O que considerar na hora de escolher seu software de gestão de projetos?

Tempo de leitura: 3 minutos

A empresa cresceu e, com isso, as demandas não param de chegar. O que antes era possível ser feito com uma pequena equipe, agora requer uma grande mão-de-obra e processos mais dinâmicos e complexos, para que um atendimento em larga escala seja possível. Recorrer a automatização parece ser a saída inevitável para o problema, afinal de contas, o monitoramento de todas essas atividades é fundamental para a melhoria do desempenho, correções de rota e identificação de problemas estruturais. Isso não é diferente na gestão de projeto.

No entanto, como fazer a escolha do melhor software? Diante de um enorme leque de programas disponíveis no mercado, o empreendedor deve fazer a escolha mais apropriada para a sua realidade.

Acontece que, como sabemos, o cenário pode mudar, e novas necessidades podem surgir, algumas impostas pelo mercado, outras pela própria estrutura da empresa – como quando há crescimento. Por isso, listamos abaixo as principais características de um bom software de gestão de projetos. Confira!

Gerenciamento de recursos

Todo projeto começa no planejamento, e uma das principais dificuldades do empreendedor é saber exatamente quais são os recursos disponíveis para realizar os planos de ação definidos pela organização. Acontece que, atualmente, existem vários softwares que permitem a organização e disponibilização dessas informações em tempo real, o que pode agilizar a fase de planejamento e permitir que este seja elaborado de forma mais acurada, com base em dados relevantes e seguros.
Indicadores de performance e gráficos

Não existe monitoramento sem informação, portanto, quanto mais dados obtiver da sua equipe e do desenvolvimento dos seus projetos, maior será a possibilidade de sucesso. Outro ponto a ser identificado em um software de gestão de projetos é a quantidade de relatórios, gráficos e indicadores de performance disponíveis para a tomada de decisão. Essa é uma ótima forma para acompanhar a produtividade da sua equipe, etapa fundamental para a correção de problemas e alterações de rota, quanto isso for necessário.

Quer exemplo de indicadores importantes? Observe a presença de alguns destes: Total estimado de custo x total realizado de custo; cronograma previsto x cronograma realizado; consumo de recursos escassos, dentre outros.

Interface intuitiva e acessível

Não adianta contar com um software cheio de opções e soluções, caso a interface do mesmo seja confusa. A melhor opção é aquela que pode ser usada por qualquer um, o que permitirá que todos os envolvidos no projeto tenham acesso às informações, ajudem na solução dos problemas e acompanhem o andamento das metas. Design não é uma simples questão estética, mas principalmente funcional, portanto escolha o software de gestão de projetos com a melhor interface possível.

Flexibilidade e dinamismo

Por fim, e não menos importante, o empreendedor deve verificar se o software escolhido é flexível e proporciona um maior dinamismo nas atividades. Para isso, as informações devem ser fornecidas em tempo real, permitindo, ainda, a criação de listas de tarefas prioritárias, por exemplo. Além disso, é fundamental que o seu software seja compatível com outros programas, o que pode proporcionar a impressão de relatórios e o envio para outras pessoas através do e-mail. Todos esses pontos ajudam a tornar todo o processo mais dinâmico e, consequentemente, mais produtivo.

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