Stakeholders são pessoas que de alguma forma impactam ou são impactadas pela iniciativa. Elas podem ser internas ou externas à organização, positivas ou negativas em relação ao projeto e ativas ou passivas em suas participações. E como tudo depende do posicionamento adotado ao se dar o primeiro passo para a implantação de um novo trabalho, conseguir o engajamento de stakeholders o mais rapidamente possível é fundamental para garantir o sucesso no desenvolvimento da empreitada.

Pensando em tudo isso, resolvemos trazer hoje para você 5 passos para melhorar o engajamento de stakeholders e transformá-los em grandes aliados. Então não perca mais tempo e confira o que é preciso fazer para se tornar um mestre em engajamento de stakeholders:

CONHEÇA MELHOR SEUS STAKEHOLDERS

Conhecer os stakeholders de um projeto não é apenas listá-los ou mencioná-los no planejamento. Para realmente conhecê-los é preciso saber quem eles são, com que se importam, como se sentem sobre o projeto e qual é o nível de influência de cada um tanto para o bem quanto para o mal da iniciativa. Assim, se você tem um diretor de finanças que não compactua com a ideia de desenvolver uma nova ferramenta de gestão financeira na empresa, pode ter que lidar com uma enorme barreira pela frente a fim de levar seu projeto a cabo. Da mesma forma, se você tem um líder governamental que não aprova o projeto de expansão da sua planta fabril em determinada área, também corre sérios riscos em relação à execução do projeto.

Em contrapartida, se a empresa está construindo uma nova unidade de negócios que vai gerar empregos em uma comunidade carente e você tem o apoio dos líderes comunitários, fica muito mais fácil conseguir concessões junto a vereadores para dar continuidade ao projeto, não concorda? Sendo assim, reúna o maior número de informações sobre seus stakeholders, converse com eles, entenda seus desejos e suas necessidades para então travar um diálogo mais aberto e voltado para soluções e benefícios mútuos.

Incentive o engajamento desde o início

Entenda de uma vez por todas que para obter o engajamento de seus stakeholders você precisa estar engajado com eles. Mas o que isso significa? Depois de conhecê-los e saber quais são seus interesses em relação ao projeto, envolva-os desde a fase de planejamento, seja com reuniões, workshops, encontros ou qualquer outro tipo de recurso. O segredo é comunicar suas reais intenções, ser honesto com cada stakeholder, dizendo quais serão os benefícios do projeto e esclarecendo possíveis impactos negativos.

Peça opiniões para essas pessoas, criando um ambiente propício à troca de ideias, e esteja aberto ao feedback, por mais que seja negativo. Lembre-se de que é possível engajar pessoas contrárias ao projeto também, bastando para isso que você as eduque para que entendam o porquê do projeto, que necessidades ele visa sanar, que tipo de benefícios e vantagens vai trazer e como cada stakeholder será impactado por ele. Desenvolva uma comunicação clara e assertiva com seus stakeholders e os mantenha devidamente informados sobre todos os passos dados rumo à sua execução. Se algo der errado, assuma o erro, desculpe-se e envolva mais uma vez seus stakeholders para encontrar a melhor solução.

Escute o que seus stakeholders têm a dizer

Outro passo importante para engajar stakeholders é saber ouvi-los atentamente. Mas atenção: não basta ouvir e não agir sobre o que está sendo dito, ok? É preciso interpretar inclusive a linguagem corporal, dar feedbacks o tempo todo para saber se está realmente compreendendo a fala do stakeholder e aproveitar seus bons conselhos para implementar no projeto.

Como ninguém nasce sabendo tudo, ouvir o que seus stakeholders têm a dizer pode se transformar em uma grande oportunidade de aprendizado, não apenas para o projeto atualmente em andamento, como para todos os demais. Aproveite o know-how de profissionais mais experientes, o impulso empreendedor dos mais jovens, o olhar crítico dos mais comedidos e avalie constantemente suas melhores práticas de projetos. Incorpore o que for pertinente ao projeto e justifique o motivo de deixar outras sugestões de fora. A honestidade é fundamental para que você conquiste a confiança das pessoas e as tenha próximas a si, como aliadas.

Mantenha uma boa comunicação

A comunicação é um caminho certeiro para o engajamento dos stakeholders. Por meio dela você se faz presente todos os dias junto aos públicos prioritários do projeto e os mantêm a par de tudo o que está acontecendo, gerando assim um clima de segurança e credibilidade.

Estabeleça um diálogo de mão dupla, de forma que todos possam trocar suas impressões sem medo. Defina também canais de comunicação de fácil acesso — como e-mail, SMS, intranet ou chats corporativos —, estimulando a participação de todos.

Compartilhe todo o conhecimento que você desenvolver ao longo do projeto, reporte novidades nos status e convide os stakeholders para opinarem sobre o andamento das atividades. Crie momentos para encontros presenciais e meça a satisfação desses públicos em relação à comunicação. Se um canal não estiver sendo utilizado, entenda o porquê e reavalie sua necessidade, sempre perguntando aos stakeholders como eles preferem se comunicar a fim de traçar um planejamento de comunicação para alinhar expectativas e criar senso de pertencimento entre os envolvidos.

Saiba cobrar o cumprimento de regras

Já que não é possível entrar em um jogo sem conhecer suas regras, deixe claro para todos os stakeholders como as coisas funcionam. Se o projeto está atrelado a leis governamentais, explique-as. Se as normas são da empresa, deixe claro. Se as exigências são mercadológicas, esclareça! Com todos sabendo exatamente como devem agir e por que agir assim, fica muito mais fácil cobrar responsabilidades, exigir determinadas posturas e estabelecer limites e controles sem criar verdadeiros embates entre os stakeholders.

Nesse contexto, também deixa de pesar sobre o gerente de projetos todos os percalços que podem ocorrer durante o projeto, indo desde o atraso de uma licença ambiental até a aquisição de uma tecnologia indispensável para a continuidade das atividades.

Engajar pessoas a projetos é uma atividade contínua, que deve ser conduzida com muito cuidado e carinho para que se atinja o sucesso desejado. Por isso, valorize seus stakeholders, conheça-os bem, desenvolva um bom relacionamento com eles e, acima de tudo, foque em manter uma comunicação clara, transparente e assertiva.
Agora nos conte: como você costuma agir para engajar seus stakeholders? Tem algum segredo que queira compartilhar conosco? Deixe seu comentário e nos ajude a reunir as melhores práticas para o engajamento de stakeholders!