3 desafios com os quais todo novo gerente de projetos deve se preocupar

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Contratar um gerente de projetos para organizar os serviços, o desenvolvimento de produtos e as iniciativas de uma determinada área tem sido o caminho trilhado por muitas empresas que precisam controlar melhor seus prazos e seus custos, ganhar produtividade e aumentar a previsibilidade das iniciativas organizadas como projeto como um todo.

Se do lado da empresa as expectativas são grandes, do lado do profissional recrutado para colocar ordem no caos os desafios são simplesmente enormes. Como se mudar a cultura já não fosse uma missão suficientemente difícil, o profissional ainda tem que conseguir mostrar para a organização que o investimento em sua contratação não foi em vão, consolidando a geração de retorno a curto, médio e longo prazos. Como já dizia Peter Drucker, foco é fundamental!

E foi pensando no montante de trabalho e nas dificuldades da jornada que o novo GP terá pela frente que resolvemos separar no post de hoje os 3 principais desafios nos quais esse profissional precisa focar para entregar valor, garantir sua sobrevivência e elevar a empresa a um novo patamar. Então vamos lá?

Identificação do maior problema

Um problema é um gap, um lacuna entre a situação atual e um estado idealizado a que queremos chegar. E a verdade é que lacunas existem porque não se consegue eliminá-las, por qualquer que seja a razão. A pergunta a que você precisa responder é: quais são as lacunas que não permitem o controle adequado dos projetos? Para tanto, identifique o máximo de problemas possível e crie uma escala de frequência e impacto na atual baixa performance da empresa.

Uma vez detectado o job, você tem que identificar os recursos necessários para realizá-lo, indo de pessoal e parceiros, passando por tecnologia, produto, instalações e equipamentos, até chegar a marca e dinheiro. Imagine, por exemplo, que você finalmente percebeu que o grande problema está em conseguir uma melhor definição do escopo antes de começar o projeto. Assim, seu próximo passo é identificar do que exatamente sua empresa precisa para ajustar esse processo, detalhando suficientemente o escopo antes de sequer pensar em executar o projeto.

Validação da solução antes de escalar

Quais são as possíveis rotas de solução para o problema identificado? Treinamento, um template de termo de abertura ou um software de gerenciamento de projetos? Pois seu próximo passo é validar um caminho para a solução, sendo muito importante definir metas e resultados esperados com a ação.

Trabalhe para verificar se a solução efetivamente eliminou o gap identificado na etapa anterior, monitorando seu desenvolvimento para ver se um novo resultado foi conquistado. Nessa etapa, uma boa dica é trabalhar com um grupo menor antes de escalar para toda a empresa. Assim, trabalhe somente com um projeto ou com um departamento para ficar mais fácil monitorar e validar se efetivamente a solução funcionou. Funcionou? Então escale! Seu objetivo agora é eliminar 100% do gap em toda a companhia.

Sistematização e recomeço

Mudar completamente uma cultura é muito difícil. Tanto que normalmente não é nada raro encontrar resistências dentro da empresa ao tentar introduzir alguma mudança. Logo, conhecer a solução e validá-la não significa necessariamente que você eliminará o problema. Nessa etapa, com a solução já validada, sua maior preocupação deve ser mantê-la, não permitindo um retrocesso. Uma boa forma de resolver esse desafio é sistematizar o processo.

Sistematizar significa tornar o processo tão simples e automático que não existe outra opção a não ser segui-lo. Os resultados são tão positivos que ninguém vai querer resistir à nova maneira de trabalho. O caminho mais fácil para conseguir isso é criando rotinas automáticas, muito mais simples de serem conquistadas com o uso de um software de gerenciamento de projetos intuitivo. Ter elementos de ludicidade também ajuda a facilitar a adoção do novo modelo. Uma boa dica nesse caso é o Project Model Canvas APP, que combina todas as etapas de um planejamento eficiente com a ludicidade de uma ferramenta visual.

Além de garantir o pescoço do novo gerente de projetos, superar esses desafios também ajuda a empresa a conquistar um novo patamar de resultados, tendo um melhor controle de seus projetos e uma melhor integração entre as equipes. A PortoSeg, que faz parte do grupo Porto Seguro, identificou a oportunidade de organizar melhor seus projetos, que antes eram controlados de forma manual, e descentralizada para cada equipe ou até mesmo para cada funcionário envolvido na execução. A PortoSeg conseguiu superar todos os desafios teve um ganho muito significativo na qualidade da sua gestão. Confira o caso aqui.

Viu como é, sim, difícil, mas totalmente possível revolucionar os procedimentos de forma a superar as expectativas da organização? Então o que você ainda está esperando para promover essa reviravolta na sua empresa também?

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