigam se manter dentro do escopo sem grandes dificuldades.

O escopo do projeto é algo fundamental para o sucesso de todas das etapas. Quando ele é bem definido, erros e desperdícios deixam de ser uma realidade. Ao mesmo tempo, o time entregará um resultado de muito mais qualidade.

Portanto, não deixe de trabalhar para implementar sempre boas práticas de gerenciamento de escopo. Elas garantirão que o seu projeto terá o sucesso esperado com baixo esforço e a maior satisfação possível dos stakeholders.

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A sua equipe conhece a relação entre gerenciamento de projetos e Big Data? No ambiente corporativo atual, entender como os projetos podem ser otimizados com o apoio da análise de dados é algo capaz de mudar radicalmente o fluxo de trabalho da companhia. Afinal, essa é uma estratégia que pode reduzir custos, melhorar a agilidade diária e manter os riscos dentro de uma margem segura.

Por isso, o time deve estar sempre preparado para trabalhar o gerenciamento de projetos e o Big Data lado a lado. Isso atrairá melhores resultados, além de manter todos os times mais eficientes e com boa performance em todas as etapas do projeto.

Se você tem dúvidas sobre como isso pode ser feito, veja o texto a seguir!

O que é o gerenciamento de projetos?

É um conjunto de práticas usadas por empresas para reduzir custos, alinhar expectativas e garantir que os objetivos de cada projeto sejam atingidos com o menor custo possível.

Para isso, são usadas ferramentas que permitem limitar as chances de problemas acontecerem, eliminar gastos desnecessários e, a longo prazo, maximizar os lucros obtidos. Em outras palavras, o gerenciamento de projetos atua para reduzir riscos e maximizar as chances de um projeto dar certo, sempre com o menor número de problemas.

Quais ferramentas são usadas pelos gestores para atingir bons resultados?

No processo de gerenciamento de projetos, as empresas usam vários instrumentos para maximizar o custo-benefício da iniciativa. Entre as ferramentas tecnológicas e operacionais, podemos apontar:

• sistemas de gestão de projetos, para manter as equipes integradas;
• ferramentas tecnológicas de distribuição e acompanhamento de tarefas, para reduzir atrasos;
• soluções de comunicação focadas em manter equipes unificadas, mesmo em ambientes de trabalho remoto;
• metodologias de gestão, que auxiliam a equipe a buscar o resultado esperado;
• análises de prevenção e mitigação de riscos;
• indicadores de performance;
• feedbacks nas equipes.

Todas essas soluções contribuem para criar um ambiente mais flexível, integrado e eficiente. Os times trabalharão lado a lado com menos riscos e problemas de comunicação. Ao mesmo tempo, conseguirão atingir os resultados esperados rapidamente, com expectativas e metas corretamente alinhadas.

Como o Big Data ajuda na gestão de projetos?

O Big Data tem auxiliado empresas de todo o planeta a terem grandes ganhos, quando falamos do uso da tecnologia para tornar os negócios mais eficientes e dinâmicos. A partir da análise de dados, os negócios conseguem mitigar riscos, melhorar investimentos e maximizar a sua habilidade de se colocar como uma marca inovadora.

A seguir, veja alguns processos nos quais o gerenciamento de projetos e Big Data pode gerar bons resultados!

Priorização de atividades

Projetos devem ser rápidos e sempre focados na entrega inteligente de etapas. Para isso, por exemplo, muitos negócios usam as metodologias. Afinal, elas contribuem para dar uma base operacional para entender o que é mais importante para a empresa e se preparar adequadamente.

Uma estratégia que combina metodologias de gerenciamento de projetos e Big Data torna-se muito mais eficiente na hora de definir o que será priorizado, a partir da análise inteligente de dados. Portanto, as equipes conseguirão estruturar uma rotina de trabalho que foca no que é crítico e que precisa ser entregue mais rapidamente. Com isso, os resultados atingidos a médio e a longo prazo serão muito melhores.

Análise de vulnerabilidades

Esse é um grande problema para qualquer projeto. Elas contribuem para o time perder performance e o custo ser ampliado. Além disso, podem atrair prejuízos indiretos, como a insatisfação do cliente.

Quando a análise de dados é usada para prevenir esse tipo de problema, o gestor rastreia riscos muito mais facilmente. O gerenciamento de projetos ao lado do Big Data permite ao negócio entender, a partir do uso inteligente de informações de projetos anteriores, o que pode contribuir positiva e negativamente para a performance da equipe. Com isso, os gestores são capazes de identificar rapidamente possíveis problemas e se posicionar do modo correto.

Otimização da gestão de qualidade

A qualidade do produto final de um projeto pode afetar diretamente a satisfação do negócio. Por isso, muitos negócios buscam atingir o maior nível de qualidade possível. Isso pode ser feito com o apoio de um processo de aprendizado contínuo, capaz de identificar problemas do passado e, assim, estruturar melhores práticas no futuro.

Na gestão de qualidade, o Big Data auxilia os gestores a cruzar indicadores e a ter uma visão mais abrangente sobre todos os pontos que podem afetar a qualidade do produto final. Isso dará um conhecimento amplo sobre como as suas escolhas afetaram os resultados, assim como informações úteis para o planejamento futuro. Desse modo, a gestão de médio e longo prazo será otimizada continuamente.

Por que contar com a Project Builder na hora de montar os seus projetos?

O emprego de tecnologias como o Big Data na gestão de projetos não é um processo simples. Ele demanda preparo especializado, assim como as ferramentas de TI adequadas. Por isso, se a sua empresa tem dúvidas sobre como integrar a gestão de projetos e o Big Data, o apoio de uma equipe de especialistas pode ser a melhor escolha.

A Project Builder tem o time ideal de consultores para guiar o seu negócio na hora de integrar a política de gerenciamento de projetos e Big Data. Eles farão a análise completa das demandas do negócio e, assim, ajudarão na escolha de boas ferramentas tecnológicas e na integração delas no dia a dia do negócio. Então, o negócio poderá usar a análise de dados sem comprometer os seus resultados.

Por isso, não deixe de buscar a equipe da Project Builder quando o seu negócio desejar integrar gerenciamento de projetos e Big Data. Fazer isso com o apoio adequado será crucial para mitigar problemas e maximizar a sua performance. Desse modo, todos os projetos se tornarão mais lucrativos e alinhados com as demandas do mercado corporativo moderno.

Quer saber mais sobre os nossos serviços e como podemos colaborar para o seu negócio ter alta performance no dia a dia de seus projetos? Então, fale já com a gente!

Com o aumento da concorrência e o nível de satisfação dos clientes cada vez mais elevado, o alinhamento dos projetos tornou-se fundamental para o bom andamento dos negócios. Produtividade e eficiência são essenciais para realizar um trabalho de qualidade, e é por isso que fazer uma Kick-off Meeting é tão importante.

Qualquer empresa que deseja realizar projetos e executar estratégias bem elaboradas, para entregar produtos finais considerados melhores do que os da concorrência, precisa estar com toda a equipe engajada em um mesmo objetivo. A comunicação desempenha papel fundamental no sucesso de um negócio, e a reunião Kick-off é o melhor momento para que todos possam trocar informações relevantes.

Deseja saber mais sobre a Kick-off Meeting? Continue sua leitura!

O que é Kick-off Meeting?

Kick-off, traduzido para o português, significa dar início. Esse é um termo que antigamente era muito utilizado no ambiente esportivo, mas que agora vem sendo muito aplicado no mundo corporativo. As reuniões são realizadas para iniciar um projeto específico que ainda precisa ser elaborado. Nesse encontro são pontuados vários tópicos, tais como:

• validar os objetivos;
• esclarecer dúvidas;
• estipular prazos;
• ouvir as ideias pertinentes ao projeto.

Portanto, o objetivo principal da reunião é fazer com que todos os envolvidos saibam o que precisam efetuar em cada etapa do projeto, evitando falhas de comunicação e fazendo com que o trabalho em equipe seja realizado com tranquilidade. O gestor deve assegurar que todos realizem um bom trabalho e que tenham um relacionamento harmonioso durante todo o processo.

Quais são os principais pontos tratados nessa reunião inicial?

Ao invés de apenas os gestores planejarem uma estratégia para a realização de um projeto, todos os incluídos na conversa participam do plano desde o início até sua finalização. Nesse encontro entre toda a equipe, os principais pontos a serem tratados são:

• apresentar uma ideia;
• mostrar o que é desejado de um determinado projeto;
• especificar as funções de cada profissional que vai participar.

Essa é uma prática muito importante para os gestores que desejam ter a dedicação de sua equipe, afinal, todos os envolvidos podem dar sugestões e debater questões pertinentes. Sem contar que realizar a reunião Kick-off é uma atitude de liderança que serve para reduzir erros e visualizar com mais clareza os resultados alcançados.

Quais são as maiores vantagens da Kick-off Meeting no início do projeto?

Muitos projetos que parecem ser bons fracassam por falta de informações. Enquanto a equipe pensa em fazer de uma forma, os clientes pensam de outra maneira. Mesmo que os pontos primordiais já tenham sido abordados em algum momento, algo pode passar despercebido. Por essa razão, é importante rever os aspectos mais importantes e tirar as dúvidas que ainda possam existir. Veja abaixo quais são as vantagens de fazer a reunião!

Alinhamento de expectativas

A reunião de Kick-off, que é um encontro de alinhamento de todas as partes interessadas em um projeto, ocorre para que as expectativas sejam alinhadas. Essa é a ocasião na qual o cliente expõe os seus pensamentos e conhece os marcos do projeto. Sem contar que é nela que são apresentados entre si os gerentes de projetos e os líderes de equipe que darão andamento à proposta.

Redução de erros e falhas

A reunião de Kick-off deve ser um marco importante para que um projeto possa ser iniciado e para que seu sucesso seja garantido. Tal atitude evitará conflitos futuros e diminuirá a chances de ocorrerem erros durante o processo de execução, pois os trabalhos serão mais ágeis e todos saberão antecipadamente o que devem fazer.

