Como manter a calma em um projeto atribulado

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Gerenciar um projeto exige diversas habilidades. Quando se trata de um portfólio de projetos, com objetivos, requisitos, equipes e prazos distintos, o desafio é ainda maior. Ter uma ampla visão das atividades que estão sendo desenvolvidas, de forma sistêmica, para antecipar-se a possíveis gargalos, uma comunicação eficiente com os profissionais envolvidos e jogo de cintura para driblar as eventualidades.

Para todas essas questões, talvez a habilidade mais necessária a um Gerente de Projetos (GP) seja conseguir manter a calma, mesmo em um projeto atribulado. Você pode considerar isso algo irreal diante às situações críticas, mas acredite: não conseguir conter os ânimos pode trazer consequências ainda maiores!

Como manter a calma em um projeto atribulado

Ao contrário do que você possa pensar, manter a calma não é apenas uma condição psicológica ligada a conter a impaciência diante aos empecilhos, mas uma questão técnica de raciocínio e análise.

Quando você possui uma ampla visão dos recursos e das variáveis que englobam os projetos, além de um acompanhamento constante e eficiente, é mais fácil prever os gargalos e desenvolver planos de ação efetivos para lidar com as questões críticas, sem perder a calma.

Visão sistêmica e atualização das informações em tempo real

Quando você alia o gerenciamento de projetos à tecnologia, é possível ter um maior controle sobre os recursos envolvidos, sejam eles financeiros, humanos ou mesmo o acompanhamento da evolução dos trabalhos. Com essa visão sistêmica, automatizada e, por isso, atualizadas em tempo real, você conseguirá se ater antecipadamente aos pontos que apresentam uma maior possibilidade de darem errado.

Isso porque um software de gerenciamento de projetos possibilita uma visão 360º de todo o portfólio, o acompanhamento da execução das tarefas, avaliação da performance da equipe, o cumprimento dos prazos, a identificação do que precisa ser priorizado, os recursos necessários, bem como o reconhecimento de argumentos válidos para justificar e comprovar custos e demais necessidades. Com essas informações em mãos você não deixará que as situações cheguem a pontos críticos e, assim, conseguirá manter a cabeça fria para encontrar soluções viáveis.

A importância da documentação dos projetos para manter a calma no gerenciamento das tarefas

Nesse mesmo contexto, quando você possui um histórico das situações já vivenciadas e das ações desenvolvidas para sanar turbulências anteriores, você estará um passo à frente para resolver quaisquer gargalos que surgirem de forma mais ágil. Isso porque você não precisará “quebrar a cabeça” para encontrar uma solução. Mesmo em contextos diferentes, você pode aproveitar a linha de raciocínio utilizada na conclusão de uma adversidade para replicá-la no plano de ação do problema em questão.

A comunicação como estratégia

Ao manter uma comunicação clara, transparente, objetiva e contínua com os membros de sua equipe, você poderá contar com os integrantes para encontrar soluções eficientes para driblar as intempéries. Além disso, saber que você pode contar com esses profissionais independentemente do que ocorra trará a você mais segurança para conduzir qualquer que seja o problema.

Como você pôde notar, manter a calma em um projeto atribulado depende muito mais da eficiência em sua gestão do que de uma condição de paciência. Por isso, alie processos, pessoas e tecnologia para um melhor controle de seu portfólio de projetos e tenha, assim, melhores resultados independentemente do nível de dificuldade deles.
E você, o que faz para manter a calma em um projeto atribulado? Compartilhe suas dicas e experiências conosco através dos comentários!

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