Autor: Bruno Ambrosio

Os gastos de uma empresa durante os seus projetos são um grande desafio. É preciso estruturar medidas que reduzam desperdícios e garantam que todos fiquem dentro do orçamento. Nesse sentido, ter uma política de gerenciamento de custos é algo crítico.

A política de gerenciamento de custos ajuda times a entender o nível de recursos financeiros que estão disponíveis, como eles devem ser utilizados e o que pode levar a gastos não previstos. Isso garante uma maior aderência ao orçamento e mais previsibilidade sobre como os recursos financeiros serão utilizados. Ou seja, maximiza as chances de sucesso do seu projeto.

Confira a seguir como estruturar e utilizar uma política de gerenciamento de custos efetiva!

O que é uma política de gerenciamento de custos?

A política de gerenciamento de custos é uma estratégia de gestão que permite a empresas ter um orçamento com alto nível de previsibilidade. Ela parte do princípio de que é importante entender como o negócio gasta, os fatores que podem prejudicar a empresa e quais custos podem ser otimizados. Desse modo, é possível estruturar orçamentos mais robustos e capazes de elevarem os lucros do negócio após qualquer decisão tomada.

Por que ela é importante?

No cenário da gestão de projetos, o gerenciamento de custos ajuda negócios a identificar o desperdício de recursos, avaliar fatores que merecem atenção dos times e ter um maior controle sobre as finanças em cada etapa. Além disso, permite que as decisões tomadas sejam mais inteligentes e capazes de levar a empresa às suas metas. Desse modo, o negócio poderá lucrar mais com projetos e evitar o descontrole das suas finanças.

Em geral, uma boa política de gestão de custos em projetos corporativos ajuda a empresa a:

• identificar fatores de risco que podem afetar os gastos em cada etapa;
• estruturar medidas de contenção de gastos ou corte de desperdícios;
• avaliar como o negócio pode investir em ferramentas que melhoram o aproveitamento de recursos, como sistemas de gestão;
• identificar melhorias que podem ser feitas nos contratos com parceiros estratégicos;
• tornar os gastos mais previsíveis;
• permitir que as equipes façam o planejamento de suas ações de um modo mais inteligente.

Como fazer a gestão de custos de projeto?

Para fazer uma boa gestão de custos de projeto, o negócio deve estar preparado para identificar o seu perfil, as metas do projeto e os fatores de risco. Além disso, deve utilizar mecanismos para reduzir ou otimizar os gastos. Confira a seguir!

Entenda o perfil do projeto

Cada projeto conta com objetivos, metodologias e ferramentas diferentes. Esses fatores são moldados de acordo com as demandas dos times e a cultura da empresa. Entendê-los é o primeiro passo para otimizar o seu gerenciamento de custos.

Conhecer o perfil do projeto ajuda o negócio a identificar o que deve ser feito em termos de prevenção de riscos e desperdícios. Também permite ao gestor otimizar os custos de modo mais eficaz. Afinal de contas, as decisões tomadas permitem entender melhor o que os times precisam para ter uma boa performance e, em função disso, eles serão capazes de atingir maior retorno sobre o investimento.

Avalie o orçamento disponível

A partir da análise de perfil do projeto o time deve avaliar o orçamento disponível. O ideal é que ele seja capaz de ajudar os times a ter os recursos necessários para entregar os resultados demandados e, ao mesmo tempo, preparar a empresa para imprevistos. Desse modo, todos poderão fazer as suas atividades sem imprevistos e com um planejamento realista.

Não deixe de avaliar se existem pontos que possam ser otimizados no orçamento, como gastos além do necessário ou que não sejam capazes de ajudar as equipes a cumprir os resultados. A gestão de custos deve focar em um bom retorno sobre os investimentos e não apenas em reduzir gastos sem considerar as consequências dessas ações.

Considere as metas existentes

Para garantir que o negócio conte com os recursos necessários, é fundamental considerar as metas existentes. Isso ajuda a avaliar o nível de recursos necessários para que os times tenham todas as ferramentas necessárias para alcançá-las. Além disso, reduz as chances de o gestor realizar cortes em pontos críticos.

Para que a análise das metas seja efetiva, é crucial que exista um bom canal de comunicação entre a pessoa responsável pela gestão de custos e os times. Isso permitirá a todos comunicar as suas prioridades e metas estratégicas. Desse modo, haverá uma compreensão mais abrangente sobre os pontos críticos do projeto.

Prepare-se para imprevistos

Nenhum planejamento é totalmente capaz de evitar imprevistos durante a execução dos projetos. Justamente por isso os times devem reservar parte do orçamento e recursos para que o negócio possa agir quando eles acontecerem. Assim, o negócio terá mais habilidade de corrigir problemas e falhas graves.

Faça a análise do quanto deve ser reservado com o seu time de gestão de riscos. Ele terá uma visão completa sobre o que pode afetar negativamente o seu custo de trabalho. Dessa forma, ficará fácil identificar o tamanho do orçamento que deverá ser direcionado para esse tipo de situação.

Conte com boas tecnologias

A tecnologia pode ser uma grande aliada de quem pretende realizar um bom gerenciamento de custos. Negócios podem adotar ferramentas de gestão de projetos para ter uma visão completa sobre os custos e a evolução do projeto. Isso permite aos times identificar os pontos de atenção com mais agilidade e tomar medidas mais efetivas para reduzir os desperdícios.

Projetos corporativos contam com muitos fatores que podem afetar a sua qualidade, e por isso os profissionais devem estar atentos, identificando riscos, investindo em boas tecnologias e implementando metodologias robustas para atingir as suas metas. Isso amplia as chances de sucesso de todas as etapas.

Nesse sentido, o gerenciamento de custos é uma medida essencial para quem quer gastar corretamente com a sua empresa. A gestão dos gastos permite aos times avaliar corretamente o que pode afetar os seus lucros e as suas metas. Por isso, não deixe de implementar essa estratégia no seu dia a dia!

Gostou das nossas dicas? Então, acompanhe a nossa página no Facebook para receber as nossas atualizações em primeira mão!

Todos os projetos corporativos precisam contar com boas estratégias de gerenciamento. Elas auxiliam os times a planejar as etapas, identificar riscos e avaliar o melhor caminho a ser tomado em cada momento. No cenário das mudanças que podem acontecer, a rotina de gerenciamento de mudanças é vista como um ponto fundamental para qualquer tipo.

O gerenciamento de mudanças auxilia os profissionais a manter um fluxo de trabalho com mais continuidade e eficiência. As interrupções por imprevistos serão menos frequentes e as decisões tomadas poderão ser adotadas com maior engajamento dos times. Ou seja, a sua empresa terá projetos mais robustos e com maior taxa de lucratividade.

Se você quer saber em detalhes o que é e como adotar o gerenciamento de mudanças, continue a leitura do texto a seguir!

O que é o gerenciamento de mudanças?

O gerenciamento de mudanças é uma estratégia que ajuda empresas a se preparar, equipar e executar processos que envolvam alterações nos fluxos de trabalho, metas de projetos ou na cultura organizacional. Essas medidas, quando colocadas em conjunto, tornam o fluxo de trabalho mais robusto e efetivo. Afinal de contas, todos contarão com as ferramentas e informações necessárias para entregar os resultados esperados.

As políticas de gerenciamento de mudanças atuam em dois níveis: o individual e o organizacional/de iniciativa. Confira a seguir como eles se diferenciam!

Gerenciamento de mudanças individual

Esse tipo de mudança é focado na maneira como os profissionais organizam e gerenciam o seu dia a dia. É um trabalho que deve ser feito de maneira personalizada, com os líderes entendendo cada caso de trabalho. Assim, eles conseguirão moldar estratégias que sejam efetivas e consigam atingir cada pessoa da forma certa.

As mudanças individuais, em outras palavras, devem entender quem fará a mudança e, a partir disso, traçar um plano de ação orientado pelo perfil de cada pessoa. A comunicação deverá demonstrar por qual motivo as transformações são realizadas, os seus benefícios e mecanismos de mudanças. Desse modo, os profissionais se engajarão em otimizar o seu processo de trabalho e o seu dia a dia.

Gerenciamento de mudanças organizacional/de iniciativa

Essa mudança costuma ser aquela que afeta várias pessoas ao mesmo tempo. Geralmente, é feita para ajudar os times a mudarem a sua cultura e as suas rotinas de trabalho. Desse modo, o negócio pode se atualizar e alinhar-se com as demandas do seu público-alvo.

Em outras palavras, essas mudanças atingem grande parte da cadeia operacional de uma empresa ou a sua postura institucional. Por isso, o negócio deve ter um planejamento robusto, capaz de auxiliar os times da maneira correta e permitir que todos entreguem os resultados esperados a médio e longo prazo. Isso é feito apoiando-se em estratégias de gestão de risco, o investimento em novas tecnologias e mecanismos de gestão orientados a resultados.

Por que a empresa deve investir nessa estratégia?

Negócios precisam fazer mudanças contínuas para se manterem adequados às demandas do mercado. Elas geralmente envolvem projetos robustos e que trabalham para orientar as equipes da forma correta, ou seja, tendo metas claras e objetivas. Mas, para ter controle sobre cada mudança e garantir que as transformações sejam bem-feitas, é fundamental ter planejamento.

Adotar estratégias de gerenciamento de mudanças é o caminho ideal para conseguir lidar com transformações sem medo. O negócio poderá implementar novidades, fazer investimentos e, durante projetos, receber alterações no planejamento sem grandes dificuldades. Afinal, os líderes estarão com mecanismos que permitem aos times;

• entender melhor o impacto das mudanças;
• avaliar com mais qualidade os requisitos de cada mudança e como chegar até elas;
• entender por qual motivo as decisões foram tomadas;
• atuar em um ambiente com riscos baixos;
• ter mais espaço para inovações;
• reduzir o prazo e o custo da aplicação de mudanças;
• ter maior engajamento na busca pelo novo ambiente de trabalho.

Como adotar o gerenciamento de mudanças em projetos?

Para ter uma política de gerenciamento de mudanças integrada aos seus projetos, o negócio deve atuar de maneira inteligente. É importante identificar o que deve ser feito, como deve ser feito e os riscos envolvidos na operação. Junto a outras medidas, isso evita que a empresa tenha dificuldades para atingir as suas metas.

Veja a seguir os passos básicos para gerenciar transformações em seus projetos corporativos!

Entenda o perfil da empresa

Saber o perfil da empresa ajuda o gestor a formular uma estratégia mais alinhada com a cultura do negócio. Da maneira como a comunicação será feita até os riscos que serão priorizados, todas as decisões serão mais efetivas. Portanto, não deixe de avaliar esse ponto antes de iniciar as mudanças.

Avalie exatamente o que deve ser modificado

Para que o gerenciamento de mudanças em projetos seja efetivo, todos devem entender exatamente o que será modificado. Isso facilita na priorização de tarefas e na gestão de riscos. Afinal de contas, o time estará focado no que é realmente relevante para as suas atividades diárias.

Treine os profissionais

O treinamento de profissionais ajuda times a mudar a sua cultura e executar cada mudança de modo efetivo. Eles ajudam os times a se adaptar ao novo ambiente, entender as mudanças e se engajar de maneira efetiva naquilo que a empresa busca. Assim, o tempo gasto para fazer as mudanças será muito menor.

Documente as suas decisões

É importante documentar o que está sendo feito, os caminhos tomados e a justificativa das decisões. Além disso, deve-se registrar os objetivos de cada escolha. Assim, os times podem identificar o impacto das mudanças e garantir que o negócio não terá prejuízos.

Conte com o apoio de um parceiro especializado

Uma das formas mais efetivas de promover mudanças é ter o apoio de um parceiro especializado. Ele te auxiliará a identificar que tecnologias de gestão podem ser empregadas e quais metodologias são mais efetivas para o perfil do seu negócio. Portanto, não deixe de trabalhar com um especialista ao seu lado.

Todo projeto ou fluxo de trabalho pode passar por mudanças. Nessas horas, é fundamental ter uma estratégia de destaque, que seja capaz de avaliar o melhor caminho a ser seguido. Isso permitirá à empresa ter um plano de trabalho funcional e que seja de baixo risco.

A estratégia que ajuda o negócio a fazer as suas mudanças é a de gerenciamento de riscos. Investir em uma boa política focada na gestão das mudanças dá ao empreendimento a habilidade de encontrar o melhor caminho para atingir as suas metas, promover transformações e lidar com imprevistos. Portanto, não deixe de tratar esse tipo de medida como algo estratégico!

Quer saber mais sobre como um parceiro pode te ajudar? Então, fale já com os nossos especialistas.

O Scrum Master é um profissional essencial para o desempenho do Agile Team. Ele é o responsável por retirar todos os obstáculos do gerenciamento de projetos, principalmente os que surgem nas reuniões diárias. Esse líder auxilia tanto o Product Owner como os membros do time de desenvolvimento a serem mais eficientes na realização de suas tarefas

Podemos dizer que esse profissional se dedica a maximizar os resultados do time de Scrum, pois direciona seu conhecimento e suas habilidades para a gestão de processos. Assim, há uma facilitação na conquista dos objetivos previstos no escopo.

Ficou curioso para descobrir mais sobre as funções do Scrum Master? Então, continue acompanhando nosso post!

Quem é o scrum máster?

Scrum Master é o nome dado ao profissional que transmite os conhecimentos e os princípios da metodologia ágil. Ele trabalha com o time de desenvolvimento e o product owner para que o trabalho da equipe seja facilitado e os conceitos relacionados ao Scrum sejam compreendidos. Portanto, é um membro do time desse time que tem mais informações sobre o framework.

Em virtude disso, esse profissional tem como responsabilidade potencializar as atividades dos integrantes da equipe e garantir que todos apliquem as diretrizes do Scrum. O Scrum Master tem como competências as soft skills ou as habilidades de facilitação, comunicação e política. Trata-se de um profissional proativo que realiza mudanças importantes.

O Scrum Master analisa os impedimentos apontados pelo time e os remove enquanto cada Sprint é executado. Sendo assim, precisa ser um profissional neutro para auxiliar o time de Scrum a ser tornar independente e encontrar as soluções para suas dificuldades sem interferência ou ajuda. Ele é um técnico semelhante a um gestor de projetos, um orientador ou guia.

Qual é a função de um Scrum Master?

Com você pode ver, um Scrum Master tem diversas funções, já que é um facilitador que ajuda os demais profissionais a potencializar suas habilidades enquanto estão envolvidos no projeto Scrum. O seu trabalho é feito para que o time de desenvolvimento e o Product Owner se comuniquem entre si e se tornem independentes. Veja a seguir as atividades desse profissional!

Remoção de impedimentos

Uma das funções mais importantes do Scrum Master, que não deve ser confundido com um gerente de projetos, é remover os impedimentos que normalmente aparecem na execução das Sprints que impedem o atingimento das metas preestabelecidas. O time de desenvolvimento verifica o entrave e informa o profissional que deverá atuar para solucionar a dificuldade.

Ele faz isso mobilizando pessoas ou recursos ou agindo por conta própria. As soluções não poderão ser temporárias e nem atingir detalhes do impedimento. O Master Scrum terá que encontrar as raízes das complicações utilizando o Diagrama de Ishikawa para eliminar completamente o problema.

Cumprimento de eventos

O Scrum Master também tem a função de orientar e ajudar o time de desenvolvimento a praticar e cumprir todos os eventos do Scrum, tais como as reuniões diárias de alinhamento, conhecidas como Dailys Scrum, nas quais a equipe aborda os trabalhos realizados no expediente anterior e define quais serão as próximas tarefas.

Ajudar a montar o Product Backlog

O profissional orienta o Product Owner para que ele faça a montagem do Product Backlog conforme as diretrizes do Scrum. Dessa forma, os requisitos corretos são priorizados para que seja obtido o maior valor ou qualidade. O Scrum Master se assegura de que o outro colaborador está mantendo tudo atualizado e agregando os incrementos necessários determinados nas reuniões.

Os incrementos são decididos com o Time de Desenvolvimento e de acordo com os pedidos do cliente depois da entrega das Sprints. O Product Owner faz parte do time de desenvolvimento, mas ele tem poder decisório e precisa do auxílio do Scrum Master para o desenvolvimento do novo produto que deverão gerar valor aos clientes e parceiros.

Facilitar os sprints

O profissional Scrum Master entende profundamente os processos de um Scrum, pois conhece as melhores práticas e sabe qual será a decisão que deve ser tomada diante de cada situação em particular. Ele faz a transmissão dos seus conhecimentos ao time Scrum de modo que eles procedam da maneira certa em todas as ocasiões.

Entretanto, o Scrum Master não determina de que maneira os trabalhos devem ser feitos e nem quem será o responsável pela sua execução. O profissional deixa as equipes livres para que trabalhem da forma que entenderem ser a melhor. Ele apenas dá aconselhamentos, disponibiliza os recursos indispensáveis e aponta as direções a serem seguidas.

Ajudar o Product Owner

Um Product Owner é selecionado conforme os conhecimentos que tem em relação ao tema de cada projeto. Mas ele pode não ter prática com as diretrizes do Scrum e nem ter facilidade em aplicar as metodologias essenciais. Nesse caso, o Scrum Master vai ajudar o outro profissional para que se adapte à sua função.

O Scrum Master será o canal de comunicação entre o time Scrum e o Product Owner quando surgirem dificuldades. O orientador vai auxiliar a equipe para que todos os seus integrantes compreendam a visão, as metas e objetivos do líder. Além disso, ajudará o profissional a entender as considerações e limitações de seus colaboradores.

Conectar todo o projeto

Outra função interessante do Scrum Master é criar as conexões entre os participantes dos projetos. Ele é o responsável por conectar os gestores da empresa com as fontes externas que sejam úteis à execução das Sprints e à resolução dos entraves.

O Scrum Master realizará as Dailys Scrum, auxiliará a fazer o planejamento das próximas Sprints e alinhará as funcionalidades prioritárias. Ele transmitirá os feedbacks do time Scrum e do Product Owner durante as reuniões, os quais são importantes para determinar a necessidade de mudanças e para a mensuração do progresso dos projetos.

Eliminar empecilhos

O projeto que envolve metodologias ágeis é executado em cenários de alto risco. Esses projetos normalmente nunca foram feitos antes, são inovadores e desconhecidos para as equipes. Principalmente a maneira incremental das atividades que são eficientes e rápidas, mas trazem uma infinidade de dúvidas aos participantes.

Se algumas Sprints derem errado devido à ocorrência de imprevistos, será essencial realizar alterações durante a execução dos projetos. O Scrum Master atuará para diminuir essas incertezas e solucionar os problemas que surgirem para atrapalhar o time de desenvolvimento. O profissional fará tudo o que estiver ao seu alcance para evitar novos acidentes, se antecipando aos próximos passos da equipe.

Saber treinar bem

O Scrum Master desenvolve ainda o papel de coach para que os demais sigam os princípios das metodologias ágeis. É ele quem explica os motivos pelos quais as práticas precisam ser seguidas pelos times de desenvolvimento. Desse modo, ele tem habilidades para realizar treinamentos, aprimorar as habilidades do time Scrum e incentivar o trabalho colaborativo.

Por esse motivo, esse profissional Master precisa ter um curso e obter a certificação Scrum Master para conhecer as bases, princípios e os valores dos métodos ágeis. Enfim, ele terá que ser excelente no gerenciamento de projetos e de pessoas, observar os times, perceber seus pontos fracos e fortes e capitalizar os talentos disponíveis nas empresas.

Esse profissional também terá que lidar com conflitos e gerenciá-los. Sendo assim, será um mediador e deverá intervir para eliminar as divergências. Além de treinador, será um educador do time Scrum e o ajudará a focar nos objetivos enquanto faz o acompanhamento em um projeto. A sua função exigirá que responsabilize os colaboradores e promova a adequada gestão das equipes.

Como é o dia a dia desse profissional?

O cotidiano de um Scrum Master envolve todas as etapas referentes ao projeto e sua execução, com foco completo no time. Todas as suas ações são voltadas para criar as condições perfeitas para que todas as tarefas sejam executadas, dentro do que prevê essa metodologia ágil.

Para entender melhor essas questões, veja como é o cotidiano desse profissional e descubra quais são as suas principais atribuições!

Participação de cada Daily Sprint

Uma das “regras” do Scrum inclui a realização de encontros diários e rápidos, nos quais o time pode falar sobre os resultados alcançados e o que será desenvolvido no dia em questão. Essa é a melhor oportunidade para que a equipe demonstre suas dificuldades ou quais obstáculos foram encontrados.

O Scrum Master precisa estar presente, justamente, para identificar todos esses pontos. O acompanhamento diário permite a atuação de maneira dinâmica, com uma resolução de problemas efetiva. Como consequência, há menos prejuízos para a execução ao longo do tempo.

Atuação em equipe com o Product Owner

O Product Owner é o cliente interno ou externo, que é responsável pela solicitação do projeto. Como é nessa figura em que estão concentradas todas as expectativas sobre os resultados e sobre o desempenho do time, faz sentido que o profissional de Scrum mantenha uma relação próxima.

Esse contato leva a uma identificação sobre as principais dificuldades que são encontradas para atender às necessidades do Product Owner. Se o time encarar desafios para realizar entregas iterativas, pode ser sinal que falta a ferramenta certa. Caberá ao Scrum Master buscar formas de cumprir as solicitações do dono de produto, segundo as características do time.

Análise sobre os principais obstáculos e suas soluções

De qualquer forma, o cotidiano do profissional está totalmente atrelado ao reconhecimento de problemas e de falhas e sobre quais são as possíveis alternativas. Imagine que, em um Daily Sprint, a equipe se queixou dos ruídos de comunicação interna.

Esse é um grande obstáculo para os resultados e o Scrum Master deverá buscar as causas e as opções para solucionar tal questão. Assim, ele terá que levantar quais recursos podem ajudar ou quais são os impedimentos para que a troca de informações seja adequada.

Levantamento sobre possíveis problemas futuros

O Scrum Master também não atua de maneira apenas reativa. Ele deve ser capaz de adicionar proatividade ao contato com o time, em busca de uma melhoria contínua na performance. Na prática, isso tem a ver com uma análise sobre quais serão os possíveis problemas.

A capacidade analítica se destaca nesse momento e o profissional precisa entender quais questões podem se tornar problemáticas, mesmo que não tenham sido levantadas. O ideal é que ele possa agir para facilitar o trabalho antes mesmo que as dificuldades sejam trazidas pelo time, o que cria um fluxo melhor de desempenho.

Atenção às práticas da metodologia

De certo modo, esse profissional também atua como um “guardião” dessa metodologia ágil. Além de olhar para o time, ele mantém o foco na proposta do Scrum e em todas as suas características. Assim, o seu cotidiano inclui garantir que todas as práticas sejam seguidas à risca.

A ideia é fazer com que todos os profissionais tenham uma visão clara dA metodologia e sobre cada passo. Especialmente pensando na questão de gerenciamento dos próprios resultados, é necessário garantir que a “receita” seja respeitada.

Isso é fundamental porque tem tudo a ver com a conquista de resultados. Se o método não for implementado corretamente, então, não será possível obter todos os benefícios da gestão ágil. A atuação do especialista, portanto, permite que todos os valores sejam atendidos.

Tomada de decisão coletiva

A autoridade do Scrum Master é, de certo modo, limitada. Ele não delega tarefas e nem é responsável por alterar a maneira de gerenciar os recursos ou o escopo. No entanto, ele é capaz de tomar decisões coletivas e que sirvam para tornar a execução das etapas mais simples.

É o caso de estabelecer o timebox adequado para cada sprint ou de estabelecer quais pontos são indispensáveis no Daily Sprint. Inclusive, essas definições partem das análises que realiza e visam a diminuir possíveis impactos negativos na execução de tarefas.

Eliminação de interferências externas

Cabe a esse especialista outra função essencial: a blindagem do time em relação aos fatores externos. Como o Scrum Master atua de maneira exclusivamente interna, ele deve ser capaz de criar um ecossistema em que todos possam aproveitar seu potencial e entregar os resultados que são esperados.

Uma das formas de garantir isso é ao reduzir as possíveis interferências externas. Ele atuará como uma espécie de filtro e fará com que o time possa focar no que é importante no momento: a execução de cada sprint.

Dimensionamento de responsabilidades e tarefas

Por falar no sprint, é essencial que ele tenha a duração certa e compreenda as tarefas adequadas. Afinal, não adianta pensar em um timebox de 2 semanas com um product backlog muito extenso. É essencial que o time esteja comprometido com o que realmente pode entregar, considerando recursos, capacidades e outras necessidades.

Como ajuda na tomada de decisão coletiva, o especialista também atua para definir características desse tipo. Ele auxilia a determinar melhor quais devem ser as entregas no processo e qual é o nível de responsabilidade que a equipe pode assumir. Assim, é possível balancear qualidade, produtividade e cumprimento dos prazos.

Desenvolvimento de autonomia e independência

Para completar, esse líder também tem o papel de fazer com que o time se torne cada vez mais autônomo, autossuficiente e independente. Ao longo da execução, a equipe aprende como aplicar certos conhecimentos e como é possível fazer um autogerenciamento de sucesso.

É por isso que, após alguns sprints, é natural que o profissional seja menos acionado que no começo. Mesmo assim, seu cotidiano analítico e de acompanhamento permanece, até que ocorra a entrega e o encerramento do projeto.

Esse profissional pode atuar em várias equipes ao mesmo tempo?

Na prática, ainda que trabalhar como um facilitador possa ser uma boa definição, isso não é tudo o que um Scrum Master faz. Se assim fosse, esse profissional poderia atuar em múltiplas equipes ao mesmo tempo, por exemplo.

De fato, há uma corrente que defende que um bom Scrum Master pode trabalhar com vários times simultaneamente, entretanto, um grande Scrum Master trabalhará apenas com uma. Isso significa, em outras palavras, que pode até ser possível obter sucesso trabalhando em equipes de projetos distintos, mas, nesse caso, não será praticável alcançar um resultado extraordinário como Scrum Master.

Então, expandindo a definição de Scrum Master, podemos afirmar que esse profissional é um líder, mas também um servo, que ajuda os membros da equipe a serem responsáveis por si mesmos de acordo com quaisquer que tenham sido os compromissos assumidos.

Quais são as principais características do perfil profissional?

Um líder servo deve contar principalmente com os seguintes atributos: colaboração, confiança, empatia e uso ético do poder. Percebeu como não há menção à capacidade de gestão? Isso porque liderar não é o mesmo que gerenciar (papel de um gerente de projetos, por exemplo).

Então, afinal, se o Scrum Master não é o responsável por gerenciar a equipe ágil, quem o faz? Pois, essa é uma das principais características e, ao mesmo tempo, uma das maiores dificuldades do Scrum: o Agile Team é autogerenciável e isso nos leva diretamente ao próximo tópico.

Quais são as responsabilidades da equipe?

Dizer que uma equipe é responsável sobre si implica afirmar que todos os membros se autogerenciam. Essa dinâmica de trabalho é muito importante para as equipes ágeis em geral, pois minimiza a ocorrência de estresse e atritos desnecessários.

No caso, o objetivo não é exigir a prestação de contas da equipe. Na verdade, espera-se que a pessoa responsável faça seu trabalho, se preciso, identificando os elementos ofensores e trabalhando em conjunto para superar os obstáculos.

Atuar com base na política de prestação de contas significa delegar uma tarefa a alguém e apenas esperar que ela seja concluída. Quando essa é a filosofia de trabalho, o membro da equipe não se sente realmente integrado, mas como um mero empregado, sempre à espera de que uma nova atividade seja repassada. É somente um fazedor de tarefas.

Isso não acontece no Agile Team do Scrum, e é aí que entra o papel do Scrum Master, cuja atuação se fundamenta, sobretudo, em auxiliar. A palavra-chave de seu trabalho é o auxílio. O Scrum Master não faz, ele apenas presta suporte à equipe para que seus membros desenvolvam as tarefas por si.

É por isso, inclusive, que há o conceito de “Personal Master”. Como esse profissional atua como um “técnico”, incentivador e facilitador, é como se ele assumisse a mesma posição de um personal trainer. Com isso, seu papel não é executar uma tarefa específica do projeto e, sim, preparar o caminho para que ela possa ser realizada.

Qual a relação com os compromissos internos?

Vale a atenção ao fato de que o Scrum Master não é responsável por ajudar a equipe a lidar com compromissos externos. Na verdade, ele auxilia a atender aos compromissos assumidos perante o projeto.

Isso pode significar trabalhar de forma a remover qualquer impedimento que se oponha aos trabalhos da equipe, estimulando a criação de um ambiente altamente colaborativo entre os participantes do Agile Team, garantindo que as entregas sejam claramente cumpridas e prevendo possíveis ameaças que possam impactar no produto.

Finalmente, a questão de focar nos compromissos assumidos não se restringe à entrega do estritamente combinado. Trata-se de algo associado à inclusão do maior valor possível ao produto, elevando o padrão de qualidade, bem como a produtividade do Agile Team.

Em síntese, o Scrum Master é responsável por garantir que o trabalho do time esteja em consonância com os valores, as práticas e regras do Scrum. Ele ajuda a equipe e a administração a adotarem e seguirem o Scrum, ensinando e treinando os profissionais a serem mais produtivos e produzirem resultados de maior qualidade. O Scrum Master, basicamente, ajuda o time a compreender e usar a autogestão.

Assim, diferentemente do que se espera de um gerente de projetos (que se encarrega do gerenciamento da equipe ao longo de todo o ciclo de vida do trabalho em questão), o Scrum Master não cobra resultados, nem se detém a controlar veementemente a produtividade do time. Em vez disso, concede aos colaboradores a devida autonomia para que desempenhem bem seus papéis, fornecendo a ajuda certa sempre que for preciso.

Por essas características, o Scrum Master deve estar presente continuamente, fazendo-se disponível quando necessário tanto para o time de desenvolvimento como para o Product Owner. Somente dessa maneira será capaz de conhecer os obstáculos que se opõem ao trabalho da equipe, bem como prever problemas que possam surgir futuramente. Assim conseguirá, rapidamente, tomar ações para removê-los antes que ameacem a meta do sprint.

A rotina de um Scrum Master é cheia de desafios e repleta de muito trabalho, sendo necessário, para dar conta do recado, usar diferentes técnicas e ter certas habilidades. Só assim poderá atingir aquele que é seu objetivo final junto ao Agile Team: entregar valor ao negócio e ao projeto.

Você já conhecia todas essas funções e responsabilidades do Scrum Master em métodos ágeis? O nosso próximo artigo poderá ajuda-lo a conhecer outros detalhes sobre Sprint!

A tecnologia já está integrada a todos os processos corporativos modernos. Apoiados na transformação digital, os negócios podem reduzir riscos e atingir melhores resultados a médio e longo prazo. Isso vale, inclusive, para quem investe em um software de gerenciamento de projetos.

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que auxilia gestores a identificarem problemas, distribuir tarefas e manter todas as rotinas com boa performance. A partir dele, os times podem acompanhar a evolução de cada etapa de maneira centralizada, o que auxilia na integração de pessoas e minimiza riscos. Ou seja, o retorno obtido com os investimentos é ampliado ao máximo.

Quer saber mais sobre esse tipo de sistema e como avaliar um software de gerenciamento de projetos? Então continue a leitura deste post!

O que é um sistema de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que centraliza os dados de gestão do negócio e permite aos times acompanhar o fluxo de trabalho de forma qualificada e integrada. Ele pode ser incorporado a outras soluções e oferece recursos de compartilhamento de dados. Assim, os times conseguem montar um fluxo de trabalho unificado e bem-alinhado, com um bom nível de automação.

Por que investir no software de gerenciamento de projetos?

A tecnologia tem sido de grande apoio para os negócios interessados em mais performance e inovação no dia a dia. Com esse apoio, empresas podem encontrar novos insights para otimizar as suas rotinas, conhecer melhor seus fluxos de trabalho e replicar boas práticas com facilidade. Além disso, conseguem evitar atrasos com mais frequência e ficam menos expostas a riscos.

No caso da gestão de projetos, os sistemas de TI podem auxiliar em grandes ganhos de performance. Uma ferramenta como o software de gerenciamento de projetos, se bem-integrada, minimiza o impacto dos riscos existentes e dá mais flexibilidade ao trabalho prestado. Ao mesmo tempo, ajuda a aproveitar benefícios como:

• mais facilidade no compartilhamento de dados entre equipes;
• redução de prazos na entrega de resultados;
• criação de um bando de dados unificado sobre os projetos;
• mais automação no fluxo de trabalho;
• distribuição simplificada de tarefas;
• facilidade na busca por pontos a serem otimizados ou práticas que devam ser replicadas.

Como escolher o seu software de gerenciamento de projetos?

A escolha de um software de gerenciamento de projetos deve considerar alguns fatores que impactarão diretamente a usabilidade da ferramenta e os ganhos do negócio com o seu investimento. Confira a seguir alguns dos pontos críticos a serem analisados na hora de investir nesse tipo de sistema!

1. Verifique a política de privacidade

A segurança de dados é algo crucial quando falamos no uso de tecnologias no ambiente corporativo. Ter ferramentas funcionais não é mais o único requisito de um sistema. Também é importante que ele consiga salvar dados de maneira confiável e livre de vazamentos.

Além disso, as aplicações precisam dar um alto controle para o negócio sobre como os seus dados serão utilizados e compartilhados com terceiros. Isso permite ao negócio alinhar as soluções com as políticas de uso de dados locais e evitar problemas de compliance. Por isso, não deixe de verificar a política de privacidade de seu software de gerenciamento de projetos.

2. Avalie a usabilidade

Entre os fatores que afetam o emprego de um sistema, um dos mais importantes é a usabilidade. Ela indica a capacidade de os profissionais integrarem o software à rotina, por exemplo. Além disso, esse é um fator que impacta diretamente o tempo de adesão à aplicação.

Por isso é indispensável estar atento ao nível de usabilidade de um sistema. Identificar como os recursos são apresentados, os fluxos de trabalho internos e até a linguagem do software é algo fundamental. Afinal de contas, tais pontos vão interferir no tempo de treinamento da equipe e na sua habilidade de utilizar o software no dia a dia.

3. Identifique se ele se adapta ao perfil do negócio

Além da usabilidade, o perfil da ferramenta também deve ser considerado. Sistemas de gestão de projetos muitas vezes são moldados para públicos específicos. Por isso é crucial estar atento se ele é compatível com o perfil de trabalho da sua empresa.

Em outras palavras, o gestor precisa se concentrar e investir apenas em uma ferramenta alinhada com as práticas internas da corporação. Isso passa, por exemplo, pelas metodologias aplicadas, o tipo de indicador adotado para avaliar o sistema e as demandas a médio e longo prazo da empresa. Desse modo, o time pode integrar ao seu dia a dia uma ferramenta muito mais usável.

4. Avalie o perfil do suporte

Todo software pode enfrentar problemas na execução de tarefas diárias. Nessas horas, o suporte ao usuário entra em cena para ajudar a reduzir problemas e conquistar o sucesso esperado. Ele auxiliará usuários a encontrarem a melhor solução possível em um prazo baixo.

Ou seja, o suporte ao usuário é fundamental para mitigar problemas de forma correta e rápida. Portanto, não deixe de considerar o perfil do suporte do desenvolvedor do software de gerenciamento escolhido. Assegurar que a empresa tem bons canais de comunicação e alta disponibilidade é a peça-chave para não ter problemas no futuro.

5. Rastreie possíveis problemas de compatibilidade com a sua infraestrutura

Todo software de TI corporativo apresenta requisitos próprios para garantir que o seu uso seja bem feito. Verificar quais são eles ajuda o negócio a filtrar a ferramenta conforme sua infraestrutura de TI. Assim, problemas de compatibilidade serão menos frequentes.

Projetos corporativos são ótimas oportunidades para as empresas criarem produtos ou atenderem as demandas dos principais parceiros comerciais. Por isso, quando são bem feitos, os projetos se tornam uma excelente fonte de recursos e mecanismos para valorizar a marca. Mas isso só é possível se o negócio conta com os mecanismos de gestão adequados.

Investir em um software de gerenciamento de projetos é um passo básico para manter os times bem-orientados, com o foco na qualidade. Essa ferramenta integra pessoas, reduz riscos e garante que todos atingirão os resultados esperados em sua tarefa, graças ao apoio na tecnologia. Por isso não deixe de contar com essa solução para o seu dia a dia!

Para reduzir riscos em projetos, não basta investir em soluções adequadas ao seu perfil. Também é importante saber como lidar com as incertezas.

Um dos processos que marcam o dia a dia de qualquer negócio de sucesso é a gestão de custos. Esse tipo de estratégia permite ao empreendimento minimizar erros e desperdícios. Além disso, facilita o aproveitamento de recursos operacionais ao máximo.

Onde é empregada, portanto, a gestão de custos traz mais lucros para a empresa. Os times passarão a trabalhar lado a lado em um ambiente de alta produtividade e performance. Com isso, o negócio sempre terá os recursos necessários para atingir as suas metas e manter-se lucrativo.

Se você quer saber mais sobre o tema e como utilizar a gestão de custos a seu favor, continue a leitura do texto a seguir!

O que é a gestão de custos?

A gestão de custos é uma estratégia utilizada por empresas para entender como os seus gastos são estruturados e quais passos podem ser tomados para que eles se tornem mais precisos. Ela trabalha a partir de medidas de otimização do ambiente de trabalho, redução de desperdícios e treinamento de equipes. Assim, o negócio conseguirá aproveitar melhor os recursos existentes e mitigar as chances de prejuízos acontecerem.

Uma boa rotina de gestão de custos consegue melhorar a performance do negócio, ampliar a sua lucratividade e abrir mais espaço para novos investimentos. A marca sempre terá receitas disponíveis para conseguir adotar novas tecnologias. Ao mesmo tempo, será capaz de não ter prejuízo em momentos de crise econômica.

Por que gerir custos é importante?

A gestão de custos é fundamental para um negócio dar certo. Ela abre espaços no orçamento e, ao mesmo tempo, minimiza o número de erros no ambiente de trabalho. Além disso, consegue trazer mais competitividade para a marca.

Em geral, os benefícios desse tipo de prática podem ser resumidos nos seguintes pontos:

• mais produtividade para os times;
• menos erros no ambiente de trabalho;
• queda dos índices de desperdícios em toda a cadeia operacional;
• aumento das taxas de entregas de resultados;
• maior competitividade da marca a partir da valorização dos serviços corporativos.

Como gerir custos?

A gestão de custos pode ser implementada considerando vários pontos do dia a dia da empresa. Veja os principais a seguir e adote essa prática no seu negócio!

Avalie os gastos

A avaliação dos gastos é o primeiro passo para ter uma rotina de gestão de gastos. Ter uma estrutura orçamentária bem-feita permite ao time de líderes entender onde estão os problemas. Desse modo, as mudanças podem ser feitas nos pontos certos, sem comprometer a marca.

Identifique problemas

A identificação de problemas é outro passo muito relevante para gerir gastos. O negócio precisa saber de maneira abrangente onde estão os pontos de excesso de gastos e quais são os mais relevantes. Isso facilita a correção das áreas em que há desperdícios priorizando as que causarem mais impacto nos lucros da empresa.

Uma vez que os problemas estiverem identificados, a busca por melhorias deve ser feita priorizando aqueles que causam mais impacto nos gastos. Isso tornará o trabalho das equipes mais funcional e ágil. Além disso, permitirá que todos aproveitem os benefícios da gestão de custos mais facilmente.

Otimize processos

Uma vez que o diagnóstico de problemas for feito, é importante otimizar os processos. Essa é uma atividade contínua, que pode ser executada sempre que o ambiente de trabalho passa por mudanças. Afinal, um negócio competitivo é aquele que sempre busca a excelência em seus serviços e produtos.

As rotinas de otimização de processos devem, portanto, optar pela melhoria contínua. Isso significa avaliar continuamente a qualidade das atividades em busca de possíveis otimizações. Dessa maneira, o investimento necessário para manter o negócio funcional cairá continuamente.

Treine os seus times

O treinamento de equipes deve ser adotado para otimizar rotinas de trabalho e garantir conformidade na cadeia operacional. Ele também ajuda o negócio a incorporar novas metodologias de gestão e tecnologias no ambiente de trabalho. Desse modo, os indicadores de desperdícios serão mínimos.

Um bom treinamento consegue alinhar os times para que eles sempre trabalhem conforme o que há de mais moderno e eficiente no mercado. A empresa poderá mitigar gastos e tornar toda a cadeia operacional mais funcional. Ou seja, o trabalho de quem for responsável por gerir custos será focado em outros pontos que não o fluxo de atividades executadas por colaboradores.

Adote métricas

A adoção de métricas é um ponto básico para que negócios consigam otimizar os seus gastos. Indicadores de performance e gastos dão uma visão completa sobre o estado da empresa. Isso permite a gestores identificar problemas e atuar na sua correção com rapidez e qualidade.

Métricas de gastos devem ser revisadas continuamente. Isso garante ao negócio a habilidade de sempre ter indicadores de qualidade que são úteis para a tomada de decisão. Ou seja, maximizam a habilidade da empresa em encontrar pontos que podem ser otimizados para reduzir gastos.

Automatize rotinas

A automação de rotinas é algo crítico para quem pretende gastar menos. Processos automatizados aproveitam melhor os recursos e conseguem entregar mais resultados, gastando menos. Afinal de contas, o fator humano sairá da equação de lucros, o que levará a menos erros e mais qualidade.

Para automatizar rotinas o negócio deve apostar em tecnologias como as de análise de dados, gestão de processos e a Internet das Coisas. Essas soluções permitem a automação de práticas como a troca de dados e o acionamento de ferramentas corporativas. Desse modo, a equipe pode manter o seu foco nas rotinas estratégicas com tranquilidade.

Todo negócio procura meios para aumentar a sua lucratividade. Isso pode ser feito com a melhoria das rotinas, o aumento de produtividade ou o reposicionamento da marca. Entre as medidas mais funcionais que podem ser adotadas nesse sentido, há a gestão de custos.

A gestão de custos garante que o time conseguirá aproveitar ao máximo os recursos disponíveis e, com isso, ampliar as suas receitas. Além disso, diminui as chances de erros e desperdícios acontecerem, maximizando a competitividade da marca. Por isso, não deixe de apostar nessa estratégia para melhorar o lucro da sua empresa!

Gostou deste post? Então, segue a gente no Facebook e fique por dentro das nossas novidades!

A gestão de projetos é composta pela união de metodologias e práticas que podem ser implementadas para reduzir custos e melhorar os retornos sobre investimentos. Entender como elas funcionam ajuda o negócio a tomar decisões mais inteligentes e capazes de atrair os resultados que ele deseja. Por isso, se você procura entender quais são os impactos da automação nessa área, este texto foi feito para você.

Continue a leitura e veja como a automação de processos pode ajudar na gestão e na execução de projetos corporativos!

O que é a automação de processos?

A automação de processos é uma prática em que rotinas corporativas são executadas com o apoio de tecnologias como robôs e softwares. Eles permitem a substituição da interação humana (parcialmente ou integralmente) em alguma atividade. Assim, ela pode ser executada sempre que alguma condicionante for necessária.

Rotinas de automatização podem ser empregadas para mitigar erros, reduzir gastos ou melhorar a produtividade do negócio. Como as tarefas serão executadas automaticamente e, caso o negócio precise, em tempo integral, haverá menos chances de interrupções afetarem o dia a dia da empresa. Assim, a competitividade será elevada a partir da melhoria da qualidade dos serviços prestados.

Como a automação ajuda a empresa durante a gestão de projetos?

Os impactos da automação de processos na gestão de projetos ajudam empresas a terem sempre um alto retorno sobre o seu investimento. Confira a seguir como esse tipo de investimento afeta as suas iniciativas!

Redução de prazos

A redução de prazos é um dos principais benefícios para quem aposta na automação. Negócios que utilizam uma estrutura de trabalho automatizada conseguem executar mais tarefas em menos tempo — e com maior nível de disponibilidade operacional. Isso permite ao time manter um foco nas rotinas críticas e, com isso, garantir o sucesso esperado para todos.

Maior continuidade de processos

A continuidade de processos é um fator crítico para o sucesso de projetos corporativos. Ela impede que atrasos ocorram e, com isso, o negócio tenha dificuldades para atingir as suas metas. Assim, os resultados esperados podem ser alcançados com muito mais facilidade.

Ao automatizar rotinas, as chances de problemas de continuidade acontecerem caem drasticamente. O negócio terá tarefas executadas com chances mínimas de erros. Isso dará a previsibilidade para o time saber quando os resultados serão entregues, além de minimizar possíveis interrupções.

Troca de dados em maior continuidade

A troca de dados também é um ponto que ajuda o negócio a ter projetos de sucesso. Times integrados conseguem executar rotinas em maior nível de alinhamento. Além disso, o nível de conflitos internos cai, uma vez que todos saberão o que deve ser feito.

Um processo de gestão de projetos automatizado consegue manter o ambiente integrado e com alto nível de troca de informações. A empresa poderá programar e enviar registros relevantes sempre que uma etapa for completada. Assim, os times poderão alinhar-se de maneira contínua em busca das mesmas metas.

Eliminação de desperdícios

A eliminação de desperdícios é algo que toda empresa busca. Negócios que conseguem minimizar os seus gastos têm mais chances de atingirem as suas metas. Além disso, lucram mais, uma vez que os seus gastos serão menores.

Com a gestão de projetos automatizadas, o tempo desperdiçado com rotinas não estratégicas e o gasto de materiais será menor.

Como aproveitar os impactos da automação na gestão de projetos?

Para aproveitar os impactos da automação na gestão de projetos, o negócio precisa estruturar uma série de medidas. Elas ajudam os times a terem a infraestrutura e as tecnologias necessárias para contar com um ambiente robusto e capaz de utilizar essa estratégia sempre que ela for útil. Confira!

Analise o perfil da empresa

A análise do perfil da empresa ajuda gestores a entender onde a automação de projetos pode ser aplicada. Além disso, ajuda gestores a avaliar os melhores caminhos para utilizar a automação e como os times precisam ser treinados. Desse modo, a cultura será modificada por completo.

Invista em novas tecnologias

O investimento em tecnologias é fundamental para automatizar negócios. A Internet das Coisas, os sistemas de gestão de projetos e as ferramentas de análise de dados fazem parte das tecnologias que podem ser empregadas para automatizar rotinas. Elas garantem ao negócio a habilidade de atingir as suas metas sem riscos ou grandes rotinas não automatizadas.

Busque o apoio de um especialista

O apoio de um especialista pode ajudar negócios a entenderem o que deve ser feito para automatizarem as suas rotinas. Além disso, permite que a empresa avalie melhor as suas escolhas antes de implementar rotinas automatizadas. Desse modo, o negócio conseguirá maximizar o retorno em seu investimento e, ao mesmo tempo, reduzir as chances de riscos atingirem as suas metas.

Avalie os resultados

Uma vez que a automação estiver implementada, é fundamental que o negócio avalie os resultados da sua escolha. Com o uso de indicadores e métricas de performance, os impactos da automação serão mensurados de modo preciso. Dessa forma, ajustes poderão ser aplicados e o negócio conseguirá manter a sua qualidade.

Treine os times

A automação só consegue atingir resultados quando os times mudam a sua cultura de trabalho. Em outras palavras, é preciso que a empresa faça modificações nas suas rotinas de modo profundo, garantindo que todos saibam como as novidades podem ser incorporadas no seu dia a dia. Isso é feito a partir de um bom treinamento, que alinha alterações nos fluxos de trabalho e traz engajamento para os investimentos do negócio.

Os projetos corporativos são fundamentais para que o negócio consiga desenvolver produtos e atingir metas. Eles também permitem a negócios executar grandes investimentos e, assim, mudar o seu fluxo de trabalho. Mas, para que eles consigam dar certo, a empresa deve sempre apostar em estratégias de qualidade.

Automatizar rotinas é um dos caminhos que podem ser adotados com esse fim. Um ambiente de trabalho com mais automação tem menos erros, mais agilidade e segurança. Por isso, não deixe de investir e aproveitar os impactos da automação nos projetos corporativos!

Gostou dessas dicas? Então, assine já a nossa newsletter e fique por dentro de outras novidades do blog!

Para otimizar os seus projetos muitas empresas utilizam os serviços de um Project Management Office (Escritório de Gestão de Projetos, ou apenas PMO). Ele pode ser um PMO estratégico ou tático, e saber as diferenças entre ambos é o primeiro passo para ter sucesso nesse tipo de investimento. Isso garante que a sua companhia conseguirá integrar boas práticas em seus projetos com segurança e foco.

Se você quer saber mais sobre o tema e como escolher entre PMO estratégico ou tático, continue a leitura deste texto!

O que é um PMO?

O Project Management Office é uma empresa que pode ser contratada para ajudar negócios a gerir os seus projetos. Ele também pode funcionar como um departamento interno dentro do ambiente corporativo, centralizando e controlando os projetos. Além disso, auxilia na distribuição dos recursos necessários para que tais iniciativas sejam viabilizadas.

O principal objetivo do PMO é garantir que os times tenham todos os recursos necessários para atingir as metas dos projetos. Por isso ele fará um acompanhamento contínuo das iniciativas, verificando se as metodologias e rotinas estão sendo seguidas adequadamente. Assim, é possível atingir metas e prazos sem comprometer o orçamento do negócio.

Existem dois tipos de Project Management Office, o PMO estratégico ou tático. Veja como eles se diferenciam a seguir!

PMO estratégico

O PMO estratégico geralmente está ligado aos principais objetivos do negócio durante um projeto. Cabe a ele gerenciar riscos, otimizar processos e garantir que os times consigam alcançar as metas mais relevantes para a empresa. Tudo isso sem comprometer os gastos.

PMO tático

O PMO tático é responsável por ajudar no dia a dia do projeto. Ao lado do gerente de projetos, ele fará a implementação de ferramentas, consolidará dados e avaliará indicadores. Assim, toda a estrutura do projeto poderá passar por melhorias contínuas ao longo de cada etapa.

Como estruturar um PMO adequado com as demandas da sua empresa?

Para planejar um PMO de qualidade, seja ele um PMO tático ou estratégico, o negócio deve ficar atento ao seu perfil e avaliar o melhor caminho a ser tomado. Além disso, deve se orientar por aquilo que há de mais inteligente na sua área. Desse modo, ele conseguirá montar um time preparado para maximizar a qualidade de todos os projetos.

Confira a seguir os passos necessários para estruturar um PMO de qualidade dentro do ambiente corporativo!

Defina as suas metas e objetivos estratégicos

Sempre que um novo setor é estruturado a empresa deve saber exatamente quais serão as metas e objetivos estratégicos da área. Entender como o time deve impactar no dia a dia da empresa ajuda os profissionais a avaliarem a melhor forma de dar suporte às atividades executadas. Além disso, facilita na definição de rotinas e o alinhamento entre profissionais.

A definição das metas pode ser feita de acordo com o que a empresa precisa e quais as dificuldades que ela normalmente enfrenta ao longo do projeto. Isso ajuda o gestor a identificar o tipo de PMO que deve ser montado, assim como os padrões de funcionamento. Desse modo, ele conseguirá atuar ativamente pelo sucesso dos projetos internos.

Observe a maturidade da organização

Todo negócio conta com um nível de experiência na realização de projetos e na sua atuação dentro do seu mercado. Saber exatamente o nível de maturidade permite que o PMO seja estruturado com mais agilidade e sem deixar pontos críticos de lado. Ao mesmo tempo, auxilia os times a montar um escritório que seja robusto e com foco nos pontos que são realmente relevantes para a marca.

Treine os times e dê as ferramentas corretas

Esse é um ponto crítico para o sucesso do time que trabalhará no PMO. A empresa deve prover para as equipes as ferramentas e os conhecimentos necessários para que consigam bater as suas metas sem dificuldades. Além disso, deve trabalhar para que todos tenham conhecimentos corretamente alinhados.

Um bom treinamento, portanto, será aquele que instrui os profissionais sobre as suas atividades no PMO, as suas metas e requisitos de qualidade mínimos para as suas operações. Já as ferramentas adequadas são aquelas que dão o suporte para os times sempre entregarem o que a empresa espera deles. Assim, independentemente da escolha entre PMO estratégico ou tático, a empresa conseguirá atingir alta performance em todos os seus projetos.

Por que investir em um PMO?

Projetos corporativos são fundamentais para o sucesso de negócios. Eles ajudam empresas a criarem produtos, implementarem novas tecnologias e a reformularem o seu ambiente de trabalho. Além disso, abrem espaço para mudanças estratégicas no fluxo de trabalho da marca.

O investimento em um Project Management Office pode ser uma ótima escolha para quem tem dificuldades de atingir as suas metas durante projetos. Seja um PMO estratégico ou tático, o negócio que busca essa alternativa consegue:

• reduzir custos;
• melhorar a sua gestão de riscos;
• evitar problemas nos prazos;
• manter todos os times alinhados a respeito de metas e objetivos estratégicos;
• mitigar falhas com mais agilidade;
• adotar metodologias alinhadas com os melhores padrões do mercado;
• realizar um melhor aproveitamento das ferramentas existentes.

Em outras palavras, o investimento em um PMO é o primeiro passo para uma marca conseguir atingir as suas metas e ter sucesso na sua área a médio e longo prazo. Negócios que conseguem manter esse tipo de estrutura terão mais facilidade para executar projetos e entregar resultados esperados. Afinal de contas, cada etapa será executada seguindo o que há de mais moderno e dinâmico no seu setor.

A gestão de projetos não é algo simples. O negócio deve estar atento para garantir que todos fiquem alinhados e dentro dos seus prazos. Além disso, deve buscar meios de otimizar o dia a dia das equipes e sempre evitar que riscos se tornem algo que impacta negativamente nos resultados da marca.

Nesse sentido, buscar um PMO é fundamental. Ele garante que o negócio terá condições de focar na execução do projeto com a certeza de que segue os melhores padrões do mercado. Por isso, independentemente de o investimento ser em um PMO estratégico ou tático, não deixe de utilizar essa abordagem para os seus projetos.

Gostou dessa dica e quer saber mais sobre como otimizar projetos corporativos? Então, fale conosco!