Quais são os grupos de processos segundo o PMBOK?

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O mundo corporativo atual necessita cada vez mais de projetos que atendam a certos requisitos em termos de prazo, custo, qualidade e escopo. Não é difícil encontrarmos projetos com prazos arrojados e custos extremamente controlados. 

Para conseguir atender às expectativas dos clientes, muitos gestores de projetos utilizam o guia de melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) em seus empreendimentos. O PMBOK, publicado pelo PMI (Project Management Institute), é um guia baseado em processos que devem ser realizados durante todo o ciclo de vida de um projeto. 

O PMBOK reúne as melhores práticas utilizadas na gestão de diversos projetos ao redor do mundo. Além de ideias inovadoras, o guia é uma espécie de enciclopédia da gestão de projetos. É válido ressaltar que o PMBOK não é uma metodologia, mas sim um guia que não determina como os projetos devem ser gerenciados, mas sim demonstra um conjunto de conhecimentos e técnicas que funcionaram em projetos semelhantes aos seus.

Mas, você sabe quais são os grupos de processos segundo o PMBOK? Se não, continue a leitura deste artigo e descubra!

Grupos de processos de iniciação

Os processos de iniciação são utilizados para formalizar o início do projeto ou de uma nova fase de um projeto existente. Oficialmente, é aqui que é dado o “start” em um projeto. 

Caso se tenha um projeto subdividido em diversas fases, em cada uma delas deve-se abordar os termos dos grupos de processos de iniciação. Nesta fase, é preciso ressaltar que o início de um projeto só deve ser realizado após a obtenção da autorização dos responsáveis, devidamente documentada e arquivada. 

Nesse processo, a definição do escopo e a liberação dos recursos financeiros iniciais para se começar o projeto são realizadas. Além disso, nessa fase se tem a possibilidade de avaliar se o projeto deve ser interrompido, continuado ou adiado. 

Grupo de processos de planejamento

O grupo de processos de planejamento é um dos processos mais complexos que existem. Ele é responsável pela avaliação de todas as variáveis que comporão o projeto e suas tratativas até o seu encerramento. 

Independentemente do tipo de projeto a ser realizado, as principais variáveis que são tratadas no planejamento são o escopo, o cronograma, os custos, os riscos e a qualidade do produto. 

O planejamento do projeto é uma etapa que deve ser realizada de forma contínua e progressiva. Durante a execução das atividades, mais informações serão coletadas e, assim, será possível refinar como será a execução das etapas adiante, principalmente nos quesitos prazo, custo e qualidade. 

Um planejamento bem realizado é capaz de definir o caminho crítico, economizar recursos, prever os principais riscos e garantir que todo o processo de execução ocorra da melhor maneira possível. O ato de se pensar previamente em como executar um empreendimento também é fundamental para que se criem soluções e métodos executivos inovadores, facilitando a materialização do que foi proposto. 

Após a definição de um cronograma detalhado, será possível realizar uma estimativa dos principais custos a serem despendidos. Quando bem realizada, a etapa de planejamento se torna uma excelente fonte de informação para a confecção do orçamento. 

Outrossim, o planejamento será crucial para que o gestor possa conhecer o empreendimento em sua totalidade, tendo ciência de todas as etapas e fases, podendo interferir positivamente na delegação de tarefas e na tomada de decisões

Grupo de processos de execução

É neste processo que ocorre toda a execução e atingimento dos objetivos propostos pelo projeto. Todo o trabalho que foi definido no plano de gerenciamento do projeto é executado nessa fase.

O grupo de processos de execução é o principal responsável por consumir a maior parte do orçamento e tornar real o que foi imaginado e preconizado pelos sponsors. 

Pode-se dizer, inclusive, que a execução é uma das fases mais importantes de todo o projeto. Além da materialização de todo o empreendimento, essa fase é fundamental para a avaliação do projeto, atualizar o planejamento, rever os riscos e, se necessário, mudar alguns planos do gerenciamento.

Grupo de processos de monitoramento e controle

No monitoramento e controle, os processos são construídos para garantir a execução do projeto dentro do que foi planejado, medindo e reportando aos principais stakeholders. 

O monitoramento e controle é a etapa na qual é realizado o acompanhamento, a revisão e o controle do progresso e desempenho do projeto. Todas as áreas afetadas devem ser identificadas, avaliando a necessidade de mudanças. Caso sejam necessárias, as mudanças devem ser realizadas o mais rápido possível, evitando que todo o projeto seja prejudicado. 

Um exemplo clássico onde se deve realizar o monitoramento e controle é na gestão dos riscos. Os riscos de um projeto podem ser alterados mediante algumas mudanças sutis em diversas áreas diferentes. Fatores mercadológicos, ações da natureza, decisões governamentais e o simples andamento das atividades podem alterar a ordem de prioridade dos riscos, podendo prejudicar ou beneficiar a sua gestão. 

Portanto, é primordial o monitoramento e controle da matriz de riscos de um empreendimento. Porém, deve-se lembrar que um risco é uma condição incerta, podendo ser positiva ou negativa. Dessa forma, é necessário maximizar as oportunidades e mitigar as ameaças, buscando sempre o melhor cenário possível.

Grupo de processos de encerramento

O grupo de processos de encerramento é responsável por formalizar o final do projeto ou de uma fase, e registrar as lições aprendidas para uso futuro. 

A formalização do encerramento de um empreendimento, ou de uma etapa do mesmo, ocorre devido à criação de uma série de documentos. São necessários a aceitação do cliente e do patrocinador, além de uma revisão pós-projeto. 

Outro documento que deve ser produzido, e que será de grande valia tanto para você quanto para sua empresa e para os demais stakeholders, são as lições aprendidas. É imprescindível que se documente as principais estas lições, visando utilizá-las em projetos e/ou situações semelhantes no futuro. 

O guia PMBOK é um dos materiais mais utilizados para gerenciar projetos ao redor do mundo. Porém, as melhores práticas podem não ser suficientes para garantir uma gestão efetiva e satisfatória em um projeto. 

É interessante utilizar softwares voltados para esse setor. A automatização dos principais processos, a constante análise dos indicadores mais importantes e o fato de ter todas as informações na palma de sua mão são vantagens consideráveis. 

Além da tecnologia, é necessário que os gestores busquem sempre novos conhecimentos e habilidades, procurando estar sempre atentos às inovações e modernizações disponíveis. Assim, é possível sair na frente dos concorrentes e mostrar o seu valor como profissional, alavancando sua carreira e se tornando um gerente de projetos de sucesso.

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