6 passos para alavancar a produtividade da minha equipe de serviços profissionais

Tempo de leitura: 4 minutos

Dobrar a produção do time de consultoria e conseguir assumir mais projetos sem precisar contratar novos colaboradores. Qual gerente de projetos não sonha com isso?

Apesar da rotina atribulada, validação de entregas, atendimento ao cliente e alterações no escopo, é possível, com planejamento e foco, ampliar as entregas e resultados. Para ajudá-lo, separamos os 6 passos para que você consiga dobrar a produtividade da sua equipe de desenvolvedores mantendo o nível de qualidade das entregas:

1) Identifique os gargalos 80 – 20, conheça bem a sua equipe e respectivas habilidades

A Lei de Pareto (também conhecido como princípio 80-20), afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas. A lei foi sugerida por Joseph M. Juran, que deu o nome em honra ao economista italiano Vilfredo Pareto.

Aplicando a lei de Pareto a prestação de serviços profissionais, assumimos que 80% do seu resultado vem de atividades que concentram 20% do seu esforço. Independente do seu dia-a-dia, são essas ações que você deve garantir que serão feitas. Analise como otimizá-las e como liberar o tempo da sua equipe. Normalmente gastamos uma quantidade de tempo significativo preparando apresentações e relatórios. Uma maneira de reduzir esse tempo é automatizando esse processo. Encontre os gargalos onde seu time gasta mais tempo.

2) Automatize a distribuição de tarefas

Pesquisas realizadas com nossos clientes que conseguiram atingir um ROI significativo com adoção de uma ferramenta, identificaram que um membro da equipe perdia um grande tempo tentando saber quais as atividades ele deveria realizar no dia, assim como os gestores de projetos perdiam enviando emails solicitando que uma tarefa seja feita e cobrando se a mesma foi executada.

Para distribuir as tarefas de maneira que elas sejam realizadas corretamente e no tempo determinado, você deve saber delegá-las de forma simples e automatica. Uma ferramenta de gestão de projetos colaborativa te ajuda significativamente com esse processo. Em uma pesquisa realizada com nossos cliente identificamos que membros da equipe tiveram uma economia média de 30 minutos por dia e gerente de projetos pelos gestores leva 20 minutos a menos, por dia (por projeto) no gerenciamento.

3) Defina uma metodologia de trabalho

Tenha sua equipe alinhada a uma única metodologia de trabalho. É importante que os processos estejam claros e bem executados por todos. Isso o ajudará a conversar com toda a equipe em uma mesma linguagem, minimizando ruídos. Além disso, algumas metodologias de projetos, como a CCPM (Gerenciamento de Projetos por Corrente Crítica) já citado aqui no blog anteriormente, têm ganhado destaque ao apontar excelentes resultados na otimização da produtividade sem comprometer prazos de entrega.

4) Meça a produtividade sempre

Há diversas formas de medir a produtividade de seus desenvolvedores. Porém antes é preciso definir os indicadores de fato importantes para esta resposta conforme a necessidade da sua equipe, empresa ou até mesmo projeto.

Para mensurar, é interessante utilizar sistemas de gerenciamento de projetos que permitam a emissão de relatórios de produtividade periódicos. Através deles, é possível conferir relatórios com o andamento diário, semanal ou mensal, além de poder optar por avaliar o trabalho de um membro ou de toda a equipe. Este tipo de ferramenta é muito útil dentro das empresas para encontrar as falhas e aumentar a produtividade.

Analisar a quantidade de horas gastas em determinado período separando-as em urgentes, importantes, rotinas e não planejadas pode trazer dados consideráveis para administrar o tempo gasto em cada etapa do processo e como este tem sido aproveitado. Um profissional que tem seu tempo e produtividade sob controle consegue realizar entregas de 75 a 100% do que foi planejado. Caso o resultado apresentado seja inferior, é hora de reavaliar as definições e reestruturar algo.

5) Converse com os seus funcionários

Gerir pessoas é uma tarefa complexa que pode impactar diretamente na produtividade de sua equipe. Lidar com motivações pessoais, interesses e objetivos diferentes para realizar uma mesma entrega exige muito jogo de cintura. Por isso, manter um diálogo com seus desenvolvedores, seja para esclarecimentos, orientações, feedbacks ou uma simples reunião de alinhamento é muito importante.

6) Adquira um software para gestão de projetos

Uma ferramenta tecnológica para gerir projetos pode auxiliá-lo não apenas a acompanhar a execução das tarefas delegadas, mas também para evitar procrastinação dos desenvolvedores. Através de um software é possível avaliar o tempo médio gasto em cada atividade, extrair relatórios de progressos da equipe (comparando o que foi planejado e o que foi executado), minimizar riscos, facilitar o acesso à documentação e até mesmo apontar falhas em processos. Ainda é possível planejar o esforço necessário para cada atividade, analisar o atual comprometimento do membro da equipe, bem como a alocação de recursos e padronizar o apontamento de horas (o famoso timesheet). Tudo isso ajudará consideravelmente a aumentar o nível de produtividade do projeto.

Com estes passos você terá maior envolvimento com sua equipe e controle das respectivas entregas, além de poder aumentar a produtividade.

Para mais dicas sobre gestão de projetos, equipes e produtividade, acompanhe o nosso blog. Deixe também sugestões, dicas e dúvidas nos comentários abaixo, quem sabe não vira assunto para o nosso próximo encontro? Até a próxima!

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