Você por acaso já se pegou imaginando como algumas empresas conseguem gerenciar projetos com mais eficiência e eficácia do que a sua? A partir daí parou para se perguntar como realmente anda sua gestão de projetos? A verdade é que gerenciar múltiplos projetos não é mesmo tarefa fácil, exigindo muita habilidade de organização e planejamento para que tudo saia como o esperado. Isso sem contar que essa gestão ainda requer uma consciência pra lá de apurada sobre os erros mais comuns cometidos nessa jornada, já que a integração de informações se torna cada vez mais complexa à medida que cresce o número de trabalhos.

Não sabe nem por onde começar? Pois no post de hoje vamos mostrar 5 dos maiores erros que você definitivamente não pode cometer ao gerenciar múltiplos projetos, assim como daremos dicas de algumas estratégias para evitar que eles efetivamente aconteçam. Vamos lá?

Falta de planejamento

Quando o assunto é gerenciamento de projetos, o planejamento é tudo. Afinal de contas, um projeto mal elaborado acaba se transformando, de uma forma ou de outra, em uma verdadeira cascata de problemas, que podem ir de cronogramas mal dimensionados, passando por prazos curtos ou extensos demais até chegar a conflitos de entendimento sobre os objetivos e as metas dos projetos. Melhor evitar esse tipo de cenário, certo?

Pense bem: reunidos, esses problemas certamente impactarão de forma direta na qualidade do produto final, no orçamento e no tempo de execução de cada projeto, o que pode acarretar ainda em outras questões, como a necessidade de contratações extras para dar conta das atividades e o aumento do estresse sobre toda a equipe. Mas então como contornar essa situação?

Pois antes de decidir partir logo para a execução, reúna-se com sua equipe, troque ideias sobre os projetos e construa o caminho crítico de cada ação, pensando no todo. Ouça o que seus colaboradores têm a dizer, compartilhe conhecimento com cada um deles e elabore o planejamento dos projetos em conjunto.

Nesse momento, utilizar uma ferramenta para gerenciar projetos que permita que você integre todas as informações do seu portfólio de projetos em um único local é mais que uma boa ideia, é praticamente vital! Isso facilitará o acompanhamento e a análise de cada uma das etapas dos projetos, mantendo gerentes, colaboradores e até clientes atentos às mudanças, além de facilitar a atualização do planejamento, revisando-o sempre que for necessário.

Decentralização da gestão

Se um controle está em uma planilha, outro no sistema de gestão de projetos, outro em documentos de texto e outros ainda perdidos em algum software que costuma dar suporte para sua equipe, você está em maus lençóis. E a situação é igualmente grave se cada pessoa possui seus próprios controles e os atualiza de maneira individual, sem compartilhar as informações com os demais colegas.

Acredite ou não, esses cenários são bastante corriqueiros em empresas que gerenciam múltiplos projetos, normalmente se transformando em uma verdadeira dor de cabeça quando é preciso encontrar uma informação, atualizar um plano de projeto ou fazer um monitoramento adequado em relação ao andamento de cada atividade.

A melhor maneira de reverter esse quadro é investir em uma ferramenta de gestão de projetos por meio da qual seja possível concentrar dados e informações de todas as iniciativas da empresa. Assim você poderá construir um plano de projeto integrado, que permita o desenvolvimento da devida gestão dos os projetos de maneira unificada.

Ao observar todas as atividades em desenvolvimento a empresa passa a ter condições de coordenar os esforços de sua equipe e otimizá-los, agrupando atividades afins, priorizando aquilo que é mais importante e acompanhando o status de cada ação com cada vez mais segurança e eficiência.

Foco na microgestão

A preocupação com tantos projetos sendo executados de uma única vez pode levar o gerente de projetos a se tornar um microgestor, ou seja, uma pessoa que não desempenha um papel de líder, mas sim o de uma verdadeira máquina de cobranças. Nesse contexto, cada atividade delegada é acompanhada em seus mínimos detalhes, forçando a equipe a reportar status diariamente — quando não várias vezes ao dia! O gerente de projetos se preocupa com tudo e, muitas vezes, até se adianta aos prazos, concluindo tarefas no lugar dos responsáveis, com medo de que algo saia errado.

Esse tipo de situação leva todo o time a um nível de estresse altíssimo, consequentemente comprometendo tanto as relações como a própria produtividade dos colaboradores. Com tanto em mente, o gerente de projetos acaba deixando de fazer o que é mais importante, como orientar a equipe e motivá-la, tornando-se, por fim, um empecilho para que as coisas aconteçam naturalmente.

Para não se tornar um microgestor, aprenda a delegar com confiança, tendo a certeza de que sua equipe sabe exatamente o que deve ser feito. Mostre a direção a ser tomada e oriente as pessoas, mas deixe que elas desempenhem suas atividades segundo suas próprias decisões. Conte com uma ferramenta de gestão de projetos que permita que o cronograma seja atualizado por qualquer membro da equipe, de preferência emitindo lembretes sempre que necessário para não haver atraso. Só entre no circuito quando for realmente necessário!

Excesso de burocracia

É mais que natural que o ser humano se ocupe com coisas pouco importantes ou dê atenção demais a situações que não necessariamente contribuem para o bom desempenho dos projetos — como reuniões, e-mails, telefonemas e preenchimento de documentos desnecessários, por exemplo. Fato é que a burocracia ajuda sim a padronizar algumas ações, fazendo com que as pessoas trabalhem no mesmo ritmo, mas quando exacerbada, pode comprometer a produtividade e a agilidade de resposta às mudanças.

Uma boa forma de não se tornar refém da burocracia é contar com uma ferramenta de gestão de projetos adequada, que envie notificações automáticas, que otimize processos e evite a paralisação em tarefas operacionais. Outra questão a ser observada diz respeito à delegação de tarefas com eficiência. Lembre-se: você não precisa estar sempre presente para distribuir as atividades entre a equipe. Com a tecnologia adequada, você pode fazê-lo de qualquer lugar, deixando claro em um dashboard de controle quais são as responsabilidades de cada um, assim como prazos de entrega e requisitos necessários.

Negligência à comunicação

Quando se tem múltiplos projetos a gerenciar, realmente fica mais difícil manter uma comunicação clara e objetiva, o que pode gerar grandes equívocos. Além do mais, a falta de comunicação impacta diretamente na compreensão de responsabilidades, levando à falta de produtividade, a resultados pouco satisfatórios e a uma equipe com falta de sinergia.

Para não cair nessa armadilha é preciso ter em mente que gerenciar projetos é gerenciar pessoas, relações. E é exatamente por essa razão que a comunicação clara, transparente e eficiente deve fazer parte do dia a dia dos gerentes de projetos. Como são muitas as informações, faz-se necessário criar fluxos comunicacionais ágeis, eficazes, que distribuam o conhecimento entre todos os envolvidos e permitam que as pessoas troquem ideias, impressões e resultados com facilidade.

Mais uma vez, a tecnologia pode ser a solução para que você não perca de vista a compreensão compartilhada sobre os projetos e mantenha sua equipe motivada para o trabalho. Ao adotar um sistema de comunicação eficiente, como um dashboard de controle compartilhado, chats e aplicativos, entre outras ferramentas, você mantém todos unidos em torno dos mesmos objetivos, estimulando a interação e o trabalho conjunto. Não parece muito melhor assim?

Mas agora nos conte: você já cometeu algum desses erros ao gerenciar projetos? Como identificou a falha e a corrigiu? Deixe seu comentário e divida suas experiências conosco!