O sucesso da gestão de um projeto não é causado por sorte. Na verdade, isso é a soma de vários fatores, que convergem juntos para esse objetivo.

O planejamento, a organização, a dedicação do time, o acompanhamento de métricas e um cronograma bem definido são alguns dos pontos que podem ser apontados como fatores que influenciam diretamente nos resultados de um projeto. Cada um impacta no sucesso da estratégia da sua forma, o que exige uma grande atenção do gestor para garantir que eles sejam capazes de gerar bons resultados.

Por outro lado, muitos empresários não percebem que o cerne da gestão de um projeto é o gerenciamento do seu escopo. É ele que define todo o trabalho que precisará ser desenvolvido, possibilitando uma ampla visão do que deverá ser feito. E mal estruturado, o escopo pode causar um grande impacto nos resultados de cada etapa.

Em outras palavras, o escopo é crucial para a definição de todas as rotinas do planejamento. Isso permite ao gestor entender se ele está alinhado aos objetivos da empresa e avaliar os benefícios em potencial da iniciativa. Além disso, ele torna o planejamento mais eficaz e evita que rotinas sejam executadas mais de uma vez.

Você quer saber mais sobre o tema e como definir o escopo para os seus projetos? É só continuar a leitura deste post e esclarecer suas dúvidas!

Mas, afinal, o que é o escopo do projeto?

O escopo pode ser visto como todo o trabalho que será executado para atingir as metas e objetivos de um projeto em cada uma das etapas. Basicamente, ele é o conjunto dos requisitos necessários para que o produto, serviço ou resultado esperado com o projeto seja entregue para o cliente. Sem ele, a empresa pode ter dificuldades para avaliar até que ponto vão as obrigações de um time.

A definição desse escopo é feita nas etapas iniciais do planejamento, uma vez que por meio dele que serão definidos os recursos, os times, os investimentos e outros detalhes operacionais de cada etapa. Esse é um dos momentos mais importantes da iniciativa, uma vez que um escopo mal projetado pode gerar grandes riscos para o negócio.

Como o gerenciamento de escopo afeta a rentabilidade de um projeto?

O gerenciamento de escopo é crucial para o sucesso do projeto. Para alguns especialistas, ele é visto como um dos pontos mais importantes de um projeto corporativo, uma vez que a sua definição implica diretamente na distribuição de recursos, na estrutura interna de times e nas metas de performance. Além disso, ele também impacta nos prazos e gastos que serão realizados para viabilizar cada etapa.

Se o escopo não for bem definido, atrasos serão mais frequentes e o planejamento terá dificuldades para garantir a qualidade do projeto. Isso será fruto de modificações não programadas ocorrendo com mais frequência e da dificuldade de identificar as melhores estratégias para atingir os objetivos propostos.

Conforme os atrasos se tornam mais recorrentes, a rentabilidade do projeto cai. Multas pela não entrega de resultados em dia poderão ser aplicadas, além dos riscos da iniciativa ser cancelada e a empresa perder todos os recursos investidos.

Já a presença de erros em grande quantidade afeta a capacidade da companhia de evitar desperdícios. As taxas de trabalho serão maiores, o que cria um fluxo de gastos não programados. Já o investimento em novas matérias-primas será necessário, uma vez que a companhia deverá refazer parte dos seus produtos.

É fundamental, portanto, que a empresa trabalhe lado a lado com todos os envolvidos para documentar cada requisito, métrica ou objetivo da maneira mais clara e direta possível. O gestor também deve atuar para que o controle sobre o escopo seja mantido com precisão, ainda que mudanças aconteçam.

Essas ações minimizam desvios no planejamento e favorecem a gestão diária dos fluxos de trabalho. Cada time terá uma noção exata do que deve ser feito, reduzindo drasticamente as chances de um resultado estar fora do esperado. Ou seja, a companhia terá um fluxo de trabalho muito mais inteligente e dinâmico.

Como efetuar o gerenciamento de escopo com qualidade?

O gerenciamento de escopo deve ser feito a partir de uma série de estratégias, que reduzem riscos e melhoram a capacidade do gestor de compreender todos os pontos que impactarão no sucesso do projeto. Portanto, nas etapas iniciais do planejamento, a companhia precisa estar atenta a cada um dos itens de risco. Assim, as chances de alcançar os resultados esperados serão muito maiores.

A seguir, saiba quais são os quatro pontos mais importantes da definição e avaliação do escopo de um projeto e saiba como atingir os seus resultados mais facilmente!

1. Planejamento

A fase de planejamento do escopo é crucial para o sucesso do projeto como um todo. É nessa fase que são definidos os objetivos, as métricas, as validações, os controles, os parceiros e os agentes envolvidos.

É também nesse momento que o gerente do projeto precisa ser escolhido de acordo com as aptidões necessárias para o desenvolvimento da tarefa. Além disso, é aqui o momento em que os times são estruturados: os profissionais devem ser divididos em equipes multidisciplinares, com qualidades interdisciplinares e que possam atuar juntos para solucionar problemas de forma inovadora.

Um planejamento mal feito impactará em todo o resto do plano, dessa forma, não se preocupe com o tempo gasto na fase de construção ou em reuniões. O fundamental aqui é chegar em um resultado que deixe todo o time bem orientado e integrado ao início do projeto.

Sendo bem estruturado, o planejamento inicial conseguirá orientar todos os times ao longo de cada etapa. Os profissionais terão uma visão ampla sobre o que é necessário fazer para atingir os resultados esperados e quais as melhores ferramentas que podem ser empregadas. Além disso, prazos e papéis estarão bem definidos, reduzindo riscos.

2. Definição de objetivos

Aumentar o faturamento, controlar os gastos, incrementar o lucro são três objetivos corporativos comuns, mas eles pouco acrescentam ao escopo de um novo projeto. É complicado mensurar o sucesso desse empreendimento apenas por um objetivo final, pior ainda quando ele pode ser influenciado por todos os outros setores da empresa.

Assim, crie objetivos específicos para cada fase do escopo. Divida esses objetivos em metas menores ou tarefas, dando mais agilidade para os times.

Alinhe as metas com o restante do time e veja se todos estão de acordo. Isso será importante para manter um bom controle sobre expectativas.

Criar objetivos inalcançáveis na esperança de obter um resultado mágico, apenas servirá para desmotivar seu time. Portanto, as expectativas devem estar alinhadas com o perfil do time e a sua capacidade técnica.

3. Definição de verificações e métricas de performance

Tão importante quanto planejar e definir os objetivos do escopo, é escolher as verificações e métricas do processo. Muitos projetos não têm uma clara visão do seu andamento ou do seu sucesso: uns por serem complexos demais, outros porque apenas gerarão resultado em longo prazo.

Dessa forma, estabeleça métricas de acordo com o perfil do projeto e do escopo. Faça verificações periódicas e permita que os profissionais envolvidos tenham acesso aos resultados.

Se forem elevadas, os erros serão frequentes, uma vez que a carga de trabalho e o estresse serão altos. Porém, se os objetivos forem muito baixos, os profissionais não terão incentivos para melhorar as suas rotinas e habilidades. Em outras palavras, métricas mal estruturadas causam um grande impacto nos resultados do projeto.

Para que o gestor possa cobrar maior dedicação ou envolvimento, é fundamental que ele mesmo seja parte atuante desses resultados. As métricas devem ser vistas como um investimento estratégico, que ampliam a visão do gestor sobre todos os resultados do projeto: elas orientam os profissionais a avaliar, em tempo real, quais pontos necessitam de melhorias e o que poderá ser feito para impulsionar resultados a médio e longo prazo.

4. Controle e melhorias de resultados

Por fim, una métricas e verificações a um modelo de controle de qualidade e melhorias do escopo. Incrementar o projeto com esse tipo de controle facilitará a entrega de resultados mais satisfatórios, seja na forma do projeto em si ou de outros objetivos estabelecidos no escopo.

Portanto, documente tudo o que ocorre durante o projeto. Marque os resultados de cada etapa, os erros encontrados e as soluções adotadas. Não se esqueça de replicar boas práticas.

As otimizações servirão como pequenas correções ao escopo original, para que o resultado final esteja de acordo com os objetivos da empresa. A identificação a análise dos erros reduz os riscos nas etapas seguintes, uma vez que a companhia poderá preparar-se com mais precisão para evitá-los. Assim, os resultados serão impulsionados com muito mais facilidade.

Como dar mais segurança para projetos corporativos?

O gerenciamento de escopo tem um papel fundamental para o sucesso do seu projeto. Ele auxilia profissionais a terem uma visão abrangente sobre todas as etapas, melhora a definição de prazos e a distribuição de recursos em toda a iniciativa.

Por isso, não negligencie nenhuma das etapas do gerenciamento de escopo em um projeto corporativo. Trabalhe para ter um escopo bem claro e conhecido por todos.

Lembre-se que entender todos os fatores que contribuem para o sucesso da iniciativa é papel do gestor, mas isso será possível apenas se todo o trabalho estiver embasado em um bom escopo. Portanto, o gerenciamento de escopo deve ser adotado como uma ferramenta básica para garantir bons resultados.

Quer saber como um software de gestão de projetos pode contribuir para o sucesso das suas políticas de gerenciamento de escopo? Então, veja uma demonstração!