ANCAR utiliza o Project Builder fortalecendo o alinhamento dos projetos ao plano estratégico da organização
Diagnóstico
Ancar Gestão Integrada de Shopping Centers foi criada em 1999, passando a ser o braço de serviços do grupo Ancar, responsável pela administração de shopping centers, tanto nos empreendimentos em que a Ancar Empreendimentos tem participação acionária, como também buscando oferecer esses serviços para shopping centers de terceiros.
A empresa de Gestão é fundamentalmente uma empresa de serviços e está diretamente ligada à atividade varejista, e toda a velocidade e excelência de serviços que esta exige.
A Ancar fazia nos seus shoppings um Planejamento Estratégico bem detalhado, em softwares independentes e sentia dificuldade no seu acompanhamento. Normalmente, faziam-se reuniões trimestrais, mobilizando grande parte do grupo, coletando informações de todas as áreas, tomando um tempo importante das atividades operacionais, para poder avaliar como estava em relação ao planejado. Uma vez feito esse trabalho, ele era enviado para a Ancar poder analisar e referendá-lo. Importante mencionar que a Ancar administra shoppings dispersos geograficamente.
A Ancar precisava de uma ferramenta on-line e com acesso remoto, onde os shoppings pudessem acompanhar mais facilmente seus Planejamentos Estratégicos e na Ancar, os principais gestores tivessem acesso rápido às informações de todos os shoppings, assim como o Planejamento Estratégico da própria empresa.
Solução
O Project Builder foi a solução encontrada, pois é via web e faz a ligação dos objetivos e estratégias da empresa com cada projeto. Para adaptar ao novo software o Planejamento Estratégico da Ancar, este foi dividido em projetos executados por cada equipe e acompanhado pelos gestores.
Em janeiro de 2006 iniciamos o treinamento em gestão de projetos para os colaboradores da Ancar, construindo uma base de conhecimento para a boa utilização da ferramenta. O software foi instalado em fevereiro de 2006, fevereiro/março foi feita a inclusão do Planejamento Estratégico da Ancar e dos seus projetos. Está planejado para novembro 2006 a utilização da ferramenta nos shoppings do Rio e para 2007 em todos os shoppings.
Avaliação
O Project Builder está sendo utilizado na Ancar, fornecendo informações para os principais gestores e orientado o trabalho de cada equipe de projeto. Com isso, melhorou a forma de acompanhamento do Planejamento Estratégico. Não há mais a demanda de esforços pontuais das equipes na coleta de material para o acompanhamento das metas e os gestores tem as informações a qualquer momento no seu computador.
A ferramenta também permite que os colaboradores tenham o conhecimento necessário do Planejamento Estratégico, nos diferentes níveis hierárquicos da empresa/envolvimento com os projetos.
Pedro Brandi Carvalho
Gerente de Projetos
"O uso do PB trouxe grande avanço na integração entre os membros das diversas
equipes e na eliminação da digitação realizada por terceiros"