7 formas de otimizar a comunicação na gestão de projetos

Tempo de leitura: 6 minutos

“Os planos fracassam quando não há comunicação”. Apesar de antigo, esse provérbio descreve uma realidade — a falta de diálogo pode causar grandes transtornos. Para evitar isso, as empresas precisam estruturar a comunicação na gestão de projetos.

Mas como um administrador pode melhorar a troca de ideias em sua empresa? Quais são as maneiras de fomentar a comunicação de sua equipe durante um projeto? Neste artigo, listaremos sete sugestões eficazes!

1. Integre os setores

O alinhamento dos setores envolvidos em um projeto é fundamental para a boa comunicação. Por exemplo, talvez o objetivo de um gestor seja desenvolver uma campanha de marketing digital para um cliente.

Nesse projeto, pelo menos dois setores estarão envolvidos: marketing e publicidade. O que acontecerá se uma área realizar suas tarefas sem levar em conta os serviços da outra? A eficácia do processo ficará comprometida.

Para evitar isso, muitas empresas optam por implantar um software de gestão de projetos. Dessa forma, conseguem unificar de maneira inteligente os diversos departamentos da empresa.

Pois, por meio desse sistema, toda a equipe recebe informações em tempo real da evolução das atividades do projeto.

Para uma integração mais eficiente, é importante que toda a empresa use um vocabulário fácil de entender na sua comunicação. Os profissionais devem evitar usar palavras conhecidas somente por pessoas da área em que atuam.

Do contrário, haverá sempre uma barreira na comunicação, e o andamento dos processos ficará estagnado.

2. Distribua as responsabilidades

Outra prática indispensável para o sucesso da comunicação na gestão de projetos é a divisão correta de responsabilidades. Portanto, defina imediatamente a função de cada membro da equipe. Dessa forma, a qualidade da atividade não será comprometida.

Como exemplo, voltemos à situação criada no item anterior. Imagine que o cliente entre em contato com a empresa que está desenvolvendo a campanha de marketing digital de sua companhia e fale sobre um detalhe de que não gostou.

Ele diz que as técnicas de SEO (Search Engine Optimization) não estão sendo utilizadas. E agora, quem da equipe de marketing está responsável pelo SEO da campanha de marketing digital desse cliente? O gestor não sabe.

Embora essa situação pareça absurda, é muito fácil isso acontecer quando as funções não são definidas corretamente.

Pode ocorrer que várias pessoas operem o mesmo processo — nesse caso o SEO —, as formas de trabalho se confundam e, no fim, ninguém sabe quem realizou a tarefa. Dessa forma, o nível de qualidade do projeto fica insatisfatório.

Quando isso acontece, a reputação da empresa é afetada, e o cliente logo percebe a falta de especialização por parte dos gestores.

3. Dê feedbacks

Após integrar os setores e definir as funções de cada equipe, o gestor precisa estar atento ao desenvolvimento do projeto para que ajustes possam ser feitos. Caso isso seja necessário, os feedbacks do gestor serão indispensáveis.

Porque essas sugestões são importantes? A revista Exame entrevistou Sulivan França — presidente da sociedade latino-americana de coaching — que ressaltou a importância de um bom feedback para assegurar o sucesso da equipe.

Ele ainda citou que essa comunicação entre gestor e membros da equipe direciona os projetos, motiva os colaboradores e gera um ambiente de respeito e troca de experiências.

Os profissionais esperam, pelo menos, uma sugestão ou direcionamento de suas atividades por parte dos gestores. E, quando a empresa possui em sua cultura interna o hábito de dar feedbacks aos colaboradores, geralmente conseguem reter e atrair profissionais talentosos.

4. Ouça a opinião dos colaboradores

De nada adianta sugerir excelentes ideias se o gestor não está aberto às opiniões de seus colaboradores. Se isso acontecer, a empresa perderá um rico acervo de sugestões e fechará as portas da comunicação.

Em um artigo da revista Época Negócios, Tom Peters — especialista em gestão e autor do best-seller Reimagine! Excelência nos Negócios numa Era de Desordem — sublinhou que as companhias vão mal porque deixam de ouvir seus colaboradores.

Nesse mesmo artigo, Tom Peters falou que, quando o gestor faz uma simples pergunta, como “O que você acha?”, e ele ouve atentamente, os membros da equipe se sentem valorizados e desenvolvem melhor o seu trabalho.

Sendo assim, estimule sua equipe a falar sobre o que acham do projeto em que estão trabalhando, que sugestões têm e o que pode ser aprimorado.  Dessa forma, você perceberá como o diálogo em sua empresa irá melhorar.

5. Abra as linhas externas de comunicação

Outra prática muito importante para uma abertura ampla da comunicação na gestão de projetos é escutar as sugestões externas. Como assim? O gestor precisa estar atento ao que os clientes, fornecedores e parceiros têm a dizer.

Para isso, é necessário criar canais de comunicação que permitam a interação do público externo com a companhia. Por exemplo, existem plataformas em que o cliente pode fazer comentários sobre o que acha a respeito de um produto lançado por uma empresa.

Outras instituições promovem os chamados hackathons — uma maratona da inovação — e convidam profissionais externos para ajudar a aprimorar um produto ou criar uma solução para a empresa anfitriã.

Ainda outras companhias optam por uma plataforma de crowdsourcing, que abre para fornecedores, parceiros e outros profissionais a oportunidade de participar de projetos criativos da empresa.

Sendo assim, traga para sua companhia as joias inovadoras que o público externo pode oferecer para sua gestão de projetos e perceberá que sua empresa prosperará ainda mais.

6. Faça reuniões

As reuniões são oportunidades valiosas para promover a comunicação nos projetos, pois é nesse momento que a alta administração conversa sobre o desempenho da equipe no decorrer dos processos, traça metas e estrutura estratégias.

Por isso, programe encontros regulares com outros gestores para que, durante a reunião, o diálogo seja aberto e espontâneo. Promova um clima de descontração. Além disso, o gestor deve ficar atento à duração das reuniões, se forem breves, os envolvidos ficarão mais à vontade.

7. Crie uma agenda de comunicação

Após implantar todas as sugestões anteriores, você notará que toda a empresa começará a participar de forma ativa dos processos da companhia, e no meio de tanta interação é fácil perder o foco do objetivo. Então, o que fazer?

Organize uma agenda de comunicação, ou seja, defina horários estipulados para a troca de ideias durante o andamento dos projetos. Se não fizer isso, você e sua equipe serão bombardeadas por inúmeras mensagens.

Deixe bem claro quais tipos de mensagens poderão ser enviados fora dos horários estipulados, e aproveite para incluir na agenda da comunicação encontros com a equipe para discutir sobre o projeto.

Enfim, neste artigo você pode perceber que um bom gestor é aquele que sabe administrar bem seus recursos humanos. Além disso, a comunicação é a melhor ferramenta que uma empresa pode utilizar para ter uma boa gestão de projetos.

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