Motivação

Participar de uma reunião Kick-off, além de empolgar a equipe de trabalho, ainda motiva o cliente que terá uma boa base de como o seu projeto será realizado. Para que todos os objetivos sejam alcançados, é importante que os participantes estejam com vontade de fazer dar certo. Por isso, o gestor que estiver apresentando o planejamento deve ser um profissional positivo e que passe confiança a todos.

Engajamento dos profissionais

Um desafio que preocupa muitos é manter os profissionais engajados. Colocar o time de trabalho por dentro de todos os assuntos faz com que todos mantenham o foco e se entendam no decorrer do processo. Em decorrência disso, a equipe terá um alto nível de produtividade.

Aumento das chances de bons resultados

Se a reunião for bem realizada e atingir os resultados desejados, ela tornará as tarefas mais fáceis. Durante a execução do projeto, muitos problemas podem ser evitados pela troca de dados entre os interessados. Por outro lado, muitas soluções interessantes são encontradas em grupo.

Esclarecimento de dúvidas

Praticamente todas as dúvidas referentes ao projeto são esclarecidas logo no início da execução. Basta todos comparecerem no dia e horário estipulados e as principais questões serão abordadas, podendo haver debates entre as partes, líderes, colaboradores, clientes, entre outros.

Qual deve ser o primeiro passo para a realização de uma Kick-off Meeting?

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens de fazer a reunião Kick-off, não deixe de averiguar quais são os passos para realizar um encontro bem-sucedido. Veja abaixo as principais dicas para que a troca de opiniões seja um sucesso!

Definir o momento certo

O primeiro passo a ser dado pela gestão é analisar o melhor dia e horário para se reunir com todos. O ideal é verificar com o cliente qual é a ocasião perfeita para ele participar do evento. Não se esqueça de ver como está o tempo dos funcionários que não podem ter as suas metas de trabalho prejudicadas.

Escolha os responsáveis pela execução dos trabalhos e os convide

É de extrema importância que o gestor tenha em mente quais são as pessoas que participarão da conversa. Certifique-se de que todos que precisam opinar foram chamados para que ninguém seja esquecido e o andamento do projeto venha a ser prejudicado por um descuido.

Organize o espaço e conduza os assuntos

Garanta que todo o local e os equipamentos ou ferramentas estejam prontos com antecedência para que não haja perda de tempo. Não deixe de preparar os assuntos que serão abordados na reunião e assegure que todos os temas sejam tratados com a devida atenção.

Realize o fechamento

No final do encontro é preciso realizar o seu fechamento, verificando se ficou claro o que cada um tem que fazer para que o projeto possa ser iniciado imediatamente. O gestor precisa questionar se existe alguma dúvida com relação à função que cada um deve exercer e ouvir com atenção as respostas. Caso não exista mais nada a ser esclarecido, os colaboradores podem iniciar as suas atividades.

Então, fazer Kick-off Meeting é uma maneira de se aproximar tanto do cliente como dos funcionários. Sendo assim, é importante implementar essa ferramenta de gestão em sua empresa. Se você ainda tem questionamentos sobre como fazer, utilize um software de gestão de projetos da Project Builder, que pode ajudar bastante em todas as etapas.

Gostou do nosso post sobre Kick-off Meeting? Entre em contato conosco e receba nossas dicas sobre o assunto!

A baseline de projetos é útil para apontar as referências indispensáveis para que o trabalho seja monitorado. Ela serve como um guia para os gerentes de projetos organizarem e gerenciarem mudanças e alterações aprovadas. Na fase de planejamento das atividades, a linha de base ajuda a acompanhar o andamento das entregas e o tempo dispensado às ações. Esse modelo mostra tudo o que foi aprovado e estabelecido, de modo que é uma amostra visual do projeto.

Neste artigo, vamos explicar o que é a baseline de projetos e como funciona, além de registrar por que é um guia tão importante e como deve-se fazer um cronograma. Além do mais, vamos falar sobre os tipos, a otimização do tempo, a qualidade etc.

Deseja obter mais informações sobre a importância da baseline para as empresas? Acompanhe a leitura!

O que é baseline de projetos?

A baseline de projetos também é conhecida como linha de base. O termo é definido no PMBoK Guide (Project Management Body of knowledge), do PMI, como sendo um plano aprovado para o projeto com mais ou menos mudanças. Dessa forma, trata-se de um planejamento combinado e aceito por todas as pessoas envolvidas nas ações para evolução das atividades.

A linha de base é uma fotografia do planejamento do projeto, ou seja, o ponto de partida que ficou definido ou a referência que engloba o orçamento, o cronograma e o escopo. Ela representa um grupo de informações que faz parte das atividades que servem para comparar entre aquilo que foi aprovado e o que realmente é feito.

Como funciona a baseline de projetos?

A baseline é a cópia dos dados elaborados para fazer os comparativos durante a execução de um projeto. Os itens são acompanhados e relatados separadamente, para oferecer garantia de que tudo é feito de maneira adequada. A linha de base estará presente no planejamento e no início dos projetos, mas alterações podem ser feitas se for necessário.

Os gestores geralmente colocam os dados no sistema e salvam uma cópia da baseline, que registra o tempo de duração do projeto, o volume de horas, o orçamento, a data de começo e fim de um projeto. Além disso, ela mostra as atribuições dos envolvidos, as tarefas, os recursos, os trabalhos, entre outros dados considerados importantes.

Essas informações são usadas para fazer análises de desempenho dos projetos, por meio de um software ou sistema que aponta as variações calculadas entre agendamento e realização de atividades. Uma variação acontece sempre que há uma mudança entre o que foi aprovado e a realidade. Também, há a possibilidade de rastrear a linha de base.

Por que a baseline de projetos é tão importante?

Ela é muito importante já que oferece diversas vantagens para os interessados. O guia permite ao gerente do projeto comparar tudo o que foi preestabelecido até certo ponto e o que realmente foi feito. Depois disso, fica mais fácil prever dificuldades, por exemplo, possibilidade de atrasos, alterações indispensáveis, localização de fornecedores, contratação de funcionários etc.

Ganho de experiência

Em virtude disso, muitas situações são evitadas e solucionadas antes que realmente ocorram. A qualidade melhora e todos ganham tempo durante a execução das atividades. Por outro lado, há um aprendizado para o gestor, que analisa o cronograma da baseline que pode ser aplicado em outras ocasiões.

Essa bagagem é relevante para os próximos desafios, tanto para os colaboradores quanto para os líderes. A comparação entre o planejamento original e o que realmente acontece viabiliza a antecipação de situações, a fim de evitar prejuízos e fatos negativos para a empresa.

Permite fazer comparações

Como já foi dito, na baseline fica definido tudo o que será produzido por meio do projeto que será gerenciado pelo gestor responsável. Essa previsão facilita as comparações entre o que foi previsto e o que é feito na prática. Outros elementos para a avaliação das atividades em andamento também são destacados e o gerente consegue identificar causas e localizar efeitos.

Otimiza o tempo

A otimização do tempo se torna mais fácil porque a baseline apresenta um calendário para a execução do projeto. No guia ficam explícitas as datas e as atividades que são distribuídas, de modo que todos os acontecimentos são dispostos em ordem cronológica. A linha de base aponta o caminho que será seguido pelos colaboradores e gestores.

Traz mais qualidade para o projeto

Algumas métricas são usadas para identificar a qualidade desejada para confecção de produtos ou realização de serviços. A baseline é um ponto de referência para o monitoramento do desenvolvimento das tarefas relacionadas ao projeto. Caso seja necessário fazer mudanças nos planos para aprimorar os resultados, elas serão aprovadas, monitoradas e controladas.

Melhora o controle

A linha de base melhora o controle das operações e dos custos também. Um orçamento é usado como referência para limitar os valores investidos no projeto. As informações obtidas de projetos anteriores ou já concluídos dão uma ideia da quantia que será necessária para que os resultados sejam excelentes. Assim, a baseline possibilita o controle das finanças e dos trabalhos.

Prever e evitar problemas

Use a baseline para fazer a previsão de dificuldades e para evitar a concretização de problemas. Ao definir e fixar uma linha de base, você conseguirá avaliar os números e prever possibilidades. Os projetos trazem muitas incertezas, tendo em vista que as suas características são únicas e passíveis de alterações constantes.

Evita atrasos

Evite atrasos nas entregas acompanhando os seus projetos por meio da linha de base. Além de apontar o caminho a ser seguido, a baseline registra o ciclo de vida de um projeto e fornece elementos para tomar decisões mais acertadas ou corretivas sempre que for necessário. Os reparos podem ser feitos a tempo e ações preventivas são aplicadas para controlar desvios e alterações.

Entendeu o que é baseline de projetos e qual a sua real importância? Um cronograma de linha de base pode ser feito após a aquisição dos conhecimentos indispensáveis, os quais são comprovados inclusive com a realização de um exame de certificação. Portanto, usar esse guia é uma escolha inteligente, já que ele regula o andamento das atividades.

Gostou do conteúdo? Então, leia agora Curva S: saiba o que é e como utilizá-la a favor dos seus projetos!

Talvez você já saiba montar projetos para a sua empresa, no entanto, está em busca de uma maneira eficaz de reduzir o tempo gasto com os planejamentos. Sabia que é possível padronizar as ações e criar modelos que poderão ser utilizados ao longo do tempo pelos colaboradores devido à sua semelhança? O sucesso das entregas depende do preenchimento desses documentos e do cumprimento dos prazos, bem como do esforço conjunto.

Neste post, você vai descobrir o que é um modelo de projeto, como construí-lo e de que forma pode-se incluir novos passos para construir do zero um planejamento eficiente. Aqui, vamos fornecer detalhes sobre a formalização dos meios de comunicação que serão utilizados, a montagem de uma estrutura analítica, a atenção aos indicadores do negócio, o controle das finanças, entre outros.

Gostaria de saber como construir um modelo de projeto para obter resultados mais assertivos e eficientes? Siga em frente!

Saiba o que é um modelo de projeto

Modelo de projeto é um documento no qual é registrada uma quantidade de dados e que já está pré-definido. Nele fica pré-estruturado um planejamento padrão a respeito de tudo o que precisa ser realizado. Ele registra o fluxo de trabalho, as etapas, as características das atividades e permite que os maiores problemas de gerenciamento sejam evitados em todas as fases.

A construção dos modelos impede entregas fora do prazo, resultados insatisfatórios e também que os limites do orçamento inicial sejam ultrapassados. Os dados auxiliam durante o desenvolvimento dos projetos até a sua conclusão. Isso favorece o cumprimento das datas definidas no cronograma, o uso adequado dos valores disponíveis, o atendimento aos padrões de qualidade e o alcance dos objetivos dos envolvidos.

Entenda como construir um modelo de projeto

Construa modelos de projetos seguindo metas simples, como reunir os dados importantes, estabelecer as etapas e detalhar as atividades, desenhar um fluxo de acordo com a realidade, definir os colaboradores e os líderes responsáveis e testar o planejamento para confirmar a sua eficiência. Cada plano tem aspectos próprios conforme o serviço a ser desempenhado, de modo que você poderá contar com uma consultoria ou assessoria.

Descubra como construir do zero um modelo de projeto eficiente

Construir um modelo de projeto é uma prática que ajuda — e muito! — a economizar tempo nos processos de planejamento e padronização dos projetos dentro de qualquer companhia, garantindo que a qualidade no gerenciamento seja devidamente cumprida.

Mas a adoção de modelos de projetos é mais comum em negócios que têm propostas com características semelhantes. Como uma empresa de consultoria que, a cada novo projeto, precisa realizar um diagnóstico, ou empresas que desenvolvem softwares e precisam, antes de tudo, definir requisitos.

Assim, para quem já implantou ou pensa em implantar uma metodologia de gestão de projetos, esse método de elaboração de modelos é um excelente ativo, pois permite que a empresa ganhe tempo e qualidade em sua gestão.

Já explicamos anteriormente como criar e implantar uma metodologia — passos fundamentais para quem pensa em profissionalizar, de uma vez por todas, a sua gestão de projetos. Agora, para ajudá-lo a dar o próximo passo, veja como construir um modelo de projeto eficiente!

Conheça o passo a passo para construir um modelo de projeto do zero

Sabemos que toda implantação de um novo processo é trabalhosa — mas funciona, e se paga em muito pouco tempo. Por isso, vejamos quais são os passos a seguir para construir um modelo de projeto com eficiência:

1. Identificando as informações mais relevantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho. E boa parte dessas informações é utilizada no termo de abertura ou no caso de negócio.

Agora, vale ressaltar que o detalhamento e a quantidade de informações variam de organização para organização. Na Project Builder, sempre utilizamos:

• nome do projeto;
• tipo de projeto;
• justificativa;
• objetivo;
• organização/cliente;
• programa;
• área executora;
• descrição;
• escopo;
• premissas;
• restrições.

Essas informações permitirão localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa, entendendo quem é o demandante e o que, exatamente, precisa ser feito para sua conclusão. Além disso, com esses dados é possível gerar um PM Canvas ou um termo de abertura do projeto.

E ainda se pode evitar que projetos semelhantes sejam confundidos, como os que têm objetivos semelhantes, mas que são voltados para áreas distintas da empresa. Assim, dá para definir as entregas com maior confiabilidade.

2. Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Nessa etapa, são definidas as fases macro do projeto e as atividades que precisam ser executadas. Já até demos importantes dicas aqui no blog sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, mas, nessa metodologia de modelos, o foco é pensar de uma maneira mais genérica.

Em todo projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, há etapas de levantamento de requisitos, desenvolvimento do software, homologação, teste e implantação. E, como estamos criando um modelo, precisamos elaborá-lo de forma que sirva para pelo menos 80% dos casos, a fim de que o trabalho de edição seja menor que o de criar uma EAP completamente do zero.

Outro ponto importante no modelo de EAP é criar um pacote de gerenciamento, por meio do qual serão produzidos os artefatos exigidos por sua metodologia. Em todo projeto deve ser realizado o levantamento dos riscos, a análise de partes interessadas e o plano de comunicação, por exemplo.

Essa relação vai variar de empresa para empresa, mas deixar os processos de gerenciamento que todo gerente deve seguir em um novo projeto já em sua estrutura analítica é uma excelente prática para a otimização dos trabalhos, de modo geral.

Trata-se de uma forma de economizar tempo e garantir que, independentemente da rotatividade da equipe, as etapas certas sempre serão utilizadas. Desse jeito, impede-se a perda de informações com possíveis trocas de profissionais.

3. Verificando a duração e a predecessão

Com sua estrutura analítica devidamente construída, seu próximo passo é criar o caminho lógico em que o projeto deverá ser executado. Afinal, não podemos pintar a parede antes de tê-la construído, assim como não vamos programar um software sem o cliente ter validado os requisitos, certo?

Nesse ponto, um software especialista ajuda muito. Seja o MS Project ou o Project Builder, é fundamental poder criar dependência entre as atividades e definir seu tipo — fim-início, início-início, fim-fim e início-fim.

Por mais que se invista tempo na construção do modelo, somente na prática será possível saber se ele funcionará, de fato. Por isso, pense em construir o caminho lógico do projeto do início ao fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas — existentes entre as dependências.

Tenha em mente que certo refinamento do modelo criado deve ser necessário. E, nesse sentido, uma forma de saber se tudo está correto é definir a data de início do projeto, para verificar se todas as demais datas estão coerentes com o que normalmente ocorre.

4. Delimitando papéis e responsabilidades

Para seu projeto ser concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas, correto? Pois, nesse momento, é exatamente isso o que você fará!

Essa etapa é fundamental para ajudar na delegação de tarefas e na oferta de autonomia com segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as etapas não sejam concluídas adequadamente.

Agora, quem utiliza o Project Builder ou outro software especialista de mercado sabe que, antes de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como analista de sistema, programador, testador, analista de negócio, e assim por diante.

Então, em cada atividade, envolva os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa, a fim de concluir sua entrega adequadamente.

A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos mais recursos com o mesmo conhecimento. E, se esse for o seu caso, crie recursos genéricos diferentes — como programador 1, programador 2, e por aí vai.

Por fim, antes de concluir essa etapa, outra atenção que vale um destaque para clientes Project Builder diz respeito ao tipo de envolvimento que será utilizado em cada atividade, assim como à autonomia dada a cada membro da equipe.

5. Criando, efetivamente, o modelo

Concluída a criação da estrutura analítica e delimitadas a duração e a dependência envolvidas no processo, nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo.

Vale lembrar que esse padrão será utilizado a cada novo projeto, só alterando as características específicas do trabalho, mas mantendo fiel a lógica utilizada em sua concepção.

Por isso, é importante garantir que ele seja o mais amplo e completo possível, de modo que se encaixe em uma grande gama de possibilidades e necessidades do empreendimento. Quem é cliente Project Builder irá, a partir da página de detalhe de projetos, acessar Serviço > Gerar Modelo. Já nessa seção, basta utilizar um nome que seja condizente com o modelo de projeto criado e salvar.

Super simples, não é mesmo? Assim, a cada novo projeto, você poderá acessar a Biblioteca > Modelo de Projetos > Selecionar o modelo e clicar em Gerar Projeto. Na próxima tela, é só cadastrar as informações relativas ao trabalho específico, definir a Data Base inicial e, em Envolvidos, selecionar a opção Substituir e confirme.

Então, na próxima tela, substitua cada um dos recursos genéricos por pessoas que serão, efetivamente, as responsáveis pelas etapas do seu projeto.

6. Simulando e validando

Nessa etapa, o objetivo é testar se a lógica utilizada na construção do projeto faz sentido, de fato. Como “na prática, a teoria acaba sendo outra”, nada melhor do que simular com um projeto real se todas as atividades e os envolvidos estão funcionando corretamente, não concorda?

Durante nossas implantações, gostamos de simular com diferentes usuários e perfis de acesso se toda a estrutura funciona, seguindo a sequência lógica do projeto e concluindo cada uma das atividades. Assim, se funcionar perfeitamente, seu modelo está praticamente pronto.

Agora, caso algo não faça sentido, é hora de editar e salvar sua nova estrutura como modelo, repetindo o processo de simulação até alinhar propostas conceituais com respectivos resultados concretos.

De toda forma, essa etapa é indispensável para evitar erros que, durante a execução real, podem custar caro. Sem dúvida, vale mais a pena usar um pouco mais de tempo para afinar o modelo do que ter que lidar com as consequências da aplicação da lógica incorreta.

7. Criando pacotes opcionais

Essa última etapa pode até não ser necessária, dependendo do tipo de projeto que você gerencia. O objetivo da construção de pacotes extras é poder incluir uma fase que não está presente em todos os projetos, mas que aparece com certa frequência na organização.

Pode ser, por exemplo, uma etapa de treinamento dos usuários ou um desenvolvimento extra, que precisará seguir todo um processo. Para quem utiliza o Project Builder, é possível até construir um modelo de projeto de um pacote de trabalho e, se necessário, adicioná-lo ao seu modelo.

Seja como for, utilizar pacotes opcionais pode ser um importante ganho de tempo, principalmente se você precisa adicionar mais de um pacote — como várias turmas de treinamento, por exemplo. Para isso, basta utilizar o modelo quantas vezes forem necessárias.

Então, se for o caso de criar um pacote extra, utilize os mesmos passos utilizados na criação de um projeto inteiro. E não deixe de testar para ver se o pacote realmente funciona, ok?

Agora, conforme sua empresa evolui na gestão de projetos, pode ser preciso criar outros modelos, que atendam a necessidades cada vez mais específicas. Para isso, repetir esses passos já deve ser o suficiente.

8. Formalizando quais são os meios de comunicação que serão utilizados

Estabeleça quais serão os meios de comunicação para que os stakeholders consigam trocar informações durante a execução do projeto. Há inúmeras possibilidades disponíveis, mas elas precisam ser organizadas e definidas com antecipação. Considere isso uma prioridade para impedir que alguns falem por e-mail, outros por telefone e um grupo de WhatsApp seja útil para apenas uma parcela dos interessados.

9. Montando uma estrutura analítica do seu projeto

Crie a estrutura definindo macrofases dos seus projetos com as atividades que serão efetuadas pelos colaboradores. Nessa etapa, reflita sobre formas genéricas para ter uma metodologia flexível. Por exemplo, em um projeto de aplicativo existem etapas para levantar os requisitos, desenvolver a aplicação, testar e implantar. O modelo deverá ser elaborado para servir para a maioria das soluções.

10. Atentando-se aos seus indicadores

Você precisa prestar atenção aos indicadores para ter uma excelente gestão de projetos. Após estourar o orçamento pré-definido, se perder os prazos de entregas ou ocorrer desconformidades na execução do planejamento fica mais difícil resolver questões de confiança e credibilidade. Evite qualquer constrangimento estudando e listando os índices que permitirão o monitoramento de todas as etapas.

11. Controlando as suas finanças

Fazer o acompanhamento das finanças é indispensável. Controle o financeiro enquanto monta os modelos de projetos e eles são executados. Esse também é um indicador que aponta as falhas e mostra se as atividades estão sendo realizadas conforme o planejado. O rastreio dos gastos imprevistos possibilita a identificação de ocorrências que não foram previstas na fase de planejamento.

12. Acompanhando o seu cronograma

Observe o monitore o cumprimento do cronograma, pois esse indicador registra quando as etapas precisam ser finalizadas para que o projeto seja concluído na data agendada. É ele que informa como os investimentos e as despesas estão evoluindo e isso pode afetar os resultados. Portanto, é aconselhável separar um espaço específico no modelo para anotações de tarefas e previsões relacionadas às fases. Se for preciso, faça ajustes.

13. Realizando o fechamento do projeto

O fechamento do projeto é uma parte essencial, já que os trabalhos precisam ser abertos, mas também finalizados. Você pode preparar um formulário especial para encerrar os projetos e identificar os dados relevantes, tais como as verbas utilizadas, os prazos decorridos, os resultados alcançados, as recomendações, as lições e as alterações efetuadas no escopo.

14. Registrando prioridades

Na hora de desenhar cada modelo, seja criterioso e procure opções objetivas para resolver dificuldades. Tenha uma postura profissional e cuide para não exagerar nos detalhes, visto que devem ser determinadas informações padrões para vários projetos. Identifique o que realmente é importante e útil para aplicar nos planejamentos futuros.

Insira dados básicos, tais como título, nome do cliente, código de identificação para a geração de relatórios, área responsável, premissas e escopo. As etapas precisam corresponder à realidade para facilitar a gestão do tempo e apontar os fatores mais críticos de cada tipo de projeto. Assim se torna mais simples otimizar os processos e evitar que funções sejam esquecidas.

15. Montando e testando o modelo

Por fim, você terá que terminar de montar e testar o modelo elaborado depois de reunir todas as informações indispensáveis. As etapas foram definidas, o fluxo desenhado, as funções estabelecidas etc. Monte o planejamento e teste-o para verificar se ele realmente comporta todos os procedimentos da sua organização, se as entregas serão de qualidade e em tempo hábil e se não há muitos processos burocráticos.

Saiba como ter sucesso ao construir um modelo de projeto

Os passos que vimos até aqui são uma condição totalmente necessária para chegar ao sucesso de determinação de um modelo funcional para o empreendimento. Porém, é preciso também executar algumas outras dicas que trarão mais segurança e efetividade para essa atuação.

Em outras palavras, ao colocar em prática essas recomendações, a construção ficará muito mais fácil, e com maiores chances de sucesso. Vejamos, então, quais são elas:

Adote uma visão estratégica

Além de precisar construir a parede antes de pintá-la, é preciso reconhecê-la para saber qual é a necessidade de tinta e como proceder. Essa analogia serve para demonstrar que é exigido ter um conhecimento completo do projeto antes de pensar em criar um modelo para ele.

Tudo deve começar com uma definição robusta dos objetivos principais com a realização dessa etapa. Sendo assim, adote uma visão altamente estratégica, reconhecendo quais são as reais exigências a respeito do projeto.

Também é exigido elaborar um escopo muito bem definido. Todas as informações relevantes devem ser estabelecidas previamente, de modo que haja o máximo de conhecimento sobre o que é, de fato, necessário para um cumprimento de projeto que seja altamente satisfatório.

Ainda, outra questão que vale a pena considerar diz respeito à definição de canais de comunicação e à alocação de recursos humanos. Isso forma a estrutura principal do projeto a ser executado, criando uma espécie de esqueleto de sustentação.

Em geral, essa parte é a que exige os maiores esforços e a dedicação mais intensa — mas é também uma das mais importantes.

Ela servirá de base para que as demais decisões sejam tomadas, então é fundamental dar atenção a ela. Para isso, deve ser executada para todos os projetos, antes de colocar em prática o modelo definido. Isso ajuda a fazer as adaptações necessárias para que ele se encaixe nas necessidades específicas.

Realize um acompanhamento do projeto

Construir um modelo de projeto que seja eficiente tem um objetivo principal: gerar os melhores resultados de eficiência, produtividade, atendimento ao cronograma e ao orçamento estabelecido. Porém, esse efeito só poderá ser alcançado se for feito um bom acompanhamento do projeto. É preciso observá-lo bem de perto, e, para ele é exigido que os indicadores sejam corretamente definidos.

Nesse sentido, questões ligadas ao cumprimento de prazos, horas trabalhadas, uso de recursos financeiros e andamento do projeto normalmente são as mais importantes e que impactam nos resultados obtidos. Uma vez, então, que eles sejam definidos e que estejam estabelecidos os métodos de acompanhamento, mantenha-se por perto para entender qual é a aderência e a efetividade do modelo executado.

Se os resultados não forem completamente adequados às necessidades e expectativas do projeto, é provável que haja alguma dificuldade quanto ao modelo criado. Por isso, inclusive, é tão importante acompanhar os indicadores, já que permite que mudanças sejam feitas no modelo conforme as exigências demonstradas pela prática. Além disso, também é fundamental ficar de olho na periodicidade de acompanhamento.

Não é necessário, ou mesmo estratégico, ter uma visão micro sobre os resultados. Na verdade, um intervalo muito pequeno entre execução e medição, ou entre as próprias medições, distorce a realidade e pode fazer com que o modelo se pareça menos eficiente do que é na realidade.

Ao mesmo tempo, intervalos muito grandes evitam que tendências e pontos de mudança sejam reconhecidos. Com isso, é preciso manter-se por perto dentro de certos parâmetros, de modo a otimizar a execução desse modelo.

Faça o registro de todos os passos

Uma vez que o modelo é criado, ele deve poder ser aplicado em outros projetos, até onde fizer sentido. Do contrário, o negócio desperdiça tempo e dinheiro, diminuindo a própria rentabilidade.

Assim, para que esse modelo possa ser transmitido e executado corretamente, é fundamental que seja registrado adequadamente. Todos os seus passos de elaboração precisam ser devidamente registrados, de modo que, no futuro, se saiba exatamente quais são os pontos de construção do modelo.

Tal registro é relevante também porque ajudará na adaptação para cada escopo. Afinal, reconhecendo os passos, dá para fazer adaptações, como incluir certas etapas ou eliminar outras, em busca da melhor eficiência.

E é necessário esse registro ainda por uma questão de documentação para a transmissão de conhecimento. Assim, o modelo e a sua execução não ficam restritos a apenas uma equipe, permitindo que possam ser repetidos mesmo com a troca de profissionais dentro da empresa.

Tenha planos alternativos

Bom, de fato, nem sempre o modelo de projeto funcionará para todas as possibilidades. Muitas vezes, ele pode parecer eficiente para uma determinada opção e, a partir daí, não ser adequado para as outras do negócio. Nesse caso, é indispensável contar com planos alternativos para a contingência.

Grosso modo, a gestão precisa estar preparada para lidar com as diversas dificuldades que surgem, inclusive na execução do projeto. Isso evita o gasto de uma grande quantidade de dinheiro ou de tempo, o que poderia atrasar e comprometer as entregas.

Quando a gestão se prepara para essas possibilidades, reduz os riscos existentes na criação do modelo do zero. Além disso, trata-se de algo que traz maior segurança para toda a equipe, favorecendo a consolidação de efeitos.

Confira os cuidados que devem ser tomados ao construir um modelo projeto

Inúmeros cuidados terão que ser tomados para que os modelos sejam construídos e tenham eficiência. O gestor precisará alinhar a estratégia dos negócios com os propósitos dos projetos para que o portfólio venha a impactar os resultados dos negócios. Observe as melhores práticas de gerenciamento do mercado e identifique as suas tendências. Cada projeto deve se encaixar no planejamento estratégico global da sua organização.

Prepare modelos que possibilitem o registro prévio do orçamento, bem como o gerenciamento de custos e o seu monitoramento. Estabeleça procedimentos formalizados para o acompanhamento dos recursos em tempo real. Lembre-se de que o desempenho financeiro aponta as chances de sucesso dos projetos, razão pela qual jamais pode ser negligenciado. Faça uso de sistemas de gestão atualizados que facilitem o seu trabalho.

Enfim, como vimos até aqui, é possível construir modelo de projeto eficiente e do zero, desde que você siga as etapas de elaboração e de implantação. Para quem precisa se aprofundar um pouco mais na implantação de uma metodologia de gestão de projetos, um bom material complementar é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance.

Ele traz nossa metodologia aplicada em mais de mil clientes, focada justamente em quem está começando a profissionalizar esse setor em sua empresa. E, caso precise de ajuda para descobrir qual é a estrutura de um projeto, não hesite em solicitar uma conversa com um de nossos consultores para orientá-lo nessa empreitada!

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