5 dicas para facilitar a criação de uma Estrutura Analítica de Projeto

Em gerência de projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do inglês, Work breakdown structure (WBS) é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes menores para facilitar o controle.

Uma boa EAP vai ajudar a entender as entregas do projeto, proporcionar um melhor conhecimento da equipe sobre o que precisa ser feito, permitir melhor controle do tempo, do escopo e do custo. Mas ai vem a grande duvida, até onde devemos decompor a EAP? Segundo o PMBOK, devemos decompor a EAP em pacotes de trabalho até um nível que seja fácil de gerenciar. Mas que nível é este?

A EAP deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para que o progresso possa ser medido, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo para a realização do projeto.

Com o objetivo de facilitar o dia-a-dia do gerente de projetos aí vão algumas dicas úteis na hora de criar uma EAP.

1 - Decomposição -  Devemos decompor a EAP em fases e atividades até um nível que seja fácil de se gerenciar. Coloque no primeiro nível (nível 0) da EAP o nome do projeto. Coloque no segundo nível (nível 1, também chamado de primeiro nível de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto. Por exemplo, análise, design, construção e testes. Cada atividade deve ter: esforço, prazo, responsável e custo (métricas que indiquem qualidade também são muito importantes).

2- Planeje entregas, não planeje ações –  Se tentarmos desenvolver a EAP orientada a ação, ela irá incluir ações de mais ou de menos. No lugar de planejar ações, concentre-se na decomposição por entrega, assim você irá assegurar que a EAP não exagere na visão dos métodos, permitindo idéias mais criativas e inovadoras por parte dos participantes do projeto.

3 - Detalhando - Outro ponto importante é a granularidade que você vai aplicar. Não há uma regra única, mas as boas práticas recomendam que você tenha pacotes com durações adequadas ao seu projeto. Não é interessante ter pacotes de curta duração, como 30 minutos (a não ser que eles sejam relevantes ao projeto), ou pacotes de longa duração como, por exemplo, um mês. Em casos assim, recomenda-se quebrar em pacotes menores. Quando tiver duvida se vale a pena continuar decompondo, pergunte-se; o trabalho tem um responsável? O esforço foi estimado ou dá pra estimar? Tem custo ou dá para estimá-lo? Se todas essas perguntas tiverem resposta afirmativa, você pode continuar a decompor, caso contrário você pode parar e retornar ao nível acima.

4 – Utilize modelos – Se há projetos recorrentes dentro de sua organização, envolva outros gerentes de projetos com o objetivo de trabalhar a definição de modelos padrão para novos projetos. Utilizando projetos reais e trocando experiência, aumentam as chances de desenvolvimento de EAP’s eficientes, já avaliadas na prática. No Project Builder é possível converter projetos em modelos e, mais tarde, gerar novos projetos com base emmodelos selecionados, facilitando, assim, a estruturação desses novos projetos.

5 – O Custo do Gerenciamento não pode ser maior que o custo da tarefa - A última dica é que o custo para se gerenciar um pacote obviamente não deve ser maior que o custo do mesmo (nem metade ou mesmo 20% – sugerimos no máximo 10%). Afinal, a EAP deve nos ajudar no gerenciamento, e não criar mais burocracia.