Gestão de projetos: como delegar tarefas de forma eficiente?

Tempo de leitura: 7 minutos

Gerenciar um projeto exige algumas habilidades e conhecimentos específicos para um profissional, e saber como delegar tarefas é uma das competências mais importantes para o sucesso. 

Controlar excessivamente o desenvolvimento das atividades é um dos maiores problemas que afetam os gestores. O medo de incumbir tarefas para sua equipe pode ser prejudicial para o projeto ou para a empresa como um todo, provocando atraso no cumprimento de prazos estabelecidos, aumento do custo do projeto, falta de qualidade, entre outras complicações.

Saber como delegar tarefas eficientemente é fundamental para que você seja um gestor de sucesso. Aprenda, neste artigo, como delegar tarefas de forma eficiente e como isso pode impactar seu projeto. 

Definindo o que pode ser delegado

Um gerente de projetos sabe que é necessário sim delegar tarefas, mas nem tudo deve ser delegado. Sendo assim, é preciso conhecer por completo o escopo do projeto, sabendo o que deve ser entregue em cada etapa e quais habilidades são necessárias para executar as tarefas propostas. 

Além disso, é importante avaliar a abrangência da tarefa e como seu resultado afetará a vida da empresa. Fazendo isso, você tem ciência da importância dessa função e sabe se ela pode ser delegada ou não.

Conhecendo bem sua equipe

O passo seguinte para delegar tarefas com sucesso é conhecer bem sua equipe. Ao definir quais atividades podem ser delegas, é fundamental que o gestor saiba as características e habilidades específicas de cada profissional, permitindo, assim, que eles possam executar atividades com competência e qualidade.

Conhecer os pontos fortes e fracos de sua equipe permitirá que você escolha os funcionários mais capacitados e preparados para executar as tarefas propostas.

É interessante lembrar que nem sempre o conhecimento técnico é garantia de capacitação. Alguns profissionais possuem conhecimento técnico em uma área, mas desempenham outras funções com mais qualidade. Se atente à gestão de pessoas.

FIQUE DE OLHO NOS PAGAMETNOS E RECEBIMENTOS

Ficar de olho nos pagamentos e nos recebimentos tem um grande impacto no seu fluxo de caixa, principalmente quando o assunto é o prazo que você dá aos seus clientes e aquele que você tem junto aos seus fornecedores. Muitas empresas passam por dificuldades, pois demoram muito para receber e precisam de recursos para pagar os seus fornecedores.

Para evitar esses problemas, procure buscar um equilíbrio e fornecer um prazo de pagamento para os seus clientes parecido com aquele que você recebe dos fornecedores. Além disso, busque estimular os pagamentos à vista, oferecendo descontos para aqueles feitos antecipadamente.

No caso daqueles clientes que compraram a prazo e que estão com seus títulos em atraso, é necessário agir, entrar em contato e entender o porquê do atraso e como você pode ajudar na resolução desse problema. Lembre-se que o bom andamento do seu fluxo de caixa depende da disposição de recursos para arcar com as suas dívidas e que toda sobra é importante para sua empresa.

COMUNICANDO-SE BEM E DEFININDO PRAZOS

Delegar é, de acordo com o dicionário, “realizar uma transmissão, uma concessão de poderes, conferir (a alguém) poder e representatividade.” Partindo dessa definição pode-se afirmar que é fundamental comunicar-se com clareza para o sucesso das atividades.

Certificar que a informação repassada e a solicitação realizada a um profissional foi totalmente compreendida é imprescindível para que o produto final saia conforme esperado.

Comunicação empresarial é um dos problemas que impedem o sucesso dos projetos e, por isso, deve-se garantir que os profissionais entendam todas as instruções repassadas, o que se espera daquele trabalho e qual o impacto do mesmo no projeto. Dessa maneira, você garantirá que a comunicação e a delegação de tarefas ocorram perfeitamente e sem ruídos. 

Analogamente, o gestor deve sempre definir prazos para a entrega das tarefas, evitando surpresas desagradáveis. Assim, você terá tempo hábil para avaliar o que foi desenvolvido e garantir que tudo seja entregue cumprindo requisitos de qualidade e funcionalidade. 

ELIMINANDO AS ADVERSIDADES

Uma das principais funções do gerente de projetos é garantir que os funcionários executem um bom trabalho. Para isso, ele deve ter ciência de quais são as adversidades e dificuldades da equipe e minimizá-los. É necessário prover um ambiente onde a equipe destine 100% de seu tempo para executar as atividades que foram repassadas. 

Os problemas mais comuns que devem ser solucionados pelos gestores envolvem, desde a eficiência dos equipamentos (necessitando equipamentos mais modernos), até a negociação de prazos com clientes, permitindo que a equipe tenha tempo suficiente para realizar o melhor trabalho possível.

ACOMPANHANDO E MEDINDO RESULTADOS

Após delegar as atividades, é necessário certificar-se de que elas estão sendo executadas. Não basta esperar que os profissionais levem a você o status de cada etapa. É necessário acompanhar o desenvolvimento de todas as atividades, conferindo escopo, prazo, custo e qualidade. 

É válido utilizar de metodologias de gestão de projetos para determinar procedimentos de acompanhamento (como relatórios periódicos) que visam garantir o alinhamento das atividades com o projeto em si. O principal objetivo é assegurar que sua equipe tenha autonomia para realizar as atividades, mas, ao mesmo tempo, saiba que você estará acompanhando tudo de perto. 

Aliado ao acompanhamento, é necessário medir também os resultados. Quando os profissionais finalizam uma atividade, deve-se ter certeza de que os resultados obtidos foram os esperados, e que os parâmetros de custo, prazo e escopo foram respeitados.

Ao medir os resultados, você conhecerá a produtividade de cada profissional, além de perceber o impacto de problemas externos dentro do seu projeto (como movimentações do mercado, crises, entre outros).

Dando autonomia

O principal objetivo que o gestor de projetos tem ao delegar funções é: ter tempo livre para focar nas responsabilidades e atribuições do seu cargo. Para que isso ocorra, é necessário que você dê autonomia suficiente para que os profissionais possam desenvolver suas tarefas e consigam solucionar possíveis interferências sem a sua intervenção.

Obviamente, é necessário que o líder acompanhe e monitore todo o processo, conforme supracitado, porém dar autonomia é fundamental. O líder dos projetos não precisa saber de todo e qualquer problema que ocorre. Alguns problemas simples podem ser solucionados pela sua equipe, de forma que você consiga se concentrar no que é realmente importante.

O ideal é ter uma equipe que realize suas atividades sem a necessidade de um líder. Ele apenas gerenciará as mudanças mais impactantes e eliminará as adversidades mais complexas. 

Contudo, não se esqueça: delegar tarefas não é transferir responsabilidade! Independentemente de qual funcionário tenha realizado uma determinada tarefa, você é o responsável pelo seu resultado, uma vez que foi você quem delegou essa função. Fique atento!

Como delegar tarefas eficientemente

Além das dicas fornecidas acima, existem alguns critérios que devem ser seguidos para delegar tarefas da maneira mais eficiente possível.

É interessante investir em softwares de gerenciamento de projetos que realmente facilitem delegar funções, bem como controlar o projeto como um todo. Com essa solução, você terá todas as ferramentas de gestão em um só lugar, facilitando a redução de custos e o aumento da produtividade. 

É válido, ainda, buscar por novos conhecimentos em gestão de projetos, como SCRUM e PMBoK, para lapidar cada vez mais seu processo de delegar funções. O gestor de projetos pode buscar uma certificação do PMI, se qualificando e utilizando os ensinamentos dessa metodologia para garantir o sucesso de seu projeto.

Ainda, dependendo do tamanho da sua empresa, pode se investir na implantação de um PMO, transformando-o numa central de gerenciamento dos projetos da companhia.

Delegar tarefas é uma habilidade que o gestor de projetos vai adquirindo com a experiência. Investir em softwares especializados pode fazer total diferença no gerenciamento de seu projeto, permitindo otimização de recursos como tempo, pessoas e as finanças. 

Gostou desse artigo? Compartilhe com seus amigos!

 

checklist-para-implantar-pmo.fw

Sobre Project Builder

Esta área é reservada para a biografia do autor e deve ser inserida para cada autor a partir da seção Informações biográficas, no painel administrativo. Caso deseje incluir links para as redes sociais de cada autor do site, recomendamos que instale o plugin WordPress SEO. Após instalado, o plugin criará os respectivos campos para links das principais redes sociais (Facebook, Google Plus e Twitter). Após preenchidos os campos, os links de cada rede aparecerão automaticamente aqui.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